Ayuda General - Contratación Administrador - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Ver

Si desea conocer información más detallada sobre la adición, seleccione una de las que se muestran en el listado generado y haga clic en Ver. Se genera, entonces, una nueva ventana que contiene los siguientes datos: Número, Tipo, Fecha, Descripción, Observación, Valor adicionado, Tiempo adicionado, Unidad de tiempo y Centro de costo. Si el usuario desea guardar la información que se presenta en pantalla debe hacer clic en el botón Descargar PDF.

Opción Agregar

Tenga en cuenta que un acta de adición solo puede tener una adición que se encuentre en estado activo. El usuario debe ingresar el número de la adición, el tipo de adición (información que se gestiona por tablas básicas / tipo adición), la descripción, la observación (dato opcional), el valor adicionado (está habilitado siempre y cuando el tipo de adición seleccionado sea adición presupuestal), el tiempo adicionado y la Unidad de tiempo (se habilita si el tipo es adición de tiempo). En el caso de especificar tipo de adición mixta, se habilitan los controles de valor, tiempo adicionado y centro de costo. El combo del centro de costo se habilita siempre y cuando el tipo de adición haga referencia a dinero o mixta. Ingresada esta información, haga clic en Registrar.

Opción Anular

Tenga en cuenta que no podrá anular una adición, si ésta ya tiene pagos programados. Recuerde que esto se presenta para adiciones de tipo mixta o de valor. Para anular una derogar una adición, el usuario debe inicialmente seleccionar uno de los registros listados en pantalla y hacer clic en Anular.

Opción Modificar: Plantilla

Esta funcionalidad le permite al usuario vincular una plantilla a un contrato (recuerde que los datos de plantillas se definen por tablas básicas / plantilla). Tenga en cuenta que para modificar las plantillas del contrato, el estado del mismo debe ser el estado inicial o de perfeccionamiento. En caso contrario, se genera un mensaje indicando la imposibilidad de ejecutar el proceso. Cuando ingresa a esta funcionalidad se visualiza el nombre de la plantilla vinculada al contrato, definida previamente, y un combo con el nombre de las plantillas definidas por tablas básicas. Si el contrato no tiene una plantilla asociada, puede seleccionar una de las listadas y hacer clic en Agregar, para vincular la misma al contrato. Para eliminar la plantilla vinculada al contrato, debe inicialmente seleccionar ésta y luego hacer clic en Eliminar.

Vinculada la plantilla al contrato, puede realizar modificaciones sobre las cláusulas asociadas a la misma. Para ello, seleccione la plantilla y haga clic en Continuar, con lo cual se listan las diferentes cláusulas que han sido vinculadas a la plantilla en cuestión.

Seleccione la cláusula que desea modificar para el contrato (recuerde que para seleccionar la cláusula debe hacer doble clic sobre la misma). Realice las respectivas modificaciones a la descripción y haga clic en Modificar.

Tenga en cuenta que si el contrato ya tiene fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, para realizar las modificaciones, el aplicativo solicita el documento que respalda estas actualizaciones: Tipo del documento soporte (Prorroga y Adición) que avala las modificaciones y Número. Para seleccionar el soporte debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se despliega una ventana que contiene los datos registrados por la opción documento soporte, para el contrato en cuestión. Seleccione el documento.

Opción Modificar: Pagos

Este icono le permite al usuario Gestionar la forma cómo se distribuye el pago del contrato. El aplicativo toma en cuenta los valores agregados por medio de una adición. Se listan los pagos previamente definidos para el contrato. Los datos que se visualizan corresponden a la fecha de programación, tipo, la fecha en que se hará efectivo el estado y el monto del pago, así como los botones de Requerimiento, Agregar, Eliminar y Cambiar Estado.

Opción Requerimiento

Seleccione el pago para el cual desea conocer los requerimientos asociados. Recuerde que cuando se agrega el pago se vinculan los requisitos, pero esta información no es obligatoria. Para poder ingresar a esta opción, el estado del pago debe estar en pendiente. Se listan los requerimientos asociados al pago. El usuario puede cambiar el estado del requisito, seleccionando éste y dando clic en Modificar.

Opción Agregar

permite dividir el pago del monto del contrato en cuotas (1 o varias). Al hacer clic en este botón se visualiza en pantalla información sobre el monto pendiente por programar pagos. Se muestra el valor pendiente por programar para pagos (esta es la diferencia entre el monto del contrato, incluidas las adiciones por dinero y los pagos ya definidos). Ingrese el número de cuotas, mínimo una, e indique la fecha del primer pago. Si el usuario definió un número de cuotas superior a una, el aplicativo indica las fechas de los demás pagos dando un lapso de 30 días entre uno y otro. El aplicativo controla que la fecha del primer pago no sea mayor que la fecha de terminación del contrato y tampoco menor a la fecha de inicio del mismo. Haga clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se lista una ventana con información de los requerimientos registrados para el proceso de contratación y de tipo pago. Seleccione el requisito que debe cumplir el desembolso y haga clic en Agregar. Con esto se anexa el registro a la lista de requisitos del pago. Si desea eliminar uno de ellos, seleccione el registro y haga clic en Eliminar. Recuerde que los desembolsos no necesariamente tienen requisitos asociados, por lo tanto el aplicativo deja esta información como opcional. Ingresados estos datos haga clic en Registrar.

Opción Eliminar

Opción que elimina un pago que no haya sido aprobado. Para ello debe seleccionarlo y luego hacer clic en Eliminar. A continuación se muestra la siguiente pantalla donde se ve la información que hace referencia al pago que se requiere borrar. Revise la información y de clic en el botón Eliminar.

Opción Cambiar Estado

Para cambiar el estado de un pago el usuario debe seleccionar el registro y dar clic en el botón cambiar estado. Seguidamente, aparece la siguiente ventana donde se observa el monto del pago, la fecha, el estado actual y el combo de nuevo estado (En este campo seleccionamos el nuevo estado que se le asignara al pago), igualmente se ve en pantalla los requerimientos el historial de estado (con su respectiva fecha, estado y justificación). Una vez asignado un nuevo estado se da clic en el botón Registrar.

Opción Modificar: Cuentas Bancarias

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar las cuentas bancarias que están vinculadas al contrato. Se listan las cuentas bancarias asociadas al contrato, y los botones de Agregar y Eliminar. Tenga en cuenta que si el contrato ya ha sido firmado, es decir, se ha ingresado fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, el aplicativo solicita Tipo de soporte, para realizar cualquier modificación a las cuentas previamente registradas. Para ingresar una nueva cuenta bancaria, el usuario debe seleccionar el nombre del banco (esta información se gestiona por el módulo de Parámetros Generales/tablas Básicas/Bancos). Al seleccionar el banco, el aplicativo lista en el combo el número de cuentas que están asociadas a dicho banco (esta información se gestiona por el módulo de Parámetros Generales / Tablas Básicas / Cuentas Bancarias). Gestione los demás campos (sucursal y tipo de cuenta). Indicados estos datos, haga clic en Agregar.

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Opción Eliminar

Para eliminar una cuenta bancaria, el usuario debe seleccionar un registro de la lista y dar clic en el link elminar. A continuación se visualiza un mensaje de confirmación del proceso, si el usuario esta seguro de borrar el registro da clic en Aceptar, o en caso contrario en Cancelar.

Opción Modificar: Preguntas y Respuestas

Funcionalidad que permite al usuario Gestionar la información de las preguntas que se realizan al proceso de contratación. Al hacer clic en este icono se activa la siguiente ventana con los datos básicos del contrato, tales como: Número, modalidad, estado, fecha de firma, monto y si está o no activo, además de las preguntas inicialmente vinculadas y los botones de Ver, Agregar y Responder Preguntas.

Opción Ver

Seleccione la pregunta de la cual desea conocer más datos y haga clic en el botón Ver. Con ello se activa la siguiente ventana, que contiene la descripción de la pregunta, la fecha en que se realizó y el nombre de la entidad o persona que la efectuó, así como los datos de la respuesta dada a la pregunta en cuestión. Dando clic en el botón Descargar PDF el usuario podrá guardar la información que aparece en pantalla.

Opción Agregar

Para ingresar una nueva pregunta haga clic en Agregar. Se activa, entonces, la siguiente ventana. Ingrese el texto de la pregunta y seleccione la persona que la realiza. Para seleccionar la persona debe ingresar el nombre o parte de este u omitir este parámetro, con lo cual se activa una ventana que contiene los datos de las personas previamente registradas y que pueden participar en procesos de contratación (recuerde que esto se gestiona por el menú personas). Seleccione la persona. Ingresados los datos haga clic en Registrar.

Opción Responder Preguntas

Para dar respuesta debe seleccionar la pregunta y luego hacer clic en el botón Responder Preguntas. Con ello se activa la siguiente ventana, en la cual el usuario gestiona la información de respuesta y la persona que responde la misma. Ingresados los datos haga clic en Agregar.

Opción Modificar: Requerimientos

Esta funcionalidad le permite al usuario cambiar el estado a los requerimientos que se asocian a los contratos. Recuerde que estos requisitos se asocian automáticamente al contrato en el momento de su creación y se colocan en estado de no cumplido. Los requisitos que se vinculan al contrato corresponden a los definidos en tablas básicas / procesos de contratación, que han sido vinculados al tipo de proceso de Contratos. Se visualiza una ventana que contiene el nombre del requerimiento, el estado (cumplido o no cumplido) y el botón de Modificar. Recuerde que no puede asociar por el aplicativo requerimiento a un contrato luego de crearlo. Si desea modificar el estado de un requerimiento, debe primero seleccionar éste, y hacer clic en el link Modificar. Si desea indicar que el requerimiento no se ha cumplido debe aparecer el símbolo de la x frente al mismo. No olvide que, por defecto, el aplicativo coloca los requerimientos en estado no cumplido.

Opción Modificar: Documentos Soporte

Funcionalidad que permite al usuario gestionar la información de los documentos que avalan las modificaciones realizadas luego de haberse dado inicio al contrato en particular. Se puede realizar la consulta por el número del documento, o por un rango de fechas (si define este criterio el aplicativo compara contra la fecha de emisión del documento, para hacer la búsqueda). Además, se puede hacer esta consulta sin necesidad de ingresar ningún criterio. Indique la información y haga clic en Buscar.

Se listan los documentos asociados a los criterios especificados. Para cada uno de ellos se muestra la siguiente información: Número, Tipo de documento, Fecha de emisión y fecha de ingreso, el nombre del archivo que contiene el detalle del mismo y los botones de Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Ver

se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Se visualiza el Número, Tipo documento soporte y Descripción, igualmente el número el tipo de documento la Fecha de emisión y Ver documento (al dar clic sobre el link Ver se genera despliega una nueva ventana con los datos del documento soporte) que hacen referencia a los datos en que se asignaron al documento en el sistema. En la parte inferior derecha de la caja de texto aparece el botón Descargar PDF, que le permite al usuario guardar la información que aparece en pantalla.

En la siguiente ventana se observa los detalles del documento soporte como lo son Tipología documental, código, fecha emisión, fecha ingreso, descripción, folios, tomo, archivo (al dar clic sobre el nombre del archivo se descarga el documento), dependencia, estado documento, restringido y la ubicación física.

Opción Agregar

Para ingresar un nuevo documento que respalde las modificaciones realizadas a los contratos, debe digitar el número, elegir del combo el tipo de documento soporte (información que no tiene gestión por el aplicativo), el documento/ Tipo de documento que se asocia dando clic en el control de la lupa, allí se adiciona el tipo documento con su respectivo número y fecha de emisión. Ingresados los datos haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Seleccione el documento que desea actualizar y haga clic en Modificar. Con ello se genera una nueva ventana con información relacionada al registro especificado. Allí se visualizan los siguientes datos: Número y Tipo de documento soporte (se elige una opción del combo), para adicionar o cambiar un tipo de documento basta con dar clic en la opción de la lupa, buscar el documento y agregarlo a esta ventana. Tramitados estos datos se da clic en el botón Registrar.

Opción Eliminar

Seleccione el documento que desea borrar y haga clic en Eliminar. Con ello se genera una nueva ventana con información relacionada al registro especificado y se visualizan los siguientes datos: Número, Tipo documento soporte y Descripción, igualmente el Número el Tipo documento la Fecha de emisión y Ver documento (con la opción ver que permite al usuario descargar el documento), que es información que se crea en el momento en que se genera el archivo en el sistema. Verifique los datos y haga clic en Eliminar.

Opción Modificar: Liquidación

Funcionalidad que permite liquidar un contrato. Para utilizar este icono debe existir un acta de liquidación del contrato, y la fecha de la misma tiene que ser menor o igual a la del sistema. Recuerde que las actas para los contratos se gestionan por el menú contratos / modificar / actas. Al hacer clic en este icono se listan los pagos programados para el contrato y se visualiza la fecha de programación, el estado, el monto del pago, el monto total del contrato, el total de ingresos y el total de egresos. Seleccione del combo la causa de liquidación (esta información se gestiona por el menú tablas básicas) Seleccione la causa de liquidación del contrato y haga clic en Registrar.

Opción Modificar: Documentación

Funcionalidad que permite al usuario gestionar los documentos anexos al contrato. Al hacer clic en este icono se visualiza la siguiente ventana, que contiene la lista de documentos vinculados al contrato. Para ellos se despliega la siguiente información: Descripción, Fecha de emisión, Fecha de ingreso, Archivo, Estado (activo se representa con el símbolo, en caso contrario con el símbolo ) y los botones de Ver, Agregar, Modificar, Anular y Eliminar.

Opción Ver

Si desea conocer más información sobre un documento en particular, seleccione éste de los listados en pantalla y haga clic en Ver. Con ello se visualiza la siguiente ventana que contiene datos del registro especificado y se muestra la información de tipología documental, código, fecha de ingreso, descripción, folios, tomo, archivo, dependencia, estado documento, si esta restringido y la ubicación física del documento. Para ver el contenido del documento sólo debe hacer clic en el link del nombre del archivo.

Opción Agregar

Permite vincular un nuevo documento al contrato. En el control de la lupa asociamos el documento, al dar clic en el aparece la siguiente ventana donde se gestiona datos como código, descripción, fecha emisión inicial, fecha emisión final (opcionales), serie documental, sub-serie documental y tipología documental (campos obligatorios), estos datos se gestionan en el módulo Documentación/documentos. Una vez diligenciado cada campo el usuario da clic en el botón Buscar.

A continuación se presenta la siguiente ventana con los resultados de los parámetros de búsqueda. Para seleccionar un documento el usuario debe dar clic en la flecha que aparece al lado izquierdo de la columna código, automáticamente el registro aparecerá en la lista de documentos de contrato, con su respectivo Número, Tipo de Documento, Fecha de Emisión y el link ver que permite descargar la documentación que se ve en pantalla.

Opción Eliminar

Para utilizar este botón, debe seleccionar inicialmente el documento que desea borrar. Se despliega, entonces, la siguiente ventana, con información asociada al registro especificado. Verifique los datos y haga clic en Eliminar.

Opción Modificar: Estampilla

Funcionalidad diseñada para registrar los pagos de impuestos por conceptos de estampillas que deben cancelarse por el contrato en cuestión. Cuando ingresa a este icono se listan las estampillas previamente asociadas al contrato y se visualiza para cada una el tipo de estampilla, el número, persona o entidad que realizó el pago y el valor consignado. Para Agregar un registro, seleccione el tipo de estampilla (información que se gestiona por tablas básicas), ingrese el número y el valor, e indique el nombre de la persona o entidad que realizó el pago del impuesto. Para seleccionar la persona, ingrese el nombre o parte de éste y haga clic en el control de búsqueda de la lupa, con lo cual se genera una ventana con información asociada a los criterios especificados; seleccione la persona. Puede realizar la consulta sin ingresar ningún criterio. Tenga en cuenta que los datos que se listan corresponden a los nombres de personas o entidades registradas previamente. Una vez tramitados estos campos de clic en le botón Agregar.

Opción Eliminar

Para borrar uno de los pagos de impuestos previamente registrados por algún concepto de estampillas, seleccione éste de los listados en pantalla y haga clic en Eliminar, con lo cual se genera un mensaje para confirmar si está seguro de efectuar el proceso; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Anular

Para anular un contrato, el usuario debe inicialmente seleccionar uno de los contratos que se listan en pantalla y luego hacer clic en Anular. Se muestra, entonces, información relacionada con el contrato, la cual hace referencia al Número de contrato, Modalidad, Instructivo (archivo en pdf con la guía para la modalidad de contratación especificada. Esta información se gestiona por tablas básicas – Modalidad de contratación), estado del contrato, Origen del contrato, identificación del contratista, contratante, Plazo y valor del contrato, Observación, tipo de objeto y Detalle del contrato (Artículos solicitados en el contrato; esta información se lista siempre y cuando la modalidad de contratación indique que es de compras). Recuerde que para anular un contrato, éste no puede tener fecha de firma. Verifique lo datos y si está seguro de realizar el proceso haga clic en Anular.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co