Ayuda General - Talento Humano - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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NÓMINA
Permite gestionar la información relacionada con el proceso de realización de nómina (Fórmulas, Liquidaciones, novedades, consultas e informes, etc). Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana.

TABLAS BÁSICAS
Permite gestionar la información relacionada a conceptos, nómina, liquidaciones, días festivos, fórmulas, parámetros, plantillas y demás información a utilizar por el aplicativo en los diferentes procesos.

GRUPOS DE CONCEPTOS
Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente pantalla con el listado de grupos de conceptos registrados previamente y los opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo grupo de concepto. El usuario debe ingresar el nombre del grupo de concepto. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar la descripción de los grupos de conceptos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios grupos de conceptos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

CONCEPTOS
Permite gestionar los conceptos que se deben tener en cuenta al momento de liquidar las diferentes nómina en la institución. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El aplicativo le ofrece la posibilidad de buscar los conceptos registrados. Debe ingresar una descripción y/o seleccionar un grupo de concepto (sindicatos, bonificaciones, asociaciones, etc.). También, puede hacer caso omiso de estos parámetros y se visualizará la información registrada hasta el momento. Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con el listado de conceptos ya gestionados y las opciones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver
Esta opción permite visualizar la información asociada al concepto, como nombre, grupo, orden, tipo de aplicación, entre otras.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo concepto. El usuario de ingresar el Nombre del Concepto, Grupo, Proceso al cual es aplicado (nómina, prima, cesantías), Tipo de novedad a la cual afecta el concepto (fija, temporal, por cuota, hora día y de autoliquidación), Grupo y Clase de concepto, Concepto asociado, Signo (indica si el concepto va a restar o a sumar en el pago del empleado), Orden, Tipo de Aplicación (si es aplicable al proceso, o si es base para otros cálculos. Si especifica que es base para otros cálculos en el informe de la prenómina, esta información no se lista) y Tipo de impuesto. Una vez gestionada la información correspondiente, debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar la descripción de los conceptos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios conceptos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

GRUPO TIPO NÓMINA
Permite gestionar los grupos en los que se clasifican los diferentes tipos de nóminas que existen en la institución. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con el listado de grupos existentes y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo grupo. El usuario de ingresar nombre del grupo de nómina. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opciòn Modificar
Esta opción permite cambiar la descripción de los grupos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios grupos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

TIPO DE NÓMINA
Permite gestionar los diferentes Tipos de Nómina utilizados en la institución. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente pantalla con la opción Buscar.

El aplicativo le ofrece la posibilidad de buscar los Tipos de Nómina registrados. Debe ingresar una descripción o hacer caso omiso de estos parámetros y se visualizará la información registrada hasta el momento. Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con el listado de Tipos de Nómina ya gestionados y las opciones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver
Esta opción permite visualizar la información asociada al tipo concepto, como descripción, grupo tipo nómina y tipo documento soporte.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo Tipo de nómina. El usuario de ingresar la descripción del Tipo de nómina, seleccionar el Grupo tipo de Nómina (información que se gestiona por la opción Nómina / Tablas Básicas / Grupo Tipo de Nómina, es obligatorio), Tipo de documento soporte (información gestionada en el aplicativo Parámetros Generales/ Tablas Básicas, es opcional). Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar la descripción de los Tipo de nómina ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios Tipo de nómina ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

TIPO DE LIQUIDACIÓN
Esta funcionalidad permite gestionar los datos de los Tipos de Liquidación para los empleados de la institución como primas, cesantías, nómina. Estos datos serán utilizados para definir los períodos de liquidación.. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con el listado de Tipos de Liquidación existentes y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo Tipos de Liquidación. El usuario de ingresar la descripción y los días mínimos. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar la descripción de los Tipos de Liquidación ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios Tipos de Liquidación ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

PERÍODOS DE LIQUIDACIÓN
Permite gestionar los datos de las fechas de pago de los diferentes tipos de liquidación para los empleados de la institución. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El aplicativo le ofrece la posibilidad de buscar los períodos de liquidación. Debe seleccionar el año y el tipo de nómina (el usuario debe dar clic el icono de la lupa y seleccionar el tipo de nómina correspondiente de la ventana emergente que genera el sistema). Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con el Tipo de Nómina y el listado de tipos de liquidación existentes las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo periodo de liquidación. El usuario debe especificar si desea generar las fechas de liquidación en forma manual (el usuario debe definir el rango de fechas para la liquidación) o automática (genera todos los períodos de liquidación, dependiendo del tipo de periodicidad que escoja el usuario). Una vez gestionada la información correspondiente, debe dar clic en la opción Continuar.

Opción Manual
Esta opción permite registrar gestionar el tipo de liquidación, tipo de nómina, fecha inicial, fecha final y fecha de liquidación. Para finalizar el proceso debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Automática
Esta opción permite registrar gestionar el tipo de liquidación, tipo de nómina, el año y la periodicidad (mensual, bimestral, semestral, etc). Para finalizar el proceso, debe dar clic en la opción Registrar.
Opción Modificar
Esta opción permite cambiar los períodos de liquidación ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios periodos de liquidación ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

EXENCIÓN PARAFISCAL (por favor cambiar en el aplicativo EXCENCIÓN POR EXENCIÓN)
Permite gestionar las exenciones o condiciones especiales que exoneran a los empleados del pago de los aportes parafiscales. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con el listado de exenciones existentes junto con las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar una nueva exención. El usuario debe ingresar el nombre. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Continuar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar las exenciones ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varias exenciones gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

DÍAS FESTIVOS
Permite gestionar los días festivos que se tienen en cuenta en la institución ya sea para definir las vacaciones de los empleados, horas extras, etc. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Continuar.

El usuario debe seleccionar el año. Al dar clic en la opción, se genera la siguiente ventana con el listado de registros existentes y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
El usuario debe ingresar la descripción del días y la fecha. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar los días festivos ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios días festivos gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

CONDICIÓN DE FÓRMULA
Permite gestionar los datos para cambiar los conceptos de la fórmula entre los tipos de institución y las instituciones afiliadas a estos. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con el listado de registros existentes y las opciones Agregar, Modificar, Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar una nueva exención. El usuario debe seleccionar el tipo de institución: ARP, AFP, EPS, entre otras y escoger la institución social perteneciente a la categoría. Esta información se debe gestionar con anterioridad en Talento Humano / Datos del Trabajador / Tablas Básicas / Instituciones. Una vez gestionada la información correspondiente debe dar clic en la opción Continuar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar los items de fórmula ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

FÓRMULAS
Le permite gestionar la información requerida en el proceso de liquidación para los empleados de la institución. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana.

TABLAS DE REFERENCIA
Esta funcionalidad le permite gestionar los nombres de las tablas de los conceptos que se deben tener en cuenta al momento de efectuar la liquidación. Al dar clic en esta funcionalidad, se despliega un listado de todas las tablas ingresadas previamente y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar una nueva tablas de referencia. El usuario debe ingresar la descripción. Una vez gestionada la información correspondiente, debe dar clic en la opción Continuar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar las tablas referencia ya gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varias las tablas referencia gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

VALOR TABLAS DE REFERENCIA
Esta funcionalidad le permite gestionar los diferentes rangos de valores de acuerdo a las tablas de referencia. Al hacer clic, se despliega la siguiente ventana:

El usuario debe seleccionar el registro correspondiente. Al dar clic en la opción Continuar, se despliega la siguiente ventana con la opción Continuar.

El usuario debe seleccionar el año correspondiente. Al dar clic en la opción Continuar, se despliega la siguiente ventana con el listado de rangos ya gestionados para la tabla de referencia las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite seleccionar dos modalidades para agregar un valor a una tabla de referencia, si desea puede realizarlo de manera manual o por medio de un archivo. El usuario debe seleccionar una de éstas y luego dar clic en Continuar.

MODALIDAD MANUAL
Esta opción permite ingresar ingresar un rango inicial, final y el valor. Ejemplo: Inicio rango: 1, Fin rango:15, Valor= $85000.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar los rangos de la tabla referencia ya gestionada. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

MODALIDAD ARCHIVO
Esta opción permite subir el archivo plan con los valores de la tabla de referencia. Al seleccionar esta opción, se despliega la siguiente ventana donde se visualiza el nombre de la tabla de referencia y la vigencia. El usuario debe dar clic en Examinar para subir el archivo plano al sistema. Para finalizar el proceso se debe dar clic en la opción Registrar.

CONCEPTO CON FÓRMULA
Le permite gestionar los conceptos (horas extras, bonificaciones, embargos, etc.) a los diferentes tipos de nóminas. Al dar clic en esta funcionalidad, se despliega la siguiente ventana con la opción Buscar.

El usuario debe dar clic sobre el icono de la lupa y seleccionar el tipo de nómina correspondiente (esta información es gestionada en el módulo Nómina / Tablas Básicas / Tipos de Nómina). Al dar clic en la opción Buscar, se despliega un listado con todos los conceptos asociados al tipo de nómina seleccionado y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar un nuevo concepto al tipo de nómina. El usuario debe seleccionar el concepto gestionado con anterioridad en Tablas Básicas / Nómina e ingresar la condición correspondiente para cuando se debe aplicar (esta información es opcional).

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar los conceptos al tipo de nómina ya gestionada. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros. Una vez modificada la información correspondiente debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios conceptos al tipo de nómina gestionados. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los registros y debe dar clic en la opción Registrar.

ÍTEMS DE FÓRMULA
Esta funcionalidad le permite gestionar los datos de las fórmulas para los diferentes tipos de conceptos asociados a los tipos de nóminas. Al dar clic, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El usuario debe dar clic sobre el icono de la lupa y seleccionar el tipo de nómina correspondiente (esta información es gestionada en el módulo Nómina / Tablas Básicas / Tipos de Nómina). Al dar clic en la opción Buscar, se despliega un listado con todos los conceptos asociados al tipo de nómina seleccionado y los iconos Gestionar ítems de fórmula, Copiar fórmula y Copiar en múltiples fórmulas.

ÍTEMS DE FÓRMULA
Esta funcionalidad permite crear las fórmulas para cada uno de los conceptos gestionados. Al seleccionar el registro correspondiente, se genera la siguiente ventana con la información relacionada con el concepto y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Una fórmula está compuesta de ítems y ésta termina cuando ingresó un operador vacío. Por ejemplo: A+B; esto tiene dos ítems (a, b), entonces el orden indica cómo desea que se ejecute esa fórmula.
Tipo de Dato: cuando se especifica campo: hace referencia a un valor que debe ser buscado por el aplicativo en la base de datos.
Concepto: indica la información que ingresó previamente para conceptos que deben tenerse en cuenta en la liquidación (retención en la fuente, timbres, entre otros).
Tabla de Valores: cuando se tiene que consultar los datos de conceptos que son asociados a tablas, como la retención.
Valor fijo, variable del sistema.
Recuerde que para finalizar una fórmula debe ingresar un operador vacío.
El usuario debe ingresar el orden, el tipo de dato, dato a aplicar y el operador. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems para actualizar y hacer clic en Modificar. Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla y luego generar esta opción.

COPIAR FÓRMULA
Cuando se da clic en esta funcionalidad, el usuario tiene la posibilidad de copiar una fórmula de un concepto al mismo tipo de nómina u otro en una nómina, evitándole tener que ingresar nuevamente la información.
Debe seleccionar previamente un ítem de los listados en pantalla y hacer clic en Copiar Fórmula. Se visualiza la siguiente ventana donde debe indicar el concepto, nómina y condición de aplicación (información opcional) donde se van a copiar los datos del concepto previamente seleccionado. Debe seleccionar el tipo de nómina.
Debe ingresar una descripción u omitir este parámetro. Al hacer clic en el control de la lupa, se visualiza información relacionada con los tipos de nómina, seleccione el que desea uilizando el mismo proceso, el concepto al cual desea copiarle la fórmula. Seleccione del combo la condición y haga clic en Continuar. Se muestra información asociada a ese ítem, si está seguro de llevar a cabo el proceso de duplicar la fórmula.

COPIAR EN MÚLTIPLES NÓMINAS
Al dar clic en esta funcionalidad, el usuario tiene la posibilidad de copiar una fórmula de un concepto, una o todas las nóminas que tengan asociado ese concepto. Debe seleccionar previamente un ítem de los listados en pantalla y hacer clic sobre Copiar en Múltiples Nóminas. Se visualiza el nombre del concepto y el tipo de nómina actual, de donde se va a copiar la fórmula, se listan además todas las nóminas que tienen asociado el concepto y luego de terminar de tramitar esta información es necesario dar clic sobre la opción Registrar.
Debe seleccionar el tipo de nómina de los listados en pantalla al que desea copiarle la fórmula del concepto. Puede seleccionar uno o varios tipos de nómina, si desea seleccionarlos todos. Haga clic en la casilla de verificación que se antepone al texto Tipos de Nómina.

PARÁMETROS
Esta funcionalidad permite gestionar los valores de salario mínimo, factor que aporta el empleado y la empresa para EPS, AFP, ARP, valor de hora beca trabajo, valores retención en la fuente. Al dar clic, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El usuario debe seleccionar del combo, el año, para el cual desea gestionar las valores. Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con la información asociada. El usuario debe realizar las modificaciones correspondientes y dar clic sobre el botón Registrar.

PARÁMETRO AUXILIAR
Esta funcionalidad permite modificar el parámetro Auxiliar de manera que se debe ingresar el correo volante de pago, tablas de referencia y los conceptos. Luego de gestionados los datos requeridos, se debe dar clic sobre la opción Registrar.

TIPO DE PLANILLA NÓMINA
Permite definir el nombre de las diferentes planillas de nómina que estarán disponibles para su diseño posterior. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El aplicativo ofrece la posibilidad de buscar los tipo de planillas ya registradas. Para ello, debe ingresar la descripción. Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con el listado de descripciones ya registrados y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Esta opción permite registrar una nueva planilla. El usuario debe ingresar la descripción de la plantilla. Una vez gestionada la información correspondiente se debe dar clic en la opción Registrar.

Opción Modificar
Esta opción permite cambiar las planillas existentes. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems para cambiar. Al dar clic en esta opción, se muestran los datos asociados al ítem especificado. El usuario debe realizar las modificaciones pertinentes y dar clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar una o varias planillas ya gestionadas. El usuario debe seleccionar uno de los registros listados en pantalla y dar clic en la opción Eliminar.

DISEÑO DE PLANILLA
Permite diseñar la forma como se desea presentar los resultados de la nómina. Está asociado a un tipo de plantilla que se define por la opción Tipo planilla de Nómina. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El usuario debe dar clic sobre la lupa, el aplicativo le mostrará la siguiente ventana en donde debe dar clic sobre un tipo de planilla para asociarla y luego generar la opción de búsqueda.

Se visualiza la información asociada con el tipo de plantilla especificado y las opciones Conceptos / Columnas, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Conceptos / Columnas
El usuario debe seleccionar uno de los ítems que va a generar en el informe. A continuación, se despliega la siguiente pantalla en la que aparece información relacionada con la columna seleccionada y los botones Agregar y Eliminar. Para usar este botón, debe previamente haber ingresado un ítem de la plantilla de nómina, usando el botón Agregar de esta misma funcionalidad.

Con la opción Agregar, el usuario debe seleccionar del control de búsqueda de la lupa, los conceptos que desea asociar al ítem seleccionado previamente y dar clic en Agregar. Se listan los conceptos de nómina definidos, recuerde que esto se gestiona por el menú de Nómina / Tablas Básicas / Conceptos.
Para desactivar un concepto de los asociados a la columna, debe seleccionar uno de ellos y hacer clic en Eliminar.

Opción Agregar
Se visualiza la siguiente ventana en la que el usuario debe ingresar el número de columna en que va a visualizar la información, el tipo de ítem que se muestra, si es un concepto o una columna, el título, si ese campo se va a totalizar y la ubicación dentro del reporte (alineación derecha o izquierda).

Opción Modificar
El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems para actualizar y hacer clic en Modificar. A continuación, se muestran los datos asociados al ítem especificado. El usuario realiza las modificaciones pertinentes y da clic en la opción Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios registros ya gestionados. El usuario debe seleccionar uno de los registros listados en pantalla y dar clic en la opción Eliminar.

TIPO DE EMBARGO
Permite gestionar los diferentes tipos de embargos a los que son sometidos los trabajadores de la institución y que afectan el proceso de liquidación para los trabajadores.

El usuario puede digitar un criterio de búsqueda, de lo contrario puede omitirlo. Al dar clic en la opción Buscar, el aplicativo le mostrará la siguiente ventana con el listado de embargos existentes y las opciones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar
Permite sumar a la lista un tipo de embargo mediante el registro del nombre y luego dando clic sobre Registrar.

Opción Modificar
El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems para actualizar y hacer clic en Modificar. A continuación, se muestran los datos asociados al ítem especificado. El usuario realiza las modificaciones pertinentes y hace uso del botón Registrar.

Opción Eliminar
Esta opción permite borrar una o varios registros ya gestionadas. El usuario debe seleccionar uno de los registros listados en pantalla y dar clic en la opción Eliminar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co