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CONTRATOS COMO CONTRATISTA

Funcionalidad que permite al usuario gestionar los procesos de contratación en los cuales la institución educativa actúa como contratista. En la ventana que se visualiza el usuario puede realizar la consulta por Número de contrato, y / o fechas y / o Contratista (nombre de la entidad o persona que actúa como contratista). También se puede omitir esta información con lo cual se listan todos los contratos registrados. Luego debe hacer clic en Buscar.

En la ventana se visualiza el número de contrato, la modalidad, el estado, la fecha firma, el monto y si está activo o no el contrato, así como los botones de Ver, Agregar, Modificar y Anular.

Opción Ver
Las funcionalidades que se listan al hacer clic en Ver, han sido explicadas en la Funcionalidad Contratos como Contratante, opción Ver.

Opción Ver: Datos

Permite ver la información básica del contrato y que hace referencia a los datos de contratista, contratante, entre otros. Cuando se ingresa a esta funcionalidad se genera una ventana que contiene los siguientes datos: El Número de contrato, la Modalidad, el Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada; esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), la propuesta solicitud de servicio (número, descripción, archivo. Recuerde que las propuestas de solicitudes de servicio a la institución, se realizan a través del icono público Portafolio en línea, el cual se encuentra en el portal de la institución. Las personas o entidades interesadas en realizar contratos con la institución accedan a este módulo y solicitan uno de los servicios y / o bienes ofrecidos en la página). Igualmente, contiene la identificación del contratista, el contratante, el Plazo y valor del contrato, la Justificación, el tipo de objeto, y el Detalle del contrato (Artículos solicitados en el contrato. Esta información se lista siempre y cuando la modalidad de contratación, indique que es de compras). Si desea guardar la información que se ve en pantalla haga clic en el botón Descargar PDF.

Opción Agregar

El sistema solicita los datos de Modalidad, número de Contrato, del contrato y el estado inicial (se define en forma automática de acuerdo con lo definido en tablas básicas / estados de un contrato). Igualmente el usuario debe seleccionar la propuesta de solicitud de servicio (para ello ingrese el número de la solicitud, u omita este parámetro. Haga clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se activa una ventana con los datos de las solicitudes que concuerden con los parámetros especificados para la búsqueda; si no ingresó algún parámetro se listan todas las solicitudes). Recuerde que las solicitudes que se listan son aquellas que han sido aprobadas por el cliente (esto se gestiona por el aplicativo de portafolio en línea, el cual se encuentra en el portal de la institución. El cliente ingresa y solicita uno de los servicios y / o bienes ofrecidos por la institución y luego la dependencia de la institución le hace las respectivas propuestas a esa solicitud, para que él avale las mismas y las acepte). Además, se debe ingresar el plazo (Fecha inicial y Final del contrato), fecha de firma (información que puede ser gestionada posteriormente), forma de inicio (Acta, Fecha de firma, fecha de inicio, aprobación de pólizas. Esta información no tiene gestión por el aplicativo y es utilizada para colocar en estado de ejecución el contrato), forma de pago (seleccionar del combo), anticipo (este valor no puede superar el máximo permitido para la modalidad del contrato, por defecto, está en cero), cuantía (valor del contrato), indicar la justificación del anticipo (información opcional), Objeto del contrato, lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad) y las observaciones. Ingrese los datos solicitados y haga clic en el botón Registrar.

Opción Modificar

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de contratos para actualizar, y hacer clic en Modificar. Recuerde que para modificar un contrato, éste no puede haber sido liquidado. En la ventana se visualiza el número del contrato, la modalidad, el monto, las adiciones (Adiciones para aumentar el monto previamente pactado del contrato) y el estado del contrato. El usuario podrá realizar las respectivas modificaciones utilizando las funcionalidades: datos, detalle del contrato, personas, actas, pólizas, adiciones, plantilla, pagos, cuentas bancarias, preguntas y respuesta, requerimientos, documento soporte, liquidación, documentación y Estampillas.

Los demás Iconos (Datos, Detalle Contrato, Personas, Actas, Pólizas, Adiciones, Plantilla, Pagos, Cuentas Bancarias, Preguntas y Respuestas, Requerimientos, Documentos Soporte, Liquidación, Documentación y Estampilla) han sido explicados en la funcionalidad Contratos como Contratante/Opción Modificar

Opción Anular

Para anular un contrato, el usuario debe inicialmente seleccionar uno de los contratos que se listan en pantalla y luego hacer clic en Anular. Se muestra a continuación información relacionada con el contrato, la cual hace referencia al Número de contrato, Modalidad, Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada. Esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), estado del contrato, Origen del contrato, identificación del contratista, contratante, Plazo y valor del contrato, Observación, tipo de objeto y Detalle del contrato (Artículos solicitados en el contrato. Esta información se lista siempre y cuando la modalidad de contratación indique que es de compras). Recuerde que para anular un contrato, éste no puede tener fecha de firma. Verifique lo datos y haga clic en Anular.

CONTRATOS COMISIÓN EXTERIOR

Funcionalidad implementada para la gestión de los contratos del personal en comisión de estudios en el exterior por parte de la Universidad. En la ventana que se visualiza, el usuario puede realizar la consulta por Número de contrato, y / o fechas, por modalidad y por comisionado. Se puede omitir esta información, con lo cual se listan todos los contratos registrados. Luego debe hacer clic en Buscar. Para ejecutar la consulta por fechas, el aplicativo lista los contratos cuya fecha inicial y final se encuentren entre los rangos de fechas definidos por el usuario.

Se lista información asociada a los criterios especificados y se muestra para cada contrato los siguientes datos: Número de contrato, Modalidad, Estado, Fecha de firma, Monto, estado (activo e inactivo) y los botones de Ver, Agregar, Modificar, Anular.

Opción Ver

Seleccione el contrato del cual desea conocer más información y haga clic en Ver. Se visualiza, entonces, el número del contrato, la modalidad, el monto, el estado del contrato, la fecha de firma, la adición y el Monto. El usuario podrá conocer en detalle información del contrato usando las funcionalidades: Datos, personas, actas, pólizas, adiciones, requerimientos, documentación, liquidación, documentación y Estampillas.

Las funcionalidades que se listan al hacer clic en Ver, han sido explicadas en Funcionalidad Contratos como Contratante, Opción Ver.

Opción Ver: Datos

Permite ver la información básica del contrato y que hace referencia a los datos de contratista, contratante, entre otros. Cuando se ingresa a esta funcionalidad, se genera una ventana que contiene los siguientes datos: Número de contrato, Modalidad, Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada. Esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), el estado del contrato, el origen del contrato (Tipo, número y descripción de la norma), la identificación del contratista, contratante, Plazo y valor del contrato, estudios superiores y objeto del contrato. Si desea guardar la información que aparece en pantalla haga clic en el botón Descargar PDF.

Opción Agregar

El sistema solicita los datos de Modalidad del contrato (dependiendo de la modalidad se lista el nombre del archivo que contiene el instructivo para ese tipo de contratación. Recuerde que esta información se gestiona por tablas básicas / modalidad contratación), número de Contrato, el Estado inicial (se define en forma automática de acuerdo con lo definido en tablas básicas / estados de un contrato). Igualmente se debe indicar la norma que avala el contrato, el contratista (persona vinculada laboralmente a la institución que realizara estudios en el exterior), el Contratante (Universidad de Pamplona), la Fecha Inicial y final de los estudios, la Fecha de firma del contrato (no es obligatorio ingresarla al momento de crear el contrato), la cuantía del contrato, la Universidad donde realizará la capacitación, el nombre de la carrera o capacitación que realizará y el tipo de objeto del contrato.

Para seleccionar la norma haga clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se genera una nueva ventana en la que debe indicar el tipo de norma (obligatorio), el número de la norma y/o el año de expedición de la norma (opcional). Luego debe hacer clic en Buscar. Con ello se genera un listado de registros asociados a los criterios especificados. Allí seleccione la norma que avala el contrato.

Ingresada la información dé clic en Registrar.

Opción Modificar

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de contratos para actualizar y hacer clic en Modificar. Recuerde que para modificar un contrato, éste no puede haber sido liquidado. En la ventana se visualiza el número del contrato, la modalidad, el estado, la fecha de firma, la adición y el monto del contrato. El usuario podrá realizar las respectivas modificaciones utilizando las funcionalidades: datos, personas, actas, pólizas, adiciones, plantilla, requerimientos, documento soporte, liquidación, documentación y Estampillas.

Todas las demás funcionalidades han sido explicadas en el ítem Contratos como Contratante Opción Modificar

Opción Anular

Para derogar un contrato, el usuario debe inicialmente seleccionar uno de los contratos que se listan en pantalla y luego hacer clic en Anular. Se muestra, entonces, información relacionada con el contrato, la cual hace referencia al Número de contrato, Modalidad, Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada. Esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), estado del contrato, tipo, número y descripción de la norma, identificación del contratista, contratante, Plazo y valor del contrato, universidad en comisión, estudios superiores y tipo de objeto. Recuerde que para anular un contrato, éste no puede tener fecha de firma. Verifique lo datos y si está seguro de realizar el proceso haga clic en Anular.

Convenios

Al hacer clic en el icono de Convenios se genera la siguiente ventana, donde el usuario encuentra las funcionalidades para gestionar la información asociada a los convenios.

Convenios

Con esta funcionalidad el usuario puede gestionar los convenios que celebra la institución educativa. En la ventana que se despliega, el usuario puede realizar la consulta por número del convenio, y / o fechas. También se puede omitir esta información con lo cual se genera un listado de todos los convenios registrados. Luego debe hacer clic en Buscar

Se muestra la siguiente pantalla, con información relacionada a los criterios ingresados y se visualizan los datos de número, año, Título, fecha de firma, estado (activo e inactivo) y los botones de Ver, Agregar, Modificar y Anular.

Opción Ver

Seleccione el convenio del cual desea conocer más información y haga clic en Ver. Se visualiza, entonces, el número, año, el estado inicial, el tipo, el origen, la propuesta ofrecida, la adición, el monto, la fecha inicial, la fecha final, la fecha firma, el lugar de cumplimiento, el título y los participantes. El usuario podrá conocer detalles del convenio usando las funcionalidades de: datos, personas convenio, convenios relacionados, actas, pólizas, adiciones, plantilla, pagos, cuentas bancarias, preguntas y respuesta, requerimientos, documento soporte, liquidación, documentación y Estampillas.

Opción Ver: Datos

Funcionalidad que muestra los datos asociados al convenio. Se visualiza información relacionada con el número, año, estado inicial, tipo de convenio, origen del convenio (propuesta ofrecida o propuesta recibida), adición, monto, fecha inicial, fecha final, fecha de firma, lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad), título, y participantes del convenio. En la parte inferior derecha de la cuadro de texto aparece el botón Descargar PDF que permite al usuario guardar la información que se presenta en pantalla.

Opción Ver: Persona Convenio

Funcionalidad que lista a las personas vinculadas al convenio. Se muestran los datos de identificación, nombre, fecha de ingreso y el tipo de persona. De igual manera en la parte inferior del cuadro de texto aparece el botón Descargar PDF, que permite al usuario guardar la información que se presenta en pantalla.

Opción Ver: Convenios Relacionados

Icono que permite ver los convenios que han sido relacionados con el convenio en cuestión. Se listan los convenios asociados y para ello se visualiza el número, el título y la fecha de la firma. Si el usuario desea guardar la información que se presenta en pantalla debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Los demás iconos muestran datos asociados con las Actas, Pólizas, Adiciones, Plantilla, Pagos, Cuentas bancarias, Preguntas y Respuestas, Requerimientos, Documento Soporte, Liquidación, Documentación, y Estampillas. El funcionamiento es el mismo al descrito en la funcionalidad CONTRATOS COMO CONTRATANTE Opción VER.

Opción AGREGAR

El sistema solicita los datos de número de Convenio (número que no puede ser repetido para el mismo año), año, estado inicial (El estado inicial con que se crea el convenio es el que se define por tablas básicas /estados convenio como estado inicial), Tipo de Convenio (Esta información se gestiona por tablas básicas / Tipo convenios), Origen del Convenio ( Se elige del combo cualquiera de estas dos opciones: Propuesta Ofrecida o Propuesta Recibida, el sistema automáticamente habilita el cuadro inferior con el nombre del origen seleccionado en origen convenio. Allí asociamos la información correspondiente dando clic en el control de la Lupa), Monto (valor del convenio), Fecha inicial, fecha final y de firma del convenio, Lugar de Cumplimiento (aquí gestionamos los datos de Código País, Nombre del país, Código Departamento, Nombre del Departamento, Código Ciudad y Nombre ciudad), y título del convenio. Ingrese esta información y haga clic en Registrar.

Tenga en cuenta que las propuestas se gestionan por el icono de Convenios / Propuesta Convenios. Para seleccionar la propuesta recibida (son las propuestas que llegan a la universidad de otras instituciones), el usuario debe ingresar el nombre de la misma, o parte de éste, o también, puede omitir este parámetro (si hace esto, se muestra el listado completo de propuestas ofrecidas). Luego debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se muestra una ventana con información asociada a los criterios previamente ingresados. Allí seleccione la propuesta que desea vincular al convenio. El mismo proceso se debe ejecutar para seleccionar la propuesta ofrecida.

Opción Modificar

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de contratos para actualizar, y hacer clic en Modificar. Recuerde que para modificar un contrato, éste no puede haber sido liquidado. En la ventana se visualiza el número del convenio, el año, el título, la fecha de firma y el estado del convenio. El usuario podrá realizar las respectivas modificaciones utilizando las funcionalidades de: datos, personas convenios, convenios relacionados, actas, pólizas, adiciones, plantilla, pagos, cuentas bancarias, preguntas y respuestas, requerimientos, documentos soporte, liquidación, documentación, y estampillas.

Opcion Modificar: Datos

Esta funcionalidad le permite al usuario modificar los datos que se agregan inicialmente al crear el convenio. El usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes sobre los datos relacionados con el año, tipo de convenio, origen del convenio (propuesta ofrecida o propuesta recibida), monto, fecha inicial, fecha final, fecha de firma (si no ha sido registrada previamente), lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad) y título del convenio. Tenga en cuenta que si el convenio ya tiene fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, para realizar las modificaciones, el aplicativo solicita el soporte: Tipo del documento soporte que avala las modificaciones y el Número. Para seleccionar el soporte debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se activa la siguiente una ventana que contiene los datos registrados por la opción documento soporte, para el contrato en cuestión. Seleccione el documento. Ingresadas las actualizaciones que considere pertinentes haga clic en el botón Registrar.

Opción Modificar: Personas Convenio

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar los individuos o entidades que participan en un convenio como participantes o coordinadores. Es de aclarar que previamente se debió gestionar la información de estas personas por el menú de personas. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde se muestra información relacionada con las personas vinculadas al contrato y los botones de Agregar y Eliminar. Se lista la Identificación, el Nombre, la Fecha de ingreso (momento en el cual se vincula como participante activo en el proceso de contratación) y el Tipo de persona (participante, coordinador. Esta información no tiene gestión por el aplicativo).

Opción Agregar

Para vincular una nueva persona al contrato, debe especificar el nombre (o parte de éste) y luego hacer clic en el control de la lupa. Se genera, entonces, una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el nombre de la persona. Indique el soporte para realizar estas modificaciones, información que es solicitada siempre y cuando el convenio ya haya sido firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema). En caso contrario, esta información no se solicita (es decir, no se visualiza). Especificados estos datos haga clic en Agregar.

Opción Eliminar

Si desea borrar una persona vinculada al contrato, debe primero seleccionar ésta y luego hacer clic en Eliminar. Si el contrato ya fue firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema), el aplicativo solicita datos de soporte para efectuar el proceso. Se muestra, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de efectuar las eliminaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Recuerde que la información de los documentos que respaldan las modificaciones a un convenio firmado se deben gestionar por este menú con la opción de Modificar / Documento soporte. Para seleccionar el número del documento que respalda la modificación, haga clic en el control de búsqueda de la lupa y con ello se genera un listado de los documentos creados para el tipo especificado; seleccione el que desea.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co