Ayuda General - Talento Humano - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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DATOS LABORALES
Permite gestionar la información relacionada con los cargos, estímulos y sanciones, seguridad social, beneficiarios, cuenta bancaria, documentos que expiran de una persona que va a ser vinculada como trabajador en la institución.
Tenga en cuenta que para utilizar esta funcionalidad debió haber ingresado previamente la información personal de la persona que va a vincular como trabajador. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana con la opción Buscar.

El aplicativo ofrece la posibilidad de buscar la persona por Primer nombre, Segundo nombre, Primer apellido, Segundo apellido e Identificación. Ingrese alguno(s) o todos los criterios. Sin embargo, se ofrece la posibilidad de consultar sin necesidad de ingresar un concepto para la búsqueda (se muestra la información anteriormente procesada). Al dar clic en la opción Buscar, se genera la siguiente ventana con el listado de personas ya registradas y las opciones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver
Permite visualizar la información personal, número de identificación, nombres, apellidos y los iconos Cargos, Seguridad Social, Beneficiarios, Estímulos y Sanciones, Documentos que expiran y Horario. Al dar clic en esta opción, genera la siguiente ventana con las siguientes funcionalidades que serán explicadas luego con la opción Modificar.

CARGOS
El usuario puede consultar información sobre los cargos que ha desempeñado o desempeña un trabajador.

SEGURIDAD SOCIAL
El usuario puede consultar información sobre las afiliaciones a las diferentes instituciones sociales como EPS, ARP, que tiene el trabajador.

BENEFICIARIOS
El usuario puede consultar información sobre los beneficiarios del trabajador que se encuentran afiliados a las diferentes instituciones sociales como EPS, ARP a las que está afiliado el trabajador.

ESTÍMULOS
El usuario puede consultar información sobre los estímulos o sanciones que ha obtenido un trabajador. El usuario debe dar clic sobre el estímulo o sanción. Luego, debe generar la opción Buscar.
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A continuación el sistema le mostrará la siguiente ventana en donde debe seleccionar uno de los ítems listados y luego generar la opción Ver.

Luego de generar la opción Ver, el aplicativo le mostrará la ventana con la información: Número de identificación, Nombres y apellidos del trabajador, Nombre del estímulo o sanción.

DOCUMENTOS QUE EXPIRAN
El usuario puede consultar información sobre los documentos asociados al empleado que tienen fecha de vencimiento. Para esto, se visualiza el nombre del documento, número, fecha de expedición y vencimiento.
HORARIOS
El usuario puede consultar información sobre los horarios asociados al empleado. Para esto, se visualiza el nombre o tipo de labor, la clase de horario, la fecha de inicio y fecha final.

Opción Agregar
Permite vincular a una persona como trabajador, indicando si va a ejercer docencia, el Grado, el Banco, Tipo de cuenta bancaria y Número de cuenta en la cual se le consignará el salario devengado mensualmente por el trabajador.

El usuario debe seleccionar una persona que no ha sido vinculada como trabajador a la institución. Para ello, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa y se desplegará una ventana en la que puede seleccionar uno de los siguientes criterios de búsqueda: Nombres, Apellidos e Identificación. Seleccione una de estas opciones e ingrese la información correspondiente. Luego, pulse el botón Buscar. Hecho esto, se visualizan los resultados de la consulta, seleccione la persona a quien desea ingresarle los datos relacionados con la cuenta bancaria.

Seleccione si ejerce o no la docencia, ingrese el grado (grado del escalafón o grado de carrera administrativa, información que es opcional), seleccione el banco, tipo de cuenta, e ingresar el número de cuenta. La información que contiene los combos de tipo cuenta y bancos es gestionada por el aplicativo Pagaduría y Tesorería. Si especificó que la persona ejercerá docencia, se habilitan los siguientes controles para indicar la información correspondient. Estos hacen referencia al código del docente, categoría, fecha y norma.

Para indicar la norma, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa y se generará una nueva ventana. Le permitirá indicar alguno de los criterios habilitados para realizar la consulta. Tras ingresar estos datos, haga clic en Buscar. Se genera un listado de las normas que concuerden con los criterios indicados para efectuar la consulta.
Opción Eliminar
Esta opción permite borrar uno o varios empleados ya gestionadas. El usuario debe seleccionar uno de los registros listados en pantalla y dar clic en la opción Eliminar.

Opción Continuar
Se visualiza la siguiente pantalla que contiene el Número de identificación, Nombres y Apellidos del empleado. Además, los iconos para actualizar Datos laborales, Cargos, Seguridad Social, Beneficiarios, Estímulos y sanciones, Documentos que expiran y Horarios.

DATOS LABORALES
Le permite actualizar información relacionada con el grado del empelado y la cuenta bancaria. Cuando se modifica la información de la cuenta bancaria, se guarda en un archivo histórico. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente ventana.

Recuerde que si el trabajador se creó inicialmente como docente, no podrá modificar la información de código, categoría o norma, usando este botón. Caso contrario ocurre si se creó el trabajador como administrativo (indicando un No en el ítem de ejerce docencia). Modifique los datos que considere pertinentes y haga clic en Registrar.

CARGOS
Permite asociar una persona a un cargo en particular. Tenga en cuenta que el aplicativo controla el número de empleos habilitados para el cargo. Información que debió haberse ingresado por la opción Gestionar Datos de Cargos.
Después se muestra esta pantalla que contiene información relacionada con los cargos a los que está vinculado un empleado y los botones Agregar, Modificar, Cambiar estado e Histórico de Estados.

Opción Agregar
Al dar clic en esta opción, el sistema genera la siguiente ventana donde se visualizan la identificación y nombres del trabajador. Se debe seleccionar la labor que desempeñar, presionando el control de búsqueda de la lupa. Se genera un listado de los cargos registrados anteriormente usando el menú Manual de funciones. Seleccione el tipo de trabajador y el subtipo.
Estos campos se visualizan si el usuario especificó una labor o cargo que no es del tipo docent. Recuerde se define en el momento de crear el cargo, usando el menú Manual de funciones. Si indicó una labor de tipo docente, se habilitarán los combos relacionados con la dedicación y clasificación docente (información gestionada en el campus académico, menú Carga administrativa / Docentes / Tablas básicas).
Indique, además, la fecha de posesión (información opcional), tipo de documento que avala el ingreso del trabajador al cargo especificado. Seleccione si es una norma o un contrato. Si indicó norma debe buscar haciendo clic en el control de la lupa correspondiente e indicar las fechas de inicio y fin del cargo (información opcional). En caso de haber seleccionado como documento soporte un contrato, se listan los contratos que tengan como contratista a la persona que se está vinculando laboralmente. En este caso, el aplicativo toma del contrato, la fecha de inicio y fin del mismo.

Para seleccionar una norma, como documento de posesión, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, se visualiza una nueva ventana con criterios de búsqueda por Tipo de Norma (acuerdo, resolución, entre otras. Información que se debe gestionar por la opción Tablas / Normas / Tipo de norma), Número de la norma, y Año de Expedición. El usuario puede efectuar la búsqueda indicando uno de los tres criterios mencionados o cualquier combinación entre ellos. Luego, debe hacer clic en el botón Buscar y se listan las normas asociadas a los criterios especificados. Seleccione la norma que avala la posesión del trabajador en el cargo.
Si el documento soporte es un contrato, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera una nueva ventana donde puede indicar alguno o ninguno de los criterios habilitados para la consulta, como son la modalidad de contratación, el número de contrato y año. Haga clic en Buscar y se genera un listado con los contratos en los que figure como contratista el trabajador que se está vinculando. Recuerde que se listan los contratos que pertenezcan a una modalidad de contratación de personal, esto se gestiona por el módulo Contratos, en el index Administrador / Tablas básicas.

Seleccione la unidad administrativa a la que está vinculada el cargo en cuestión. Para ello, debe hacer clic en el control de búsqueda de unidades y se despliega un listado de la unidades a las cuales está adscrito el cargo o labor seleccionado anteriormente. Recuerde que las unidades o dependencias se asocian a un cargo usando el menú Manual de funciones. Seleccione la que desea e indique el tipo de asignación que tendrá el trabajador en esa unidad (En propiedad o Temporal) y haga clic en Agregar. Puede borrar un registro de unidad asociado al trabajador, debe seleccionar el registro y hacer clic en Eliminar.

Seleccione la unidad regional a la cual está adscrito el cargo. Haga clic en el control de búsqueda de la lupa y se desplegará el listado de unidades regionales que se gestionan por el campus académico, en el menú Carga administrativa / Unidades / Agregar unidad. Debe definir el atributo de unidad regional o usar el aplicativo Talento Humano por el menú Manual de funciones. También por el aplicativo Almacén e Inventario en el menú Inventario.
Seleccione la unidad regional y haga clic en Agregar para asociarla al listado. Puede borrar una de las previamente asociadas, seleccionándola y haciendo clic en Eliminar. Recuerde si el aplicativo controla el número de cargos no superior al definido cuando éste se creó por el menú Manual de funciones.

Opción Modificar
El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de cargos y hacer clic en Modificar. Después, se muestran los datos asociados al ítem especificado. El usuario debe realizar las modificaciones pertinentes y hace uso del opción Registrar.

CAMBIAR DE ESTADO
El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de vinculación y al hacer clic en Cambiar Estado. Se muestran los datos asociados al ítem especificado y los iconos Estado de la vinculación y Estado en la unidad.

ESTADO DE LA VINCULACIÓN
Permite modificar el estado (Activo, Inactivo, Jubilado, etc.) de la vinculación de un empleado. Al dar clic, se muestra la siguiente pantalla que contiene información personal, datos de vinculación y el botón Registrar. El usuario debe seleccionar la fecha de cambio de estado y el nuevo estado del trabajador en el cargo que se está actualizando (recuerde que la información de los estados se gestiona por Datos del Trabajador / Tablas Básicas / Trabajador / Estados). Haga clic en el opción Registrar para finalizar el proceso.

Esta funcionalidad permite modificar las unidades donde va a desempeñar las funciones el empleado. Al dar clic se muestra la siguiente pantalla que contiene información personal, datos de vinculación, listado de unidades donde va a desempeñar la labor y la opción Continuar.

El usuario debe seleccionar la unidad y dar clic en Continuar. Se visualiza una nueva ventana que le permite indicar el nuevo estado del trabajador y la fecha del cambio. Tras realizar las respectivas actualizaciones se debe registrar.

Opción Históricos de Estado
El usuario debe seleccionar del listado de vinculaciones un ítem de los desplegados en pantalla y al hacer clic en Histórico de Estados. Se muestran los datos asociados al ítem especificado. Se visualiza la información relacionada con los diferentes cambios de estado que ha tenido el trabajador en el cargo seleccionado. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems y podrá modificar la fecha de afiliación.

SEGURIDAD SOCIAL
Permite asociar un empleado a las diferentes instituciones de seguridad social. Luego se muestra la siguiente pantalla que contiene información relacionada con instituciones a las que está afiliado un empleado y las opciones Eliminar, Limpiar, Afiliar, Desafiliar y Modificar.

Para eliminar una institución social es necesario seleccionar uno de los items listados y luego dar clic sobre esta opción.
Con la opción Limpiar, los campos quedan sin contenido.
Con la opción Afiliar, se debe seleccionar el tipo de institución social (seleccione del combo) y la institución social (haga clic en el control de búsqueda de la lupa y se despliega una ventana donde debe seleccionar el nombre de la entidad que prestará el servicio al empleado). Recuerde que la información de tipo de institución social y entidad se debe haber gestionado por Datos Trabajador / Tablas / Instituciones. Seleccione la fecha de afiliación. El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems, ingresar la fecha de retiro.

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems y podrá modificar la fecha de afiliación.

BENEFICIARIOS
Permite asociar los distintos beneficiarios que tiene un empleado para las diferentes instituciones sociales a las que se encuentra afiliado. Tenga en cuenta que los beneficiarios son las personas que agregó como familiares del trabajador. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente pantalla que contiene información relacionada con instituciones a las que está afiliado un empleado y las opciones Limpiar, Afiliar y Desafiliar.

Con la opción Afiliar, debe seleccionar el nombre de la persona familiar. Haga clic en el control de búsqueda de la lupa y se despliega una ventana donde debe seleccionar el nombre del familiar que necesita vincular como beneficiario. Recuerde que la información de familiares debe haberse incluido previamente por la opción Datos personales / Información personal.

Seleccione la institución socia. Presione el control de búsqueda de la lupa y se listan las entidades a las que ha sido vinculado el empleado. Recuerde que esta información se gestionó en la opción inmediatamente anterior. Indique la fecha de afiliación y la fecha de retiro. Haga clic en Afiliar.

Con la opción Desafiliar, el usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de beneficiarios e ingresar la fecha de retiro.

ESTÍMULOS Y SANCIONES
Permite gestionar la información relacionada con los estímulos y sanciones de las que éste es objeto durante su desempeño laboral en la institución. Después se muestra la siguiente pantalla en la que se debe especificar qué dato se va a ingresar, si una sanción o un estímulo y el botón Buscar.
El usuario debe seleccionar uno de los registros del combo Filtrar Estímulo / Sanción. Al dar clic en la opción Buscar, se visualiza información asociada con el criterio ingresado y las opciones Ver, Agregar y Eliminar.

Opción Ver
Esta opción permite visualizar los datos relacionados con la sanción o estímulo a que fue merecedor el empleado. Debe seleccionar uno de los ítems y dar clic en el opción Ver.

Opción Agregar
El usuario debe seleccionar el estímulo o sanción (haga clic el control de búsqueda de la lupa y seleccione el correspondiente), ingrese una descripción, fecha. Presione el control de búsqueda de la lupa para seleccionar el cargo o labor por el que se hizo acreedor el empleado al estímulo o sanción. El aplicativo muestra la información asociada con la norma por la cual fue creado ese estímulo o sanción. Recuerde que los estímulos y sanciones se crean por la opción Datos Trabajador / Tablas Básicas / Estímulos y Sanciones.

Opción Eliminar
Se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla y luego hacer clic en esta opción.

DOCUMENTOS QUE EXPIRAN
Permite gestionar al empleado la información relacionada con los documentos que cumplen fecha de vigencia, que deben renovarse y que son requeridos por la institución. Al dar clic en esta opción se genera la siguiente pantalla que contiene información asociada con los documentos del empleado y las opciones Limpiar, Renovar, Agregar y Eliminar.

La opción Renovar se habilita sólo para documentos cuyas fechas de vencimiento hayan caducado. El usuario debe seleccionar uno de los documentos que han expirado e ingresar la fecha de renovación y hacer clic en Renovar. Debe seleccionar del combo el documento al cual se le llevará control de fecha de validez, ingresar el número del documento, fecha de expedición y de vencimiento. Luego, hacer clic en la opción Agregar.

HORARIO
Permite al usuario gestionar la información relacionada con el horario del trabajador. Al dar clic en esta funcionalidad, se genera la siguiente pantalla donde se visualiza el número del documento de identidad, los nombres y apellidos relacionados con la persona, la labor, el horario, la fecha de inicio, la fecha final y las opciones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver
Esta opción permite visualizar los datos asociada al horario del trabajador. Debe seleccionar uno de los ítems y dar clic en la opción Ver.

Opción Agregar
El usuario debe gestionar del combo cargo (docente o programador), la fecha inicial, la fecha final, el horario (festivo o semanal). Se visualizan los detalles del horario y la opción Registrar. Para procesar la información se debe hacer clic en Registrar.

Opción Modificar
El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de la lista de horarios para cambiar y hacer clic en Modificar. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. El usuario realiza las modificaciones pertinentes y hace uso del botón Registrar.

Opciòn Eliminar
Se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla y se desplegará una nueva ventana que contiene información relacionada con el registro seleccionado. Además, se presenta el botón Registrar.
* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co