Ayuda General - Contratación Administrador - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Observaciones

Esta funcionalidad le permite al usuario hacer el mantenimiento a las observaciones que se anexan a las convocatorias en un proceso de contratación, por parte de los participantes (oferentes) o por las personas interesadas en el proceso pero que no participan directamente. Estos últimos tienen acceso a conocer detalles de los procesos de licitación, ingresando por el link de convocatoria en línea, ubicado en el portal de la institución. Al ingresar a esta funcionalidad, se listan las observaciones realizadas, el nombre de la persona y el correo electrónico de quien realizó la observación, así como los botones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

En la ventana que se despliega, el usuario debe ingresar el texto de la observación, seleccionar la persona que realiza la observación y la fecha en que se realiza la misma. Para seleccionar la persona que realiza la observación, el usuario debe ingresar un nombre u omitir este parámetro y luego debe hacer clic en el control de la lupa, con lo cual se muestra información asociada a los criterios. Si no ingresó ningún nombre, el aplicativo muestra los datos de todas las personas que están registradas en el sistema y que pueden participar en un proceso de contratación. Seleccione la persona que desea y el aplicativo muestra el correo electrónico asociado a la misma. (La información de la persona natural o jurídica se puede actualizar por el menú de Personas). Ingresados los datos se hace clic en Registrar

Opción Modificar

El usuario debe inicialmente seleccionar la observación que desea modificar y luego hacer uso del botón Modificar. Se genera, entonces, una nueva ventana con la información del registro seleccionado. El usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes y proceder a dar clic en el botón Registrar.

Opción Eliminar

Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje preguntando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro. De ser negativa la respuesta, debe hacer clic en Cancelar, de lo contrario, en Aceptar.

Opción RESPONDER OBSERVACIONES

Esta funcionalidad le permite al usuario responder las observaciones que se anexan a las convocatorias en un proceso de contratación. Al hacer clic en esta funcionalidad se muestra la siguiente ventana en la cual el usuario podrá gestionar la información de las respuestas. Tenga en cuenta que para usar esta opción debe haberse ingresado las respectivas observaciones.

Para responder una observación, primero debe seleccionar una de las listadas en pantalla y luego hacer clic en el botón de Responder Observaciones. Se muestra, entonces, la siguiente ventana, donde se debe ingresar la respuesta a la observación y la fecha en que se da la respuesta. Ingresada esta información haga clic en Registrar.

PERSONAS
Esta funcionalidad le permite al usuario ingresar información relacionada con las personas naturales o jurídicas con las que la institución educativa lleva a cabo procesos de contratación. Al ingresar a esta funcionalidad se genera la siguiente ventana:

En la ventana que se visualiza, el usuario tiene tres criterios de búsqueda para elaborar la consulta; ellos son: Por Nombre, Documento y Tipo de Persona. Los datos de nombre y documento son opcionales, el usuario puede realizar la búsqueda indicando solamente el tipo de persona, y posteriormente hacer clic en el botón Buscar.

Se muestra una nueva ventana que contiene información asociada a los criterios especificados. Se visualiza el tipo de documento, la identificación, el nombre, y el tipo de persona y los botones de Inhabilitar y Modificar.

Opción INHABILITAR

Utilice este botón para invalidar la participación de una persona o entidad en un proceso de contratación. Para ello, debe seleccionar un registro de los listados en pantalla y hacer clic en Inhabilitar. Se genera, entonces, una nueva ventana que contiene el tipo y número de documento de identificación, el nombre de la persona o entidad, el tipo de persona. Se listan, además, las inhabilidades previamente ingresadas, indicando para cada una de ellas el nombre, la fecha de inicio y fin de la misma. El usuario debe indicar el tipo de inhabilidad (seleccionando del combo respectivo; la información que allí se lista corresponde a la previamente ingresada por el menú tablas básicas / inhabilidades), la fecha de inicio y fin de la inhabilidad, y hacer clic Agregar.

Opción Eliminar

Si el usuario desea eliminar una inhabilidad previamente asignada a una persona o entidad, debe seleccionar el tipo de inhabilidad y hacer clic en Eliminar. Con ello se activa un mensaje para indicar si está seguro de efectuar las modificaciones.

De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Modificar Estado Persona

Permite realizar actualizaciones sobre datos como el Tipo Persona Contratación y el Estado Actual (Activo, Inactivo), para el registro seleccionado. Este icono se lista para todos los tipos de personas. Recuerde que para que una persona pueda participar en un proceso de contratación debe ser activada, usando esta funcionalidad.

Verificar Requisitos

Permite al usuario verificar los documentos exigidos como requisitos a las entidades o personas que participan en los procesos de licitación. Se listan los documentos que han sido previamente ingresados por el oferente. Recuerde que los requisitos se definen por el menú tablas básicas – Requisitos oferentes, y que los participantes en los procesos de licitación, ingresan los documentos usando el módulo de oferente en línea.

Si desea conocer información más detallada del requisito, seleccione éste y haga clic en Ver. Con ello se despliega una nueva ventana que contiene el archivo que contiene el detalle del documento. Si desea conocer el texto del documento debe hacer clic en el link del nombre del archivo.

Estados Rol

Permite al usuario cambiar el estado al rol. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, que contiene el tipo de documento, la identificación y el nombre de la persona, así como el tipo de persona. Seleccione del combo el nuevo estado para el rol y haga clic en Registrar.

Ingresar Participantes

Funcionalidad que le permite al usuario agregar los socios o participantes para entidades creadas usando un tipo de persona que fue definido como participante. Tenga en cuenta que los tipos de personas se crean por el menú de tablas básicas – Tipo persona contratación. Al hacer clic en este icono se lista los participantes previamente vinculados a la entidad, y los botones de Agregar, Modificar y Cambiar Estado.

Opción Agregar

Para vincular un nuevo participante utilice el botón Agregar. Con ello se genera la siguiente ventana, donde debe especificar la persona con documento y nombre haciendo clic en la lupa donde se lista las personas que desea vincular como participante. Seleccione la persona y haga clic en Continuar.

Ingrese el porcentaje de participación y haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Debe seleccionar la persona que desea modificar de las vinculadas como participantes y luego hacer clic en Modificar. Con ello se despliega la siguiente ventana, donde podrá actualizar la información personal. El usuario realiza las modificaciones que considere pertinentes y hace clic en Registrar.

Opción Cambiar Estado

Debe seleccionar la persona a la que desea modificarle el estado, de las vinculadas como participantes y luego hacer clic en Cambiar estado. Con ello se despliega un mensaje indicando si está seguro de cambiar el estado. Si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar. Si hizo clic en Aceptar se genera un nuevo mensaje indicando que el proceso se ejecutó con éxito.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co