Ayuda General - Contratación Administrador - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Si especificó una solicitud que se encuentra en estudio, se genera la siguiente ventana con información asociada al registro especificado. Allí se visualiza el número de la solicitud de servicio, la modalidad, el estado y la fecha en que se realizó la solicitud. Además, se presentan las siguientes funcionalidades: Datos, Unidades, Documentación, Requerimientos y Cambiar estado.

Datos

Esta funcionalidad le permite al usuario actualizar los datos que se agregaron inicialmente al crear la solicitud. Al ingresar a esta funcionalidad se genera una nueva ventana con la información asociada a la solicitud seleccionada. El usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes y luego hacer clic en el botón Registrar.

Unidades

Esta funcionalidad le permite al usuario vincular una solicitud de servicio a una dependencia de la institución educativa. En pantalla se visualiza el número de solicitud de servicio, la modalidad, el estado, la fecha, la unidad y las opciones de Agregar y Eliminar.

Opción Agregar

El usuario debe hacer clic en el control de la lupa, con ello se genera una ventana, donde se debe seleccionar del combo el tipo de unidad (información que es gestionada por el manual de funciones / Tablas básicas / unidades, en el aplicativo de talento Humano, o por el Académico, Recursos académicos / Carga administrativa / Unidades) con lo cual se muestran las unidades vinculadas al tipo de unidad especificada. Seleccione la que desea asociar a la solicitud de servicio pulsando sobre el hipervínculo que corresponde a la unidad respectiva. Seleccionada la unidad haga clic en el botón Agregar.

Opción Eliminar

Para borrar un registro de la solicitud, se cheque la unidad asociada y se procede a dar clic en el boton eliminar. Enseguida aparece un mensaje emergente donde se confirma la operación dando clic en Aceptar, o en caso contrario en Cancelar. Una vez diligenciada esta funcionalidad el usuario

Documentación

Funcionalidad implementada para que el usuario anexe al aplicativo los documentos presentados que avalan las solicitudes de servicios y / o bienes realizadas por las distintas dependencias de la Institución.

Opción Ver

Utilice este botón para conocer información más detallada sobre los documentos anexos a la solicitud. Para ello, debe seleccionar el documento de los listados en pantalla y hacer clic en Ver, con lo cual se genera una nueva ventana que contiene la siguiente información: Tipología de documental (clasificación a la cual pertenece el documento), Código, Fecha de Emisión, Fecha de Ingreso, Descripción, Folios, Tomo, Archivo en PDF que contiene el texto del documento, Dependencia, Estado Documento, Restringido y la ubicación física de este.

Opción Agregar

Al dar clic en la Lupa que aparece en la parte inferior de Número, se despliega la siguiente ventana donde se gestionan los campos de Código, Descripción, Dependencia, Fecha de Emisión Inicial, Fecha de Emisión Final (Opcionales), Serie Documental, Sub-Serie Documental y Tipología Documental (Obligatorios), que se tramitan para buscar un documento especifico que sirva de soporte a una solicitud de servicio.

Una vez especificados los criterios de búsqueda se lista en pantalla la tipología documental, con su respectivo Código, Descripción, Tipo Estado y Fecha de Emisión.(se listan los tipos de documentos que hallan tramitado por la funcionalidad Documentación / Documentos y que pertenezcan a la Tipología Documental que se especifica para el manejo de solicitudes). En la columna derecha aparece en el link Ver

Ver

Al dar clic sobre las gafas, aparece la siguiente ventana con las información detallada del documento que se asociara a la solicitud de servicio,

Una vez que el usuario a gestionado las ventanas anteriores para buscar la documentación que soportará la solicitud de servicio, aparece en la parte inferior de la lista de documentos, el nombre del archivo que respaldará la solicitud. El usuario debe dar clic en la opción Agregar para adicionar el documento.

Opción Eliminar Documento

Para borrar un documento de los anexos a la solicitud, se debe seleccionar éste de los listados en pantalla y luego hacer clic en Eliminar. Se genera un mensaje para confirmar si está seguro de procesar las modificaciones. Si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Requerimientos

Esta funcionalidad le permite al usuario cambiar el estado a los requerimientos que se asocian a las solicitudes de servicio. Recuerde que al crear la solicitud, estos requisitos se colocan en estado de no cumplido. Tenga en cuenta que los requisitos se asocian automáticamente a la solicitud, al momento de crear ésta, y ellos corresponden a los definidos en tablas básicas / procesos de contratación, que han sido vinculados al tipo de proceso Solicitud.

En la ventana se visualiza los datos de la solicitud de servicio, tales como: número, modalidad, estado, fecha de la solicitud, y todos los requerimientos que han sido vinculados a la solicitud al momento de su creación. Recuerde que no puede asociar por el aplicativo requerimientos a una solicitud luego de crearla.

Si desea modificar el estado de un requerimiento asociado a la solicitud, debe primero seleccionar éste, y hacer clic en la casilla de verificación cumplido para activarlo o desactivarlo según el caso. Si desea indicar que el requerimiento no se ha cumplido debe aparecer el símbolo de la x frente al mismo. No olvide que por defecto, el aplicativo coloca los requerimientos en estado no cumplido. Para indicar que el mismo se ha realizado debe figurar frente al nombre del requerimiento el símbolo que se muestra a continuación

Cambiar Estado

Funcionalidad implementada para cambiar el estado de una solicitud de servicio. Recuerde que solo el usuario con el rol de administrador podrá cambiar el estado a una solicitud. Al ingresar a este icono se genera la siguiente ventana, la cual contiene información de la solicitud y el nombre de los estados definidos para realizar los cambios (anulada, aprobada, estudio y rechazada). El usuario selecciona del combo el estado, ingresa la justificación y hace clic en el botón de Registrar.

Enviar Correo

Funcionalidad que permite al usuario enviar nuevamente el e- mail solicitando el CDP. El correo se envía a la entidad que se haya definido en tablas básicas / parámetros de contratación. Tenga en cuenta que solo puede enviar correos solicitando el CDP, para solicitudes que se encuentren en estado de Aprobado. Seleccione la solicitud para la cual desea reenviar el correo y haga clic en este icono, con lo cual se genera un mensaje para confirmar si está seguro de efectuar el proceso. Si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Si hizo clic en Aceptar, se genera una nueva ventana con información asociada a la solicitud, y el botón Registrar.

CONVOCATORIA

Con esta funcionalidad el usuario tiene acceso a gestionar información sobre las invitaciones que permiten una participación masiva y seleccionada de los aspirantes.

Se puede realizar la consulta de convocatorias registradas en el sistema ingresando alguno de los siguientes criterios de búsqueda: Número de convocatoria, fecha inicial y final, Proceso de la convocatoria, y Dependencia que realizó la solicitud respectiva. El usuario para realizar la búsqueda por dependencia o proceso en que se encuentra la convocatoria, debe combinar éstos con el rango de fechas del proceso de contratación. Indicados los parámetros de búsqueda haga clic en el botón Buscar.

Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios de búsqueda especificados. Se visualiza el número de la convocatoria, el tipo de la misma, el proceso, el tipo de adjudicación, la fecha de creación de la convocatoria, el estado y las opciones de Ver, Agregar, Modificar, Evaluar, Adjudicar, Cambiar estado, así como los iconos de Observación Convocatoria, y Responder Observaciones.

Opción Ver

Para conocer información más detallada sobre una convocatoria en particular, debe seleccionar una de las listadas en pantalla y hacer clic en Ver. Con ello se genera una nueva ventana que contiene la siguiente información: Número, Tipo de Convocatoria, Tipo de Configuración del Proceso, Fecha, Tipo de Adjudicación, Proceso Actual, Lugar de Recepción de Propuestas, Lugar de entrega de Pliegos, Valor del Pliego, Valor del Prepliego, Tipos de Oferentes que pueden participar. También se muestran los iconos de Propuestas, Preguntas, Observación Convocatoria, Procesos de Convocatoria, Audiencias, documentación, solicitudes de servicio, Objeciones y Requisitos.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co