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Opción Ver: Convenios Relacionados

Icono que permite ver los convenios que han sido relacionados con el convenio en cuestión. Se listan los convenios asociados y para ello se visualiza el número, el título y la fecha de la firma. Si el usuario desea guardar la información que se presenta en pantalla debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Los demás iconos muestran datos asociados con las Actas, Pólizas, Adiciones, Plantilla, Pagos, Cuentas bancarias, Preguntas y Respuestas, Requerimientos, Documento Soporte, Liquidación, Documentación, y Estampillas. El funcionamiento es el mismo al descrito en la funcionalidad Contratos como contratante, Opción Ver.

Opción Agregar

El sistema solicita los datos de número de Convenio (número que no puede ser repetido para el mismo año), año, estado inicial (El estado inicial con que se crea el convenio es el que se define por tablas básicas /estados convenio como estado inicial), Tipo de Convenio (Esta información se gestiona por tablas básicas / Tipo convenios), Origen del Convenio ( Se elige del combo cualquiera de estas dos opciones: Propuesta Ofrecida o Propuesta Recibida, el sistema automáticamente habilita el cuadro inferior con el nombre del origen seleccionado en origen convenio. Allí asociamos la información correspondiente dando clic en el control de la Lupa), Monto (valor del convenio), Fecha inicial, fecha final y de firma del convenio, Lugar de Cumplimiento (aquí gestionamos los datos de Código País, Nombre del país, Código Departamento, Nombre del Departamento, Código Ciudad y Nombre ciudad), y título del convenio. Ingrese esta información y haga clic en Registrar.

Tenga en cuenta que las propuestas se gestionan por el icono de Convenios / Propuesta Convenios. Para seleccionar la propuesta recibida (son las propuestas que llegan a la universidad de otras instituciones), el usuario debe ingresar el nombre de la misma, o parte de éste, o también, puede omitir este parámetro (si hace esto, se muestra el listado completo de propuestas ofrecidas). Luego debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se muestra una ventana con información asociada a los criterios previamente ingresados. Allí seleccione la propuesta que desea vincular al convenio. El mismo proceso se debe ejecutar para seleccionar la propuesta ofrecida.

Opción Modificar

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de contratos para actualizar, y hacer clic en Modificar. Recuerde que para modificar un contrato, éste no puede haber sido liquidado. En la ventana se visualiza el número del convenio, el año, el título, la fecha de firma y el estado del convenio. El usuario podrá realizar las respectivas modificaciones utilizando las funcionalidades de: datos, personas convenios, convenios relacionados, actas, pólizas, adiciones, plantilla, pagos, cuentas bancarias, preguntas y respuestas, requerimientos, documentos soporte, liquidación, documentación y estampillas.

Opcion Modificar: Datos

Esta funcionalidad le permite al usuario modificar los datos que se agregan inicialmente al crear el convenio. El usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes sobre los datos relacionados con el año, tipo de convenio, origen del convenio (propuesta ofrecida o propuesta recibida), monto, fecha inicial, fecha final, fecha de firma (si no ha sido registrada previamente), lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad) y título del convenio. Tenga en cuenta que si el convenio ya tiene fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, para realizar las modificaciones, el aplicativo solicita el soporte: Tipo del documento soporte que avala las modificaciones y el Número. Para seleccionar el soporte debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se activa la siguiente una ventana que contiene los datos registrados por la opción documento soporte, para el contrato en cuestión. Seleccione el documento. Ingresadas las actualizaciones que considere pertinentes haga clic en el botón Registrar.

Opción Modificar: Personas Convenio

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar los individuos o entidades que participan en un convenio como participantes o coordinadores. Es de aclarar que previamente se debió gestionar la información de estas personas por el menú de personas. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde se muestra información relacionada con las personas vinculadas al contrato y los botones de Agregar y Eliminar. Se lista la Identificación, el Nombre, la Fecha de ingreso (momento en el cual se vincula como participante activo en el proceso de contratación) y el Tipo de persona (participante, coordinador. Esta información no tiene gestión por el aplicativo).

Opción Agregar

Para vincular una nueva persona al contrato, debe especificar el nombre (o parte de éste) y luego hacer clic en el control de la lupa . Se genera, entonces, una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el nombre de la persona. Indique el soporte para realizar estas modificaciones, información que es solicitada siempre y cuando el convenio ya haya sido firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema). En caso contrario, esta información no se solicita (es decir, no se visualiza). Especificados estos datos haga clic en Agregar.

Opción Eliminar

Si desea borrar una persona vinculada al contrato, debe primero seleccionar ésta y luego hacer clic en Eliminar. Si el contrato ya fue firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema), el aplicativo solicita datos de soporte para efectuar el proceso. Se muestra, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de efectuar las eliminaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Recuerde que la información de los documentos que respaldan las modificaciones a un convenio firmado se deben gestionar por este menú con la opción de Modificar / Documento soporte. Para seleccionar el número del documento que respalda la modificación, haga clic en el control de búsqueda de la lupa y con ello se genera un listado de los documentos creados para el tipo especificado; seleccione el que desea.

Opción Modificar: Convenios Relacionados

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar las relaciones de los convenios registrados. En la ventana se visualizan los convenios que se encuentran relacionados al convenio especificado. El usuario podrá gestionar los convenios que requieran enlazar utilizando las opciones de Agregar y Eliminar.

Para establecer una nueva relación con un convenio, el usuario debe ingresar el número del convenio o ignorar este parámetro. Luego debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se muestra un listado de los convenios registrados y firmados, que coincidan con los criterios ingresados para elaborar la búsqueda. Si no ingresó algún parámetro el aplicativo le muestra un listado general de los convenios existentes y firmados; seleccione el convenio que desea vincular. Luego haga clic en Agregar.

Opción Eliminar

Si desea eliminar un convenio de los relacionados previamente al convenio padre (es decir, al cual se está haciendo referencia), debe primero seleccionar éste y luego hacer clic en Eliminar. Se activa, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de efectuar las modificaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Modificar: Requerimientos

Esta funcionalidad le permite al usuario cambiar el estado a los requerimientos que se asocian a los convenios. Recuerde que estos requisitos se asocian automáticamente al convenio al momento de su creación y se colocan en estado de no cumplido. Los requisitos que se vinculan al convenio corresponden a los definidos en tablas básicas / procesos de contratación, y han sido vinculados al tipo de proceso de Convenios. Se visualiza una ventana que contiene el nombre del requerimiento, el estado (cumplido o no cumplido) y el botón Modificar. Recuerde que no puede asociar por el aplicativo requerimiento, a un convenio luego de crearlo.

Si desea modificar el estado de un requerimiento, debe primero seleccionar éste, y hacer clic en el botón Modificar, para activarla o desactivarla, según sea el caso. Si desea indicar que el requerimiento no se ha cumplido debe aparecer el símbolo de la x frente al mismo. No olvide que por defecto el aplicativo coloca los requerimientos en estado no cumplido. Para indicar que el mismo se ha realizado, Ingresada esta información haga clic en Modificar.

Opción Modificar: Documentos Soporte

Funcionalidad que permite al usuario gestionar la información de los documentos que avalan las modificaciones realizadas luego de haberse dado inicio al convenio en particular. Se puede realizar la consulta por el número del documento o por un rango de fechas (si define este criterio el aplicativo compara contra la fecha de emisión del documento, para hacer la búsqueda). Además, se puede hacer esta consulta sin necesidad de ingresar ningún criterio. Indique la información y haga clic en Buscar.

Se listan los documentos asociados a los criterios especificados y para cada uno de ellos se muestra la siguiente información: Número, Tipo de documento, Fecha de emisión y fecha de ingreso, el nombre del archivo que contiene el detalle del mismo y los botones de Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver

Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado, se visualiza el Número, el tipo de documento soporte y la descripción, así como el tipo de documento con su respectivo número y fecha de emisión.

Para visualizar la siguiente ventana el usuario debe dar clic en el link que aparece en Ver Documento/Ver, seguidamente se muestra la información asociada al documento. Para conocer el contenido del documentos haga clic en sobre el nombre del archivo.

Opción Agregar

Para ingresar un nuevo documento que respalde las modificaciones realizadas a los contratos, debe digitar el número, el tipo de documento soporte (información que no tiene gestión por el aplicativo), y hacer clic en el control de la lupa para buscar el tipo de documento que previamente se adiciono al sistema por el módulo Documentación/Documentos. Una vez ingresados los datos haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Seleccione el documento que desea actualizar y haga clic en Modificar. Con ello se genera una nueva ventana con información relacionada al registro especificado y se visualizan los siguientes datos: Número, Tipo de documento soporte y Tipo Documento con sus respectivos datos como número, tipo documento y fecha emisión. Haga las modificaciones correspondientes y haga clic en Registrar.

Opción Eliminar

Seleccione el documento que desea borrar y haga clic en Eliminar. Con ello se genera una nueva ventana con información relacionada al registro especificado y se visualizan los siguientes datos: Tipo de documento, Descripción, Fecha de emisión y fecha de ingreso, y el nombre del archivo que contiene el detalle del mismo. Verifique los datos y haga clic en Eliminar.

Opción Modificar: Documentación

Funcionalidad que permite al usuario gestionar los documentos anexos al convenio. Al hacer clic en este icono se visualiza la siguiente ventana, que contiene la lista de documentos vinculados al convenio. Para ellos se despliega la siguiente información: descripción, fecha de emisión, fecha de ingreso, Archivo y estado (activo se representa con el símbolo, en caso contrario con el símbolo ) y los botones de Ver, Agregar y Eliminar.

Para vincular un nuevo documento al convenio el usuario debe ingresar los datos solicitados, tales como: la descripción general del documento, la fecha de emisión, fecha de ingreso, el archivo que contiene el texto del documento y la casilla Activo. Para agregar el documento dé clic en el control de la lupa que aparece junto al campo número, asocie el documento y pulse Registrar

Opción Ver

Si desea conocer más información sobre un documento en particular, seleccione este de los listados en pantalla y haga clic en Ver. Con ello se visualiza la siguiente ventana que contiene datos del registro especificado; se muestra la información de tipo de documento, tipología, código, fecha de emisión, fecha de ingreso, descripción, archivo, dependencia, estado, restringido y la ubicación física del documento. Para ver el contenido del documento sólo debe hacer clic en el link del nombre del archivo.

Opción Eliminar

Seleccione el documento que desea borrar y haga clic en Eliminar. Se genera, entonces, un mensaje para confirmar si está seguro de eliminar el documento; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Anular

Para anular un convenio, el usuario debe inicialmente seleccionar uno de los listados en pantalla y luego hacer clic en Anular. Se activa, entonces, la siguiente pantalla, donde se muestra información relacionada con el convenio. Verifique los datos y si está seguro de realizar el proceso haga clic en Registrar. Sólo se puede anular un convenio que no haya sido firmado, es decir, que no se le haya ingresado fecha de firma. En seguida se visualiza información relacionada con el número, año, estado inicial, tipo de convenio, origen del convenio (propuesta ofrecida o propuesta recibida), adición, monto, fecha inicial, fecha final, fecha de firma, lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad), título y participantes del convenio.

Propuesta Convenio

Funcionalidad que permite al usuario con el rol de administrador, gestionar la información de las propuestas ofrecidas y recibidas en la institución.

En la ventana se visualizan las siguientes funcionalidades: Propuesta de convenio, obtener propuestas y recepción de propuestas.

Propuesta Convenio

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar la información de las propuestas que realizan las diferentes dependencias de la institución y que posteriormente serán ofrecidas a otras instituciones o entidades para establecer futuros convenios. En la ventana que se despliega el usuario puede realizar la consulta de las propuestas, utilizando como criterio de búsqueda las fechas de presentación de la propuesta. Luego debe hacer clic en Buscar. Tenga presente que también puede realizar la consulta sin ingresar ningún criterio para ella.

En la ventana se visualiza el nombre de la propuesta, la fecha inicial y final del convenio, la fecha de la presentación de la propuesta, el respectivo valor, estado, estado ofrecimiento y las opciones de Ver, Dependencias, Agregar, Modificar.

Opción Ver

Para utilizar este botón, el usuario debe inicialmente seleccionar la propuesta que desea consultar y hacer clic en el botón Ver. Se visualiza, entonces, el nombre de la propuesta, la fecha de la presentación, el valor, la fecha inicial y final, la descripción de la propuesta, las dependencias (vinculadas en la propuesta), el número, tipo de documento, la fecha emisión y la opción Ver documento (al dar clic en el link se despliega una ventana con información detallada del documento, y con el archivo para descargar). Si el usuario lo desea puede guardar la información que aparece en pantalla dando clic en el botón Descargar PDF.

Opción Dependencias

Se debe seleccionar la propuesta y luego hacer clic en Dependencias, para gestionar la información de las dependencias que participan en la propuesta que se ofrecerá para un posterior convenio con otras instituciones. Se visualiza el nombre de la propuesta, la fecha inicial, fecha final, el valor, el listado de dependencias previamente asociadas a la propuesta, y los botones de Agregar y Eliminar.

Opción Agregar

Para ingresar una nueva dependencia, el usuario debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello se muestra una pantalla en la que debe seleccionar la unidad (información que se gestiona por el módulo de talento humano o por Académico, Recursos académicos / Carga administrativa / Unidades) que se verá reflejada en pantalla, luego haga clic en el botón Agregar.

Si desea eliminar una dependencia vinculada a la propuesta, debe primero seleccionar ésta y luego hacer clic en Eliminar. Se activa un mensaje para indicar si está seguro de efectuar las modificaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Agregar

Utilice este botón para registrar una nueva propuesta remitida por las dependencias para enviar a otras entidades buscando establecer futuros convenios. El usuario gestiona los datos de Nombre, Fecha de la propuesta, Valor, Fecha inicial y final, Descripción de la propuesta y el Tipo de documento (se listan los tipos de documentos relacionados con el grupo definido en el ítem de convenios en la funcionalidad de Parámetros de contracción), Descripción del documento y Fecha de emisión.

Para adicionar un tipo de documento a la propuesta, se debe dar clic en el control de la lupa, con lo cual se genera la siguiente ventana donde se gestiona los datos de Código, Descripción, Fecha Emisión Inicial, Fecha Emisión Final, Dependencia (campos opcionales), Serie Documental, Sub-Serie Documental y Tipología Documental, para buscar el documento que se asociará a la propuesta convenio. Definidos estos datos damos clic en el botón Buscar.

A continuación aparece los resultados definidos en los criterios de búsqueda. En pantalla se ve la información correspondiente a la lista de documentos que se han adicionado al sistema con su respectivo código, descripción, tipo estado, fecha emisión y la opción ver. Recuerde que para asociar el documento a la propuesta convenio el usuario debe dar clic en la imagen de la flecha azul que aparece al lado izquierdo de la columna Código.

Una vez el usuario da clic en la imagen de las gafas que aparecen al lado izquierdo de la columna Fecha Emisión, se despliega la siguiente ventana con los datos del documento seleccionado. Para descargar el archivo basta con dar clic en el nombre del mismo.

Opción Modificar

Para utilizar esta opción, el usuario debe hacer clic en la propuesta que desea actualizar y luego en el botón Modificar. Se visualiza, entonces, la información relacionada con el registro especificado, la cual corresponde al nombre de la propuesta, la fecha de presentación, el valor, la fecha inicial, la fecha final y la descripción de la propuesta, que son datos relacionados con el documento que respalda la misma. El usuario realiza las modificaciones que considere pertinentes y hace clic en Registrar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co