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Procesos de Contratación

Esta funcionalidad le permite desglosar las etapas de contratación en cada uno de los procesos de contratación que la institución tiene habilitados.

El aplicativo le ofrece al usuario la posibilidad de buscar los procesos de contratación; para ello, debe ingresar el nombre del proyecto y / o Etapa del proceso (información que se ingresa por la opción de tablas básicas / Etapas de contratación). También puede hacer caso omiso de estos parámetros (con lo cual se visualizará toda la información registrada hasta el momento); luego debe hacer clic en el botón Buscar.

A continuación se despliega en pantalla información relacionada con los datos suministrados y los botones de Ver, Agregar, Modificar, Requerimiento y Eliminar.

Opción Ver

Para usar esta opción, el usuario debe seleccionar el registro que desea consultar y luego hacer clic en el botón Ver, con lo cual se muestra información asociada al proceso seleccionado, con datos tales como, nombre, descripción, etapa, tipo y requerimientos que han sido vinculados al mismo, tal y como se muestra a continuación. En la parte inferior derecha del cuadro aparece la opción Descargar PDF, donde el usuario tiene la posibilidad de tener como documento soporte la información que esta en pantalla.

Opción Agregar

El sistema solicita los datos de nombre, descripción (información opcional), tipo de proceso de contratación que se afectará con el procedimiento (solicitud, convocatoria, acta, contrato, convenio. Esta información no tiene gestión), y etapa contratación (información que se gestiona por tablas / etapas de contratación). Ingrese los datos solicitados y haga clic en el botón Registrar.

Opción Modificar

Para utilizar esta opción se debe seleccionar el proceso de contratación que se desea actualizar y luego hacer clic en el botón Modificar. Se muestra información relacionada al registro especificado. Se realizan las modificaciones pertinentes y se hace uso del botón Registrar.

Opción Requerimiento

Este ítem le permite al usuario adicionar requerimientos al proceso de contratación previamente registrado.

En la ventana se visualiza el nombre, la modalidad, la etapa, el tipo, la descripción y el estado del proceso de contratación. Podrá gestionar los requerimientos utilizando las opciones Agregar, Eliminar, Anular y Ver.

Opción Agregar Requerimiento

Si desea incluir un requerimiento a un proceso de tipo acta, debe seleccionar el tipo de acta (esta información se gestiona por tablas básicas / tipos de actas), que se afectará con el requerimiento que se va a incluir. Seleccione ésta del combo correspondiente y haga clic Continuar.

Se genera la siguiente ventana en la que el usuario debe indicar la descripción y la clase de requerimiento (Ninguno, Jurídica, Timbre, Póliza, Publicación, Pago, Liquidación. Estos conceptos no tienen gestión por el aplicativo).

Opción Eliminar Requerimiento

Para eliminar un requisito el usuario debe seleccionar uno de los que se muestran asociados al proceso de contratación y hacer clic en el botón de Eliminar, con lo cual se activa una ventana que contiene información asociada al registro especificado. Verifique esta información.

Haga clic en Eliminar, con lo cual se muestra un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso. De ser afirmativa la respuesta el usuario hace clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Anular Requerimiento

Para anular un requisito el usuario debe seleccionar uno de los que se muestran asociados al proceso de contratación y hacer clic en el botón de Anular, con lo cual se activa una ventana que contien e información asociado al registro especificado. Verifique esta información.

Haga clic en Anular, con lo cual se muestra un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso. De ser afirmativa la respuesta el usuario hace clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Ver Requerimiento P

Para ver un requerimiento, el usuario debe hacer clic en el botón Ver. Con ello se despliega una pantalla, en la cual se muestra el registro seleccionado con la Descripción y la Clase que se le asocio en el momento que se ingreso al sistema.

Opción ELIMINAR

Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo muestra datos asociados al registro y el botón Eliminar. Confirme la información y haga uso del botón Eliminar para ejecutar el proceso. Con ello se activa un mensaje preguntando si está seguro de realizar la eliminación. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, de lo contrario, en Cancelar.

Tipos de Acta - Estados de Contrato

Esta funcionalidad le permite asociar un estado inicial y final a un tipo de acta, de forma que cuando al contrato se le vincule un acta, el aplicativo le cambie el estado al mismo, siempre y cuando el acta cumpla con los requerimientos (definidos en los procesos de contratación y creados como de tipo acta) y la fecha a partir de la cual empieza a regir el acta.

El usuario debe seleccionar del combo el tipo de acta (Información que corresponde a la ingresada por tablas básicas / tipo de acta) y luego debe hacer clic en el botón Buscar. Se puede realizar la consulta sin necesidad de ingresar un parámetro para la misma.

Se muestra a continuación información asociada a los criterios especificados para la búsqueda y los botones de Agregar y Eliminar. Se lista el tipo de acta, el estado inicial en que se debe encontrar el contrato para vincularle el tipo de acta y el estado final al cual será llevado el mismo cuando se haga efectiva el acta en cuestión. Recuerde que la información gestionada en esta opción, se utilizará en los procesos de contratación cuando la entidad es contratista o contratante.

Opción Agregar

Para asociar un acta a un estado, el sistema solicita que el usuario seleccione de los combos respectivos el tipo acta, el estado inicial en que se debe encontrar el contrato y el estado final en que se colocará el mismo según el acta. Ingresada la información debe hacer clic en el botón Agregar, con lo cual se visualizará el Tipo de Acta en la lista de la pantalla.

Opción Eliminar

Para suprimir un ítem de los listados en pantalla el usuario debe dar clic en el icono Eliminar con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje preguntando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro. De ser negativa la respuesta debe hacer clic en Cancelar, de lo contrario, en Aceptar.

Tipo de Acta - Estados Convenio

Esta funcionalidad le permite asociar un estado inicial y final a un tipo de acta, de forma que cuando se le vincule al convenio el acta, el aplicativo le cambie el estado al mismo, siempre y cuando el acta cumpla con los requerimientos (definidos en los procesos de contratación y creados como de tipo acta) y la fecha a partir de la cual empieza a regir la misma.

Opción Agregar

Para asociar un acta a un estado, el sistema solicita que el usuario seleccione de los combos respectivos el tipo acta, el estado inicial en que se debe encontrar el convenio y el estado final en que se colocará el mismo según el acta. Ingresada la información debe hacer clic en el botón Agregar.

Opción Eliminar

Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje preguntando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro. De ser negativa la respuesta debe hacer clic en Cancelar, de lo contrario, en Aceptar.

Cláusulas

Esta funcionalidad le permite gestionar las cláusulas que rigen los diferentes procesos de contratación que maneja la institución. Esta información luego es asociada a una plantilla (formato) que se utilizará para la impresión respectiva del documento que respalda el proceso de contratación.

A continuación se despliega una ventana en la que se visualiza el nombre de la cláusula y la descripción. Se muestran, además, los botones de Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

Para ingresar una nueva cláusula, el sistema solicita los datos de nombre y descripción. Esta información es obligatoria. Ingrese los datos solicitados y haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Para utilizar este botón, se debe inicialmente haber seleccionado un registro de los listados en pantalla y luego hacer clic en Modificar. Se muestra una ventana con información al registro seleccionado. Se realizan las modificaciones pertinentes y se hace uso del botón Registrar.

Opción Eliminar

Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje indicando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro. De ser negativa la respuesta debe hacer clic en Cancelar, de lo contrario, en Aceptar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co