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Contratación - Administrador

Contratación Adminitrador - Ayuda General. Versión 1.0
Julio 2007

Con esta funcionalidad se permite configurar el aplicativo y tener acceso a todas las opciones relacionadas con los diferentes procesos de contratación que realiza la institución.

Cuando ingresa al index de administrador, el usuario encontrará una serie de funcionalidades que le permitirán tener control y acceso a los procesos de contratación, así como definir la información básica que debe ser gestionada para que el aplicativo funcione de acuerdo a los lineamientos definidos.

TABLAS BÁSICAS

Con esta funcionalidad el usuario tiene la oportunidad de ingresar la información relacionada con las inhabilidades, Tipos de Actas, Tipos de Pólizas, Tipos de Convocatoria, Tipos de Adición, Audiencias, entre otras. Esta Información debe ser ingresada, para ejecutar posteriormente los otros procesos que están involucrados en los procedimientos de contratación. Esta funcionalidad le permite al usuario parametrizar la información requerida para ejecutar los diferentes index que hacen parte del aplicativo de contratos.

Cuando se ingresa a este menú se despliega la siguiente ventana que contiene una serie de funcionalidades cuyo objeto es permitir al usuario con el rol de administrador, gestionar la información básica requerida para dar inicio al aplicativo.

Modalidad Contratación

Esta funcionalidad permite al usuario gestionar cada uno de los tipos de contratación que maneja la institución, como por ejemplo: Arrendamientos, Contratos de obras, Comodato o Préstamo de uso, entre otros.

El aplicativo permite realizar la búsqueda ingresando un parámetro en el cuadro de texto que corresponde al ítem de nombre, u omitir esta información (con lo cual se mostrarán todos los registros de modalidades de contratación procesados hasta el momento). Luego debe hacer clic en la opción Buscar.

Se visualiza en pantalla información asociada a los criterios especificados, se lista el nombre de la modalidad de contratación, la descripción, el porcentaje mínimo de anticipo, el porcentaje máximo de anticipo, la clase (si corresponde a compras, a vinculación fija o a vinculación indefinida)el instructivo (archivo en pdf). Tenga en cuenta que si la modalidad de contratación es de compras, cuando registre un proceso de contratación utilizando esta modalidad, le permitirá seleccionar los artículos que hacen parte del inventario y que serán adquiridos con el respectivo contrato. En la parte inferior derecha encontramos los botones Agregar, Modificar, y Eliminar, que nos servirán de ayuda para tramitar un registro.

Opción Agregar

Esta opción le permite al usuario adicionar una modalidad de contratación al sistema. Ingrese el nombre de la modalidad (información obligatoria), el porcentaje mínimo y máximo de anticipo (el máximo valor es 100; este dato es opcional y si no se ingresa el aplicativo asume cero como porcentaje), la descripción del tipo de modalidad (información opcional), y elija la clase dando clic en la flecha que se encuentra al lado derecho de este campo. El botón examinar permite seleccionar un archivo en formato pdf, que contenga un instructivo del proceso de contratación a que hace referencia la modalidad que se está ingresando. Tenga en cuenta que el tamaño del archivo no puede superar los 10 MB, y el número de caracteres del nombre no puede superar los 50. Una vez gestionada esta ventana haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Esta opción le permite al usuario actualizar las modalidades de contratación existentes en el sistema. Seleccione, de los listados en pantalla, el registro que desea actualizar y haga clic en Modificar. Se muestra una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Allí el usuario realiza las modificaciones que considere pertinentes.

Opción Eliminar

Debe seleccionar el registro que desea borrar, de los listados en pantalla, y luego hacer clic en Eliminar. Con ello se genera un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Parámetros de Contratación

Funcionalidad en la que el usuario autorizado parametriza la información relacionada los con los grupos de documentos que se deben asociar a cada uno de los procesos de contratación, así como también, se define el porcentaje de calificación de las propuestas y del oferente, y la información de la unidad (dependencia) a donde se deben enviar las solicitudes de CDP

Opción Modificar

Luego de hacer clic en el botón Buscar se muestran en pantalla los datos de los parámetros registrados para el año elegido. Si el año no tiene registro simplemente se muestra en forma vacía.

Indique el valor máximo que puede tener una convocatoria. Esta información se debe ingresar en cantidad de salarios mínimos (puede ser un valor decimal). Igualmente, debe especificar el porcentaje de calidad del oferente (recuerde que el administrador del sistema deberá otorgar una calificación al oferente, y para ello se utiliza el menú personas; este porcentaje se aplica a dicha calificación para obtener una nota y evaluar la(s) propuestas que presente el oferente a los diferentes procesos de convocatorias). Así mismo, debe ingresar el porcentaje de valor de la propuesta (información utilizada para obtener una nota con respecto a los montos definidos en las propuesta) y definir el grupo de documentos que afectará cada uno de los procesos de contratación.

Cuando se realiza una solicitud el aplicativo envía un correo indicando que se realice un CDP, esto siempre y cuando se chequee la casilla de verificación "confirmación de correo electrónico de la orden CDP". Para esto se debe definir la unidad administrativa a la cual se debe enviar esta información. Se debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se genera una nueva ventana, donde el usuario debe seleccionar el tipo de unidad (al seleccionar la unidad aparece automáticamente el correo electrónico). Especifique, a su vez, la dirección electrónica de correo del sistema desde la cual se enviarán todas las solicitudes de CDP, y la cual será usada para enviar información a los participantes en los procesos de contratación, como es el caso de alertas sobre el vencimiento de términos, información a los oferentes que salieron favorecidos en los procesos de convocatoria, entre otras. Ingresados los datos solicitados, haga clic en Registrar.

Tipo Persona Contratación

Esta funcionalidad le permite al usuario autorizado gestionar los distintos tipos de personas que pueden participar en un contrato o en una convocatoria. Éstas pueden ser: personas naturales, jurídicas, de agremiación, de unión temporal, etc.

Al usuario seleccionar la opción correspondiente se despliega la siguiente ventana, que contiene los tipos de personas creadas previamente y los botones de Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

Esta opción le permite al usuario adicionar un tipo de persona para participar en un contrato o en una convocatoria. Se muestra la siguiente ventana para gestionar los datos del tipo de persona que desea vincular.

Opción Modificar

Permite al usuario actualizar los datos ingresados para designar el tipo de persona. Para utilizar esta opción, debe seleccionar inicialmente uno de los registros listados en pantalla y luego hacer clic en el botón Modificar. Una vez realizados los cambios correspondientes el usuario debe dar clic en Registrar.

Opción Eliminar

Esta opción le permite al usuario borrar un tipo de persona de contratación. Para ello, debe seleccionar el registro que corresponde al tipo de persona que requiere borrar y luego hace clic en Eliminar. En seguida se genera un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso. De ser afirmativa la respuesta hace clic en Aceptar, en caso contrario hace uso del botón Cancelar.

Plan Institucional

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar los nombres de los lineamientos o políticas que orientarán a la institución educativa en sus acciones durante los próximos años y deben respaldar un proceso de contratación.

Al ingresar a esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, que le permite al usuario realizar la consulta por Nombre del plan institucional (se puede dejar de
ingresar esta información y hacer clic directamente en el botón Buscar, con lo cual se listan todos los registros procesados en el sistema hasta el momento).

A continuación se lista los planes registrados con anterioridad y los botones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

Utilice esta opción cuando desee adicionar un plan institucional. El usuario debe especificar el nombre del plan institucional en el cuadro de texto que corresponde al ítem nombre, e ingresar la descripción (información que es opcional). Definidos estos datos haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Utilice esta opción cuando desee actualizar los planes institucionales que se ingresaron al sistema. El usuario debe seleccionar el registro que corresponde al plan institucional, de los listados en pantalla, y hacer clic en Modificar. En seguida se muestra la información relacionada con el ítem especificado.

Opción Eliminar

Debe seleccionar el registro que desea borrar, de los listados en pantalla, y luego hacer clic en Eliminar. Con ello se genera un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Inhabilidades

Esta funcionalidad permite gestionar al usuario las faltas de aptitud jurídica que impiden a alguien ejercer un derecho, como para contratar. Se aplica como consecuencia de haber incurrido en alguna de las causales que señala la Constitución o la ley. Puede ser temporal, por un período de tiempo determinado, o permanente. Recuerde que por el Menú Personas, de este mismo Index, le asocia las inhabilidades a un individuo registrado previamente como persona contratación, evitando que éste participe en los diferentes procesos de contratación.

Al ingresar a esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, que le permite al usuario realizar la consulta por Nombre de la inhabilidad (se puede omitir ingresar esta información y hacer clic directamente en el botón Buscar, con lo cual se listan todos los registros procesados en el sistema hasta el momento).

Se muestra información asociada a los criterios especificados y los botones de Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

Utilice este botón, para ingresar una nueva inhabilidad. Se visualiza la siguiente ventana, en la cual el usuario debe gestionar la información relacionada con el nombre y descripción (información opcional, se puede ingresar máximo 200 caracteres) de la inhabilidad.

Opción Modificar

Permite actualizar los datos de una inhabilidad previamente registrada. Las modificaciones se realizan sobre el nombre y la descripción de la misma. El usuario debe seleccionar el registro que corresponde a la inhabilidad que desea actualizar y hacer clic en Modificar. Se muestra información asociada al registro especificado. Se realizan las modificaciones que se consideren pertinentes y se hace clic en Registrar.

Opción Eliminar

Permite borrar una inhabilidad. Se debe seleccionar el registro que se desea descontinuar de los listados en pantalla y luego hacer clic en Eliminar. En seguida aparece un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co