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OFRECER PROPUESTAS

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar la información de las propuestas que la institución ofrece a otras entidades. Para ello, previamente se deben haber registrado las propuestas por el ítem anterior.

En la ventana que se despliega el usuario puede realizar la consulta de los ofrecimientos de propuestas por convenio, utilizando como criterio las fechas de ofrecimiento; luego debe hacer clic en Buscar. Tenga en cuenta que puede realizar la consulta sin ingresar parámetros para realizarla.

Se muestra la siguiente pantalla, con información relacionada con los criterios ingresados, y los botones Ver, Cambiar Estado, Agregar, Anular. Se visualiza el nombre de la propuesta, la entidad o institución a quien va dirigida, la fecha y el estado.

Opción Ver

En la ventana se visualiza el nombre de la propuesta y los datos como: la fecha de envio, el estado y la entidad destino con su respectivo Nombre/Razón social, Departamento, Ciudad y País, de la persona a quien se le ofreció la propuesta. Si el usuario desea guardar la información que se presenta en pantalla da clic en el botón Descargar PDF.

Opción Cambiar Estado

Recuerde que para cambiar el estado a una propuesta, ésta no puede estar anulada. Se debe seleccionar una de las propuestas listadas en pantalla y hacer clic en Cambiar Estado. Con ello se activa la siguiente ventana, la cual contiene información relacionada con la propuesta, donde el usuario debe seleccionar del combo el estado al cual pasará la misma (Aceptado, Rechazado y Ofrecido). Inicialmente, las propuestas se crean en estado ofrecido. Seleccione el nuevo estado y haga clic en el botón Registrar.

Opción Agregar

El sistema solicita la propuesta a ofrecer, la fecha en que se ofrece la misma y la entidad a quien va dirigida. Para seleccionar la propuesta, el usuario debe ingresar el nombre y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se listan las propuestas registradas por la funcionalidad, propuesta convenio. Recuerde que puede realizar la consulta sin ingresar ningún parámetro para la búsqueda. De ser así, se listan todas las propuestas registradas. Seleccione la propuesta. Para seleccionar la entidad a quien va dirigida la propuesta, el usuario debe ingresar el nombre y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello se listan los nombres de las personas o entidades que coincidan con los criterios especificados. Recuerde que puede realizar la consulta sin ingresar ningún parámetro para la búsqueda. De ser así, se listan todas las personas registradas que pueden participar en los procesos de contratación. Seleccione la persona o entidad. Ingresados estos datos haga clic en Registrar.

Opción Anular

Se debe seleccionar la propuesta ofrecida que se va a derogar y luego hacer clic en Anular. Se muestra, entonces, una ventana con la información asociada a la propuesta y se visualiza el nombre, la fecha, el estado, la entidad a quien se ofreció la misma. Tenga en cuenta que para derogar un ofrecimiento depropuestas a una institución, el estado de la propuesta debe ser: ofrecido. Verifique los datos y haga clic en Anular.

RECEPCIÓN DE PROPUESTAS

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar la recepción de las propuestas para convenios. Se registran las propuestas que llegan a la institución. En la ventana que se despliega el usuario puede realizar la consulta de las recepciones de propuestas por convenio utilizando como criterio las fechas de recepción de las propuestas. Luego debe hacer clic en Buscar. Recuerde que puede omitir el criterio de búsqueda para realizar la consulta.

Se muestra información asociada con los criterios ingresados y los botones Ver, Cambiar Estado, Agregar, Observaciones.

Opción Ver

En la ventana se visualiza la unidad receptora, la fecha, el estado, la entidad oferente y la descripción de la propuesta (estos datos se ingresaron en la opción Agregar de la presente funcionalidad). El tipo de documento se adiciona en el módulo Documentación/documentos y se asocia igualmente a la recepción de la propuesta en la opción Agregar. Para ver el documento haga clic en el link Ver documento/ver. Si el usuario desea guardarl la información que se ve en pantalla selecciona el botón Descargar PDF.

Opción Cambiar Estado

Para cambiar el estado a una propuesta el usuario debe seleccionar una de las propuestas listadas en pantalla y hacer clic en Cambiar Estado. Con ello se activa la siguiente ventana, que contiene información relacionada con la propuesta y donde el usuario debe seleccionar del combo el estado al cual pasará la propuesta (Aceptado, Rechazado y Recibido). Inicialmente las propuestas cuando se reciben están en estado de Recibido. Seleccione el nuevo estado y haga clic en el botón Registrar.

Opción Agregar

Utilice este botón para registrar una nueva propuesta enviada por una entidad o por una persona a la institución.

Indique la unidad o dependencia de la institución que recibe la propuesta. Para ello, haga clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se genera una ventana en la que debe seleccionar del combo el tipo de unidad (información que se gestiona por el módulo de talento humano o por Académico, Recursos académicos / Carga administrativa / Unidades). En seguida se muestran las unidades vinculadas al tipo de unidad especificada; seleccione la que desea asociar a la propuesta.

Indique la fecha en que se presentó la propuesta, el nombre o razón social de quien realiza la oferta, el valor, la descripción y el documento que contiene el texto de la propuesta. El combo tipo de documento, lista los datos que corresponden al grupo de documentos asociados al ítem de convenios en la funcionalidad de parámetros contratación. Ingresados estos datos haga clic en Registrar.

Para asociar un documento a la recepción de propuesta que se esta gestionando, basta con dar clic en el control de la lupa que aparace en el campo documento. En la siguiente ventana se trámita los campos Código, Descripción, Fecha Emisión Inicial y Final, la Dependencia (Opcionales), la serie documental, la sub-serie documental y la tipología documental (obligatorios).

Definidos los criterios de búsqueda se observa los resultados con los campos código, descripción, tipo estado, fecha emisión, y la opción Ver. Seleccione el documento dando clic en la flecha azul que aparece al lado izquierdo de la columna código. Si el usuario desea detallar la información del documento debe dar clic en la columna ver sobre las gafas.

Opción Observaciones

Para agregar observaciones a una propuesta recibida, el usuario debe seleccionar ésta del listado que se despliega en pantalla y luego hacer clic en Observaciones, con lo cual se muestra una nueva ventana con la información asociada a la propuesta, y los botones de Agregar y Eliminar. Tenga en cuenta que en la opción Ver, el usuario tiene la posibilidad de conocer los detalles que soporta la recepción de la propuesta al igual que descargar el documento.

Para agregar una observación, el usuario debe ingresar la descripción y la fecha de la misma y luego hacer clic en el botón Agregar.

Para eliminar una observación previamente asociada a una propuesta, debe seleccionar ésta del listado y luego hacer clic en el botón Eliminar. Se activa, entonces, un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario, Cancelar. Tenga en cuenta que para borrar una observación debe justificar en la caja de texto descripción el motivo.

CUMPLIMIENTO Y DESARROLLO

Funcionalidad que permite realizar acciones de mantenimiento al cumplimiento y desarrollo de los convenios que estén vigentes. El usuario puede realizar la consulta por número del convenio y / o por fechas. Tenga en cuenta que también se puede omitir esta información, con lo cual se genera un listado de todos los convenios registrados vigentes, con fecha de finalización menor o igual a la del sistema y que no están anulados. Luego debe hacer clic en Buscar. Puede realizar la consulta sin ingresar ningún criterio.

En la ventana se visualiza el número del convenio, el año, el título y la fecha de la firma. El usuario debe seleccionar la opción que corresponde al número del convenio y posteriormente se elegir la opción Gestionar.

Al seleccionar el convenio se muestra una ventana que contiene la información registrada acerca del mismo. El usuario podrá especificar observaciones de cumplimiento, la fecha y un porcentaje del proyecto desarrollado. Ingrese los datos solicitados y haga clic en Registrar.

CONSULTAS E INFORMES

Funcionalidad que le permite al usuario obtener información sobre los procesos de contratación de la institución. Se ofrecen al usuario las siguientes funcionalidades que le permiten conocer información sobre los procesos de contratación.

Polizas

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las pólizas vinculadas tanto a contratos como a convenios. Al hacer clic en este icono, el usuario debe seleccionar el tipo de documento para el que desea ejecutar la consulta (Contratos o Convenios). Tenga en cuenta que puede realizar la búsqueda utilizando únicamente este parámetro, o si lo desea, puede indicar la fecha firma desde y firma hasta. Una vez ingresados estos datos debe hacer clic en el botón Buscar. Para ejecutar la consulta se muestran los contratos cuya fecha de firma se encuentre entre los rangos de fechas definidos por el usuario, si éste indicó criterio de búsqueda de fechas.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón de Ver. Se visualiza, entonces, el número de póliza, el documento, el número documento, el tipo, la fecha de inicio y la fecha fin de la póliza.

Seleccione la póliza que desea consultar y haga clic en el botón Ver. Se muestra, entonces, información asociada a la póliza respectiva. Los datos corresponden al número de la póliza, al tipo, al centro de costo, al nombre y NIT de la compañía de seguros, a la suma asegurada, al valor de la póliza, a la forma de pago, el tipo de documento, a la fecha de emisión y a la información sobre los amparos. Si desea guardar la póliza sólo debe hacer clic en descargar PDF y con ello se activa una ventana con la información del registro.

Actas

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las diferentes actas que se encuentran vinculadas a los procesos de contratación (convenios, contratos). Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario selecciona el proceso de contratación para el cual desea ejecutar la consulta (contratos, convenios) e indica las fechas de inicio y fin relacionadas con el proceso de contratación. Para ejecutar la consulta se muestran los convenios o contratos cuya fecha de inicio y fin del proceso de contratación se encuentren entre los rangos de fechas definidos por el usuario.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualiza el número del contrato o convenio, el documento así como el número, la descripción, el tipo y la fecha del acta.

Seleccione el acta que desea consultar y haga clic en el botón Ver, con lo cual se muestra información asociada al acta respectiva. Los datos que se visualizan corresponden al número, fecha acta, fecha inicio, fecha fin, descripción, tipo, estado inicial y final, y el tipo de documento asociado al acta. Para guardar la información en pantalla, de clic en el botón Descargar PDF.

Si el usuario desea ver detalladamente la información del documento debe dar clic en el link Ver Documento/Ver con lo cual se despliega la siguiente ventana con la información correspondiente el archivo que soporta el acta.

Adiciones

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con las diferentes adiciones que se encuentran vinculadas a los procesos de contratación (convenios, contratos). Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario selecciona el proceso de contratación para el cual desea ejecutar la consulta (contratos, convenios), indica las fechas de inicio y fin relacionadas con el proceso de contratación y hace clic en el botón Buscar. Para ejecutar la consulta se muestran los convenios o contratos cuya fecha de firma se encuentren entre los rangos de fechas definidos por el usuario.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualiza el número adición, el documento (Contrato, Convenio), el número de documento, el tipo de adición, la adición y la fecha de la adición.

Seleccione la adición que desea consultar y haga clic en el botón Ver, con lo cual se muestra información asociada a la adición respectiva. Los datos que se visualizan corresponden al número, tipo, fecha, descripción y observación de la adición, el valor, tiempo, unidad de tiempo y centro de costo. En la opción Descargar PDF, el usuario tiene la posibilidad de guardar la información que aparece en pantalla dando clic en el respectivo botón.

Convocatoria

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con los diferentes procesos de licitación registrados en el sistema. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar la consulta por monto, por fecha de la convocatoria, o por estado. El usuario puede ordenar la consulta por estado o por monto. Indique los datos que desea para efectuar la misma y haga clic en Buscar.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualiza el número del proceso de licitación, el tipo de convocatoria, el proceso, el tipo de adjudicación, la fecha, el valor y el estado. Seleccione la convocatoria que desea consultar y haga clic en el botón Ver.

Se muestra, entonces, información asociada a la convocatoria respectiva. Dicha información corresponde al número, tipo de convocatoria, tipo de configuración del proceso, fecha, tipo de adjudicación, proceso actual, lugar de recepción de propuestas, lugar de entrega de pliegos, valor del pliego, valor del prepliego, y oferentes que pueden participar (se antepone un símbolo indicando que tipo de persona puede inscribirse en la convocatoria). Si desea guardar la información de la convocatoria, que se muestra en pantalla, sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Solicitudes de Servicio

En esta funcionalidad el usuario podrá obtener información relacionada con los diferentes procesos de solicitudes de servicios realizadas por las dependencias de la institución. Al hacer clic en este icono se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar la búsqueda por dependencia, por modalidad, por monto (valor solicitud) y por fechas de la solicitud. Ingrese la información para realizar la consulta y haga clic en Buscar. El usuario puede omitir los parámetros y hacer clic directamente en dicho botón. Con ello se listan todas las solicitudes registradas en el sistema.

Se muestra a continuación información relacionada con los criterios ingresados y el botón Ver. Se visualiza información relacionada con el número, objeto, modalidad, estado, fecha de la solicitud y fecha final. Seleccione la solicitud que desea consultar y haga clic en el botón Ver.

Se muestra, entonces, información asociada a la solicitud respectiva. Los datos corresponden al número, modalidad, plan institucional, fecha de solicitud, objeto, justificación, conveniencia, monto, fecha inicial, fecha final, unidades y requerimientos. Si desea guardar la información de la solicitud, que se muestra en pantalla, sólo debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co