Ayuda General - Contratación Administrador - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Contratos

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con los contratos celebrados por la institución. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar la búsqueda por contratante, modalidad, estado del contrato, contratista, interventor, monto (valor del contrato) y por fechas del contrato. Indique los datos que considere necesarios para realizar la búsqueda y haga clic en Buscar. Puede, también, dejar de ingresar alguno de esos parámetros y hacer directamente clic en dicho botón, con lo cual se listan todos los contratos registrados.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualiza el número del contrato, la modalidad, el estado, el monto, así como si está activo. Seleccione el contrato que desea consultar y haga clic en el botón Ver.

Se muestra, entonces, información asociada al contrato. Los datos que se listan corresponden al número, modalidad, estado, origen del contrato, identificación del contratista y contratante, plazo y valor del contrato, justificación del anticipo, tipo de objeto, lugar de cumplimiento, y detalle del contrato (recuerde que se listan los artículos asociados al contrato cuando la modalidad es de tipo compras). Si desea guardar la información del contrato, que se muestra en pantalla, sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Pagos

Funcionalidad que permite obtener información sobre los pagos programados para los contratos o convenios. El usuario debe indicar el estado del pago, el tipo de documento (contrato, o convenio), la fecha inicial y final del pago y el rango de fechas. Esta información es opcional a la hora de realizar la búsqueda.

Se listan los pagos que coincidan con los criterios especificados y para cada uno de ellos se visualiza el número del contrato o convenio, la fecha en que se programó y el valor a pagar. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Contratos por Pagar

Funcionalidad que permite al usuario conocer información relacionada con el contrato y los pagos programados para éste. Cuando ingrese a esta funcionalidad, el usuario debe indicar la fecha inicial y final y hacer clic en Buscar.

Se lista información asociada a los criterios especificados para la búsqueda y se visualizan los siguientes datos: Número, modalidad, estado, monto inicial, adiciones, pagos realizados, pagos pendientes y saldo.

Opción Ver

Seleccione de la lista el contrato del cual desea conocer información en detalle y haga clic en Ver. Se visualiza, entonces, una ventana donde se especifican los siguientes datos: Número, modalidad, estado, monto, pagos realizados, saldos a pagar y los iconos de Datos y Pagos.

Opción Datos

Se visualiza información que corresponde al Número de contrato, Modalidad, Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada. Esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), Estado, Origen del contrato, Solicitud de Servicio, identificación del contratista y del contratante, Plazo, al valor del contrato, justificación del anticipo, tipo de objeto, lugar de cumplimiento, y l Detalle del contrato (Artículos solicitados en el contrato. Esta información se lista siempre y cuando la modalidad de contratación indique que es de compras).

Opción Pagos

Se listan los pagos programados para el contrato. Para cada uno de ellos se visualiza el número del pago (auto numérico generado por el aplicativo), la fecha en que se programó, el estado, la justificación (se visualiza si el estado es aprobado), y el valor a pagar. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Convenios

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las propuestas presentadas para los convenios. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar la búsqueda por Monto, fecha del convenio, tipo de convenio, estado del convenio y definir cómo se desea ordenar la consulta (por número de, por estado o por monto del convenio). Especifique los datos de la fecha inicial y final del convenio (el aplicativo realiza la búsqueda comparando estas fechas contra la fecha de firma del convenio). Ingrese esta información y haga clic en el botón Buscar. Puede realizar la búsqueda sin necesidad de especificar ningún criterio; en este caso, se listan todos los convenios registrados.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón de Ver. Se visualiza el número, el título, tipo convenio, la fecha de firma, el estado del convenio, el monto y la casilla activo. Seleccione uno de los convenios listados en pantalla sobre el cual desea conocer más información y haga clic en Ver.

Se visualizan, entonces, los siguientes datos: Número, año, estado, tipo convenio, el origen, la adición, el monto, la fecha inicial, final y de firma, igualmente el tipo convenio, el lugar de cumplimiento, el título y los participantes. Para guardar la información que se presenta en pantalla el usuario debe dar clic en el botón Descargar PDF.

Propuesta Convenio

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las propuestas presentadas a las diferentes instituciones, que han sido aceptadas y de las cuales se han elaborado los respectivos convenios. Se listan las propuestas asociadas a los convenios que tengan fecha de firma, y que las fechas de inicio y fin de la propuesta se encuentren entre los rangos de fechas definidos por el usuario. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe especificar la fecha inicial y final del convenio. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualizan los siguientes datos: Nombre, fecha inicial, fecha final, fecha de presentación y valor. Seleccione una de las propuestas listadas en pantalla y sobre la cual desea conocer más información y haga clic en Ver.

A continuación se visualizan los siguientes datos: Nombre, fecha de presentación, descrpción, valor, fecha inicial, fecha final, Tipo de documento, y dependencias (las que realizaron la propuesta). Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Convenios Firmados por Año

Esta funcionalidad le permite al usuario obtener información relacionada con los convenios en un rango de fechas específico. El listado generado muestra los convenios que tengan fecha de firma registrada en el sistema y que ésta se encuentre entre los rangos de fechas especificados para la consulta. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe especificar la fecha inicial y final del convenio y seleccionar el tipo de convenio que desea consultar (esta información que se visualiza hace referencia a la ingresada por la opción Tablas básicas / Modalidad de contrato). Se puede ejecutar la consulta para todos los tipos de convenio registrados en el sistema; para ello, el usuario debe hacer clic en la casilla de verificación cuyo texto asociado es Tipo de convenio y con lo cual se seleccionan en forma automática todos los tipos existen de convenios que están registrados en el sistema y que se visualizan en la parte inferior de la casilla de tipos de convenios. Si el usuario desea ejecutar la consulta para un tipo en particular, debe seleccionar (hacer clic) la casilla de verificación con el nombre del tipo correspondiente. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y que hace referencia al tipo de convenio, al total de convenios, al número, al año, al título, el estado, la fecha de firma, y la casilla activo. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botó Descargar PDF.

Contratos Asociados a Personas

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las personas vinculadas a los contratos. Estos datos se presentan clasificados de acuerdo a los tipos de participantes previamente definidos para los procesos de contratación de la institución (tablas básicas / Tipo persona contratación). Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario tiene tres criterios para realizar la consulta. El primero de ellos es Buscar por, que presenta las opciones de nombre y documento. El segundo es Dato de búsqueda, que brinda el espacio para ingresar información relacionada con el tipo de búsqueda que desea ejecutar, es decir, allí se debe especificar el nombre o documento de identidad de la persona natural o jurídica para la cual desea ejecutar la consulta. Esta información es opcional, si no se ingresa, el aplicativo ejecuta la consulta tomando en cuenta todas las personas vinculadas a los procesos de contratación. El tercer y último criterio corresponde al tipo de Persona contratación. Esta información que se visualiza hace referencia a la ingresada previamente por la opción de tablas básicas / tipo de persona contratación y en donde se haya definido proceso como contratación. El usuario puede dejar en blanco este criterio y con ello la consulta se realiza tomando en cuenta todos los tipos de persona contratación definidos para el proceso. Ingrese los datos correspondientes y haga clic en el botón Enviar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados. Se lista el nombre y la identificación, el número, la modalidad, la cuantía y el tipo de persona que esta asociada a esta contrato. Si el usuario desea guardar la información que aparece en pantalla debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Convenios Asociados a Personas

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las personas vinculadas a los convenios. Estos datos se presentan clasificados de acuerdo con los tipos de participantes previamente definidos para el convenio (esta información se gestiona directamente por la base de datos). Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario tiene tres criterios para realizar la consulta. El primero de ellos es Buscar por, que presenta las Opciones de Nombre y documento. El segundo es Dato de búsqueda, donde se debe ingresar la información relacionada con el tipo de búsqueda que desea ejecutar, es decir, allí se debe especificar el nombre o documento de identidad de la persona natural o jurídica para la cual desea ejecutar la consulta. Esta información es opcional, si no se ingresa, el aplicativo ejecuta la consulta tomando en cuenta todas las personas vinculadas al convenio. El tercer y último criterio corresponde al Tipo de Persona Contratación. El usuario puede dejar en blanco este criterio y con ello la consulta se realiza tomando en cuenta todos los tipos de persona definidos para el proceso, en este caso Convenios. Ingrese los datos correspondientes y haga clic en el botón Enviar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados. Se lista el nombre y la identificación, el número del convenio, el título, el año, el rol que desempeña la persona en el convenio. Para guardar la información que se presenta en pantalla el usuario debe hacer clic en Descargar PDF.

Reporte de Contratos

Esta funcionalidad le permite al usuario obtener información relacionada con los contratos en un rango de fechas específico. El listado generado muestra los contratos cuya fecha de inicio y fin coincidan con los rangos especificados para la búsqueda. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe especificar la fecha inicial y final del contrato, y seleccionar la modalidad de contrato que desea consultar (esta información que se visualiza hace referencia a la ingresada por la opción Tablas básicas / Modalidad de contrato). Se puede ejecutar la consulta para todas las modalidades de contrato registradas en el sistema. Para ello, el usuario debe hacer clic en la casilla de verificación cuyo texto asociado es Modalidades de contratación, con lo cual se selecciona en forma automática todas las modalidades que existen de contratos, que están registradas en el sistema y que se visualizan en la parte inferior de la casilla de modalidades de contratación. Si el usuario desea ejecutar la consulta para una modalidad en particular, debe seleccionar (hacer clic) la casilla de verificación con el nombre de la modalidad correspondiente. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y que hace referencia al número, a la modalidad, al estado, a la fecha de firma, al monto y la casilla activo. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Reporte de Convenios

Esta funcionalidad le permite obtener información relacionada con los convenios en un rango de fechas específico. El listado generado muestra los convenios cuya fecha de inicio y fin coincidan con los rangos especificados para la búsqueda Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe especificar la fecha inicial y final del convenio y seleccionar el tipo de convenio que desea consultar (esta información que se visualiza hace referencia a la ingresada por la opción Tablas básicas / Modalidad de contrato). Se puede ejecutar la consulta para todos los tipos de convenio registrados en el sistema; para ello, el usuario debe hacer clic en la casilla de verificación y cuyo texto asociado es Tipo de convenio, con lo cual se seleccionan en forma automática todos los tipos de convenios que existen registrados en el sistema y que se visualizan en la parte inferior de la casilla de tipos de convenios. Si el usuario desea ejecutar la consulta para un tipo en particular, debe seleccionar (hacer clic) la casilla de verificación con el nombre del tipo correspondiente. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y que hace referencia al número, al año, al tipo de convenio, al título, a la fecha de firma y la casilla activo. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Contratos Firmados por Año

Esta funcionalidad le permite al usuario obtener información relacionada con los contratos en un rango de fechas específico. El listado generado muestra los contratos que tengan fecha de firma registrada en el sistema y que ésta se encuentre entre los rangos de fechas especificados para la consulta. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe especificar la fecha inicial y final del contrato, y seleccionar la modalidad de contrato que desea consultar (esta información que se visualiza hace referencia a la ingresada por la opción Tablas básicas / Modalidad de contrato). Se puede ejecutar la consulta para todas las modalidades de contrato registradas en el sistema; para ello, el usuario debe hacer clic en la casilla de verificación cuyo texto asociado es Modalidades de contratación, con lo cual se seleccionan en forma automática todas las modalidades que existen de contratos, que están registradas en el sistema y que se visualizan en la parte inferior de la casilla de modalidades de contratación. Si el usuario desea ejecutar la consulta para una modalidad en particular, debe seleccionar (hacer clic) la casilla de verificación con el nombre de la modalidad correspondiente. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y que hace referencia al número, a la modalidad, al estado, a la fecha de firma, al monto, y la casilla activo. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Informe Financiero de Convenio

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información financiera de los convenios realizados por la instituición . Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario indica las fechas de inicio y fin sobre las cuales desea ejecutar la consulta. Tenga en cuenta que también puede omitir estos criterios de búsqueda. Luego debe hacer clic en Buscar.

Se muestra a continuación la información relacionada con los criterios ingresados. La consulta se realiza teniendo en cuenta las fechas de inicio y fin de los convenios, y que estén vinculadas a convenios con fecha de firma. Se visualiza el número, el título, el monto inicial, las adiciones, el monto total, los ingresos y el saldo. Para guardar la información que se presenta en pantalla el usuario debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Plantilla

Funcionalidad por medio de la cual el usuario autorizado consulta o imprime los datos de las plantillas existentes para los procesos de contratación. Al hacer clic en este icono se muestra la siguiente pantalla, en la cual el usuario debe elegir una de las opciones del combo que contiene los nombres de las plantillas existentes. Seleccionada la plantilla haga clic en Buscar.

Se visualiza las diferentes cláusulas asociadas a la plantilla especificada. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Cuentas Bancarias

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las cuentas bancarias que han sido vinculadas a los diferentes procesos de contratación (contratos y convenios) Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario debe seleccionar del combo el tipo de documento, es decir, especificar si es un contrato o un convenio. Luego debe seleccionar del combo el banco y la sucursal para el cual desea ejecutar la consulta (esta información que se visualiza se gestiona por el módulo Parámetros Generales / Bancos). A continuación se listan todas las cuentas bancarias asociadas al banco seleccionado (recuerde que esta información que se lista es la que se ingresa por el módulo de parámetros generales /tablas básicas/cuentas bancarias). Así mismo, debe seleccionar la cuenta bancaria que desea consultar. Se puede ejecutar la consulta para todas las cuentas bancarias registradas en el sistema; para ello, el usuario debe hacer clic en la casilla de verificación y cuyo texto asociado es Número, con lo cual se seleccionan en forma automática todas las cuentas listadas en pantalla. Si el usuario desea ejecutar la consulta para un tipo en particular, debe seleccionar (hacer clic) la casilla de verificación que contiene el número y nombre de la cuenta correspondiente. Ingrese estos datos y haga clic en el botón Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y que hace referencia al número del contrato o convenio, a la modalidad de contratación o tipo de convenio, a la fecha de firma, al banco, la sucursal, el tipo de cuenta y al número de cuenta. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Contratos en Proceso

Funcionalidad que permite obtener información sobre los contratos que se encuentran vinculados a una determinada solicitud de servicio y / o bien, realizada por una unidad administrativa en particular. Allí se visualiza la evolución de la solicitud hasta su etapa de contratación. Cuando se ingresa, el usuario debe indicar la unidad administrativa para la cual desea ejecutar la consulta. Para seleccionar la unidad debe hacer clic en el control de la lupa y con ello se despliega una nueva ventana, donde se listan las unidades vinculadas al tipo seleccionado.

Seleccionada la unidad haga clic en Buscar y con ello se listan los contratos vinculados a esa unidad. Allí se visualiza el número, el objeto, la modalidad, el estado y la fecha de la solicitud. Si desea conocer más información sobre el contrato, seleccione uno de los listados en pantalla y haga clic en Ver.

Con ello se muestran los datos básicos del contrato y el estado de los requerimientos vinculados a cada una de las etapas por las que pasa el mismo. Si el usuario desea guardar la información que aparece en pantalla debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Propuesta Contrato

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las propuestas registradas por los oferentes cuando el proceso de contratación se realiza por licitación. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario indica las fechas de inicio y fin sobre las cuales desea ejecutar la consulta. Tenga en cuenta que tambén puede omitir estos criterios de búsqueda. Luego debe hacer clic en Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. La consulta se realiza teniendo en cuenta las fechas de inicio y fin de las propuestas, y que estén vinculadas a contratos con fecha de firma. Se visualiza el nombre de la propuesta, el oferente, el valor, la fecha inicial, fecha final y el estado. Seleccione la propuesta que desea consultar y haga clic en el botón Ver.

Se muestra, entonces, información asociada a la propuesta. Los datos que se visualizan corresponden al número, nombre, fecha de presentación, descripción, valor, fecha inicial, fecha final, estado y oferente tipo de persona, y fecha de inscripción de la propuesta. Si desea guardar la información de la propuesta, que se muestra en pantalla, sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Consultar Audiencias

Esta Funcionalidad permite al usuario consultar las audiencias realizadas en cada etapa de una convocatoria. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar la búsqueda por número, tipo de convocatoria, tipo de configuración del proceso, proceso, tipo de audiencias y por el rango de fechas en que se realizó la audiencia. El usuario debe tener en cuenta que el proceso y tipo de audiencia se relaciona con los parámetros establecidos a tipo de configuración del proceso. Indique los datos que considere necesarios para realizar la búsqueda y haga clic en Buscar. Puede, también, dejar de ingresar alguno de esos parámetros y hacer directamente clic en el botón Buscar, con lo cual se listan todos los contratos registrados.

Se visualiza a continuación la información relacionada al tipo de audiencia que se realizó en cada convocatoria. Se lista la convocatoria con su respectivo número, tipo, fecha, valor pliego y valor prepliego, igualmente se observa en pantalla la lista de audiencias donde se relaciona el tipo el lugar y la fecha. Si desea guardar la información que se muestra en pantalla sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co