Ayuda General - Contratación Administrador - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Modificar: Responder Preguntas

Esta funcionalidad le permite al usuario responder las preguntas que se anexan a las convocatorias en un proceso de contratación. Se listan las preguntas asociadas a la convocatoria y se muestra la siguiente información: Pregunta, respuesta, Persona que realiza la pregunta y correo electrónico. Para responder una pregunta, primero debe seleccionar una de las listadas en pantalla y luego hacer clic en el botón de Responder Preguntas.

Se muestra la siguiente ventana, donde se debe ingresar la respuesta a la pregunta y la fecha en que se da la respuesta. Ingresada esta información, haga clic en Enviar.

Opción Modificar: Observación a Convocatoria

Esta funcionalidad le permite al usuario hacer el mantenimiento a las observaciones que se anexan a las convocatorias en un proceso de contratación, por parte de los participantes (oferentes) o por las personas interesadas en el proceso pero que no participan directamente. Estos últimos tienen acceso a conocer detalles de los procesos de licitación, ingresando por el link de convocatoria en línea, ubicado en el portal de la institución. Al ingresar a esta funcionalidad, se listan las observaciones realizadas, el nombre de la persona y el correo electrónico de quien realizó la observación, así como los botones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

En la ventana que se despliega, el usuario debe ingresar el texto de la observación, seleccionar la persona que realiza la observación y la fecha en que se realiza la misma. Para seleccionar la persona que realiza la observación, el usuario debe ingresar un nombre u omitir este parámetro y luego debe hacer clic en el control de la lupa, con lo cual se muestra información asociada a los criterios. Si no ingresó ningún nombre, el aplicativo muestra los datos de todas las personas que están registradas en el sistema y que pueden participar en un proceso de contratación. Seleccione la persona que desea y el aplicativo muestra el correo electrónico asociado a la misma. (La información de la persona natural o jurídica se puede actualizar por el menú de Personas)

Opción Modificar

El usuario debe inicialmente seleccionar la observación que desea actualizar y luego hacer uso del botón Modificar. Se genera, entonces, una nueva ventana con la información del registro seleccionado. El usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes.

Opción Eliminar

Con la opción Eliminar, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje preguntando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro. De ser negativa la respuesta, debe hacer clic en Cancelar, de lo contrario, en Aceptar.

Opción Modificar: Responder Observaciones

Esta funcionalidad le permite al usuario responder las observaciones que se anexan a las convocatorias en un proceso de contratación. Al hacer clic en esta funcionalidad se muestra la siguiente ventana en la cual el usuario podrá gestionar la información de las respuestas. Tenga en cuenta que para usar esta opción debe haberse ingresado las respectivas observaciones. Para responder una observación, primero debe seleccionar una de las listadas en pantalla y luego hacer clic en el botón de Responder Observaciones.

Se muestra, entonces, la siguiente ventana, donde se debe ingresar la respuesta a la observación y la fecha en que se da la respuesta. Ingresada esta información haga clic en Registrar.

Opción Modificar: Procesos de Convocatoria

Funcionalidad que permite al usuario conocer las fechas de los procesos definidos para la convocatoria. Al ingresar a esta funcionalidad, se lista el nombre de los procesos, el orden en que éstos serán ejecutados y las fechas inicial y final en que se realizará el respectivo proceso. En esta ventana el usuario tiene la posibilidad de agregar y eliminar tantos procesos como sean necesarios, en los botones agregar y eliminar que se encuentran al final del cuadro. Para Agregar se elige del combo proceso una opción, y especificamos la fecha inicial y final (El estado de pliego e inscripción de oferentes deben ir en forma paralela, y deben estar habilitados para que los oferentes se puedan inscribir. En caso de indicarse una fecha diferente se genera un mensaje indicando este aspecto). Para eliminar chequemamos un registro y damos clic en la opción Eliminar. Una vez gestionados los procesos asociados a la convocatoria damos clic en el botón Registrar.

Opción Modificar: Audiencias

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar la información de las audiencias que se realizarán para una convocatoria específica. Al hacer clic en esta funcionalidad se activa la siguiente pantalla, que contiene la información de las audiencias registradas y los botones de Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

En la ventana que se despliega el usuario debe seleccionar el tipo de audiencia (información que se gestiona por la opción de tablas básicas / audiencias). Igualmente, debe indicar el lugar y la fecha de la audiencia. Para procesar los cambios el usuario debe hacer clic en Registrar.

Opción Modificar

Para modificar una audiencia de la convocatoria, el usuario debe seleccionar una de las listadas en pantalla y luego hacer clic en el botón de Modificar, donde se activa la siguiente ventana. En la ventana que se visualiza, el usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes y hacer clic en el botón de Registrar.

Opción Eliminar

Si el usuario desea borrar una audiencia, debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla, con lo cual el aplicativo visualiza un mensaje preguntando si está seguro de ejecutar el proceso de borrar el registro; si es afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Modificar: Documentación

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar la documentación (archivos) vinculada con la convocatoria. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, que contiene información sobre la documentación que se ha anexado a la convocatoria y los botones de Ver, Agregar y Eliminar.

Opción Ver

Para usar este botón, debe seleccionar inicialmente el registro del cual desea conocer más información, y luego hacer clic en el botón Ver. Con ello se muestra la siguiente ventana. Si desea conocer el texto del documento, sólo debe hacer clic en el nombre del archivo

Opción Agregar

Para activar esta opción se debe hacer clic en la lupa para asociar el documento, en seguida se activara la siguiente ventana donde se gestiona los campos de Código, Descripción, Fecha de Emisión Inicial y Final, Dependencia (son opcionales), Serie Documental, Sub-serie documental y Tipología Documental (Campos obligatorios). Una vez determinados los criterios para asociar el documento damos clic en el botón Buscar.

A continuación aparece la siguiente ventana con la lista de documentos que se asociaran a esta funcionalidad. Se ve en pantalla los campos de código, descripción, Tipo estado, Fecha Emisión y Ver.

Para agregar el documento de clic en el link de la flecha azul que aparece al lado izquierdo de la ventana junto a la columna código.

Al dar clic en la imagen (ver) que aparece en la columna derecha de la lista de documentos, se pude observar la siguiente ventana donde esta la información básica del documento junto con la ubicación física del mismo.

Opción Eliminar

Para utilizar este botón, debe seleccionar inicialmente el documento que desea borrar. Verifique los datos y haga clic en Eliminar.

Opción Modificar: Solicitudes de Servicio

Esta funcionalidad le permite al usuario asociar nuevas solicitudes a la convocatoria. Esta actualización se puede ejecutar siempre y cuando no existan procesos (estados) definidos para la convocatoria. Recuerde que si ya definió las fechas para los procesos de la convocatoria, por la opción descrita en el ítem Procesos de convocatoria, no podrá asociarle nuevas solicitudes de servicio. De ser así, se genera un mensaje indicando: "No se puede gestionar solicitudes a una convocatoria con procesos asociados"

Al ingresar a esta funcionalidad se listan las solicitudes vinculadas a la convocatoria en cuestión, se visualiza el número de solicitud, la modalidad, la fecha y el monto respectivo.

Opción Agregar

El usuario debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa con lo cual se muestra una ventana en la que se debe ingresar el número de la solicitud y / o la modalidad (información gestionada en tablas básicas) y hacer clic en Buscar. Con ello, se muestra información asociada a los criterios ingresados. El usuario puede omitir esos criterios (número y modalidad), con lo cual el aplicativo muestra las solicitudes registradas. Seleccione la solicitud que desea vincular a la convocatoria. La información que se muestra de las solicitudes de servicio, corresponde a las que se encuentran en estado de aprobado y que no estén vinculadas a ningún proceso de contratación. Definida la solicitud que se va asociar a la convocatoria, haga clic en Agregar.

Opción Eliminar

Para eliminar una solicitud, el usuario debe seleccionar una de las previamente vinculadas a la convocatoria y luego hacer clic en el botón Eliminar.

Opción Modificar: Objeciones

Funcionalidad que permite al usuario gestionar las objeciones realizadas por los participantes a una convocatoria. Tenga en cuenta que un oferente para registrar una objeción debe haber inscrito una propuesta; para ello, pudo ingresar por el index de oferente en línea, publicado en el portal de la institución. Al ingresar se listan las objeciones registradas y los botones Agregar, Modificar y Eliminar.

Opción Agregar

El usuario con el rol de administrador, puede registrar objeciones. Para ello, debe ingresar el texto de dicha objeción, seleccionar el oferente que realiza la misma (recuerde que en el combo se listan solo aquellas entidades o personas que hayan registrado una propuesta a la convocatoria), e ingresar la fecha de la objeción. Para seleccionar la persona natural o jurídica que realiza la objeción, el usuario debe ingresar un nombre u omitir este parámetro y luego debe hacer clic en el control de la lupa, con lo cual se muestra información asociada a los criterios. Si no ingresó ningún nombre el aplicativo muestra los datos de todas las personas que han realizado propuestas a esa convocatoria. Seleccione el oferente que desea y el aplicativo muestra el correo electrónico asociado a la misma. Ingrese los datos y haga clic en Registrar.

Opción Modificar

Se debe seleccionar la objeción que desea modificar y luego hacer clic en Modificar. Se muestra, entonces, una ventana que visualiza la información sobre la impugnación. Realice las modificaciones que considere pertinentes y haga clic en el botón de Registrar.

Opción Eliminar

Para borrar una de las impugnaciones previamente registradas, debe seleccionar una de las listadas en pantalla y luego hacer clic en Eliminar. Se genera, entonces, un mensaje para confirmar si está seguro de ejecutar el proceso; si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co