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Ver Documento

Al dar clic en el link Ver, se despliega la siguiente ventana con la información detallada del documento soporte del contrato. Se observa en pantalla la Tipología Documental, el código, la fecha emisión e ingreso, la descripción, los folios, tomos, Archivo (Al dar clic sobre el nombre que aparece en color azul se descarga el documento), dependencia, estado documento, si esta restringido y la ubicación física del documento.

Opción Ver: Liquidación

Funcionalidad que permite visualizar los pagos que han sido programados para el contrato y el total de ingresos y egresos. Se lista la fecha en que fue programado el pago, el estado, el monto del pago, el monto del contrato, el total de ingresos y total de egresos.

Opción Ver: Documentación

Funcionalidad que permite al usuario conocer el listado de documentos anexos al contrato. Se muestra la descripción del documento, la fecha de emisión, la fecha de ingreso, la fecha Vence, el archivo que contiene el detalle del documento, y el estado (activo e inactivo) . Al dar clic en el botón descargar PDF, el usuario podrá guardar la información que aparece en pantalla.

Ver

Si desea conocer más información sobre un documento en particular, seleccione éste de los listados en pantalla y haga clic en Ver. Con ello se visualiza la siguiente ventana que contiene datos al registro especificado. Para acceder al contenido del archivo solo haga clic sobre el nombre del mismo.

Opción Ver: Estampilla

Funcionalidad implementada para conocer los diferentes pagos que se han realizado por conceptos de estampillas, para un contrato en particular. Se lista el tipo de estampillas, el número, el nombre/razón social y el valor de la misma. El botón Descargar PDF permite al usuario generar un documento con extensión pdf, que contiene los datos presentados en pantalla.

Opción Agregar
El sistema solicita los datos de número de Contrato, la Modalidad del contrato (dependiendo de la modalidad se lista el nombre del archivo que contiene el instructivo para ese tipo de contratación. Recuerde que esta información se gestiona por tablas básicas / modalidad contratación), y el Estado inicial (se define en forma automática de acuerdo con lo definido en tablas básicas / estados de un contrato). Igualmente debe indicar el origen del contrato (convocatoria, solicitud de servicio, convenio, contratos, cotización). Al seleccionar del combo Origen de Convocatoria una opción automaticamente se activa la caja de texto con el nombre del origen.Tenga en cuenta que para buscar la convocatoria, la solicitud de servicio, el convenio, el contrato y la cotización debe ingresar en el cuadro de texto que se activa en la parte inferior de Origen Contrato, el número o parte de él, u omitir este parámetro y luego hacer clic en la lupa; sea cual fuese el origen del contrato, seleccione el registro que desea vincular. Origen del contrato: Si es Convocatoria se coloca como contratista a la persona que le fue adjudicada la convocatoria. Si es solicitud de servicio, lista las solicitudes en estado de aprobado, pero debe seleccionar el contratista, y si es convenio, debe seleccionar el contratista. Además, se debe ingresar el plazo (Fecha inicial y Final del contrato), fecha de firma (información que puede ser gestionada posteriormente), forma de inicio (Acta, Fecha de firma, fecha de inicio, aprobación de pólizas; esta información no tiene gestión por el aplicativo, y es utilizada para colocar en estado de ejecución el contrato), forma de pago (seleccionar del combo), anticipo (este valor no puede superar el máximo permitido para la modalidad del contrato y por defecto está en cero) y la cuantía (valor del contrato). Igualmente, debe indicar la justificación del anticipo (información opcional), Objeto del contrato, lugar de cumplimiento (país, departamento, ciudad) y observaciones. Ingrese los datos solicitados y dar clic en el botón Registrar.

Opción Modificar

El usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla uno de los ítems de contratos para actualizar, y hacer clic en Modificar. Recuerde que para modificar un contrato, este no puede haber sido liquidado. En la ventana se visualiza el número del contrato, la modalidad, el monto, adiciones (Adiciones para aumentar el monto previamente pactado del contrato) y el estado del contrato. El usuario podrá realizar las respectivas modificaciones utilizando las funcionalidades: Datos, detalle del contrato, personas, actas, pólizas,adiciones, plantilla, pagos, cuentas bancarias, preguntas y respuestas, requerimientos, documento soporte, liquidación, documentación, y Estampillas.

Opción Modificar: Datos

Esta funcionalidad le permite al usuario modificar los datos que se agregan inicialmente al crear el contrato. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde el usuario puede realizar las modificaciones que considere pertinentes. El usuario podrá actualizar los datos relacionados con el plazo y valor del contrato, así como la información relacionada con el lugar de cumplimiento. Tenga en cuenta que si el contrato ya tiene fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, para realizar las modificaciones, el aplicativo solicita el soporte: Para ello seleccione el Tipo del documento soporte que avala las modificaciones, y de clic en el control de la lupa para seleccionar el documento. Con ello se activa una ventana que contiene los datos registrados por la opción documento soporte, para el contrato en cuestión. Seleccione el documento. Realice las modificaciones que considere pertinentes y haga clic en el botón Registrar.

Opción Modificar: Detalle Contrato

Esta funcionalidad esta habilitada para contratos con modalidad de compras o cotizaciones, para definir los artículos que se adquieren con el contrato. Recuerde que las modalidades se gestionan por tablas básicas, y se define si son de compras o no. Si se intenta modificar el detalle de un contrato con modalidad diferente a compras, se genera un mensaje indicando este aspecto. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde se muestra información relacionada con el detalle del contrato y los botones de Agregar y Eliminar. Se lista la cantidad de elementos, la descripción del artículo, el valor unitario, y el valor total.

Para ingresar un nuevo detalle, debe ingresar la cantidad y la descripción del artículo. Para ello, debe ingresar parte del nombre del artículo, u omitir este parámetro, luego debe hacer clic en el control de la lupa, con lo cual se muestran datos asociados al criterio de búsqueda especificado. Allí seleccione el registro. Los artículos que se listan corresponden a los elementos registrados por el aplicativo de almacén e inventario. Seleccionado el artículo y modifique el valor unitario. El subtotal se calcula realizando la multiplicación de la cantidad por el valor unitario. Ingresados estos datos haga clic en Agregar.

Tenga en cuenta que si el contrato ya tiene fecha de firma y ésta es menor o igual a la fecha del sistema, para realizar las modificaciones, el aplicativo solicita el documento que respalda estas actualizaciones: Tipo del documento soporte que avala las modificaciones y Número. Para seleccionar el soporte debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa con lo cual se despliega una ventana que contiene los datos registrados por la opción documento soporte, para el contrato en cuestión.

Opción Eliminar
Si el usuario desea eliminar un detalle de contrato, debe primero seleccionar éste y luego hacer clic en Eliminar. Se muestra, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de efectuar las modificaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario haga clic en Cancelar.

Opción Modificar: Personas

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar los individuos o entidades que participan en un contrato como asesores o interventores. Para ello, previamente se debió gestionar la información de estas personas por el menú de personas. Al hacer clic en esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde se muestra información relacionada con las personas vinculadas al contrato y los botones de Agregar y Eliminar. Se lista la identificación, el nombre, la fecha de ingreso (momento en el cual se vincula como participante activo en el proceso de contratación), el tipo de persona (asesor, codeudor, interventor, esta información no tiene gestión por el aplicativo) y el documento soporte.

Para vincular una nueva persona al contrato, debe especificar el nombre (o parte de éste) y luego hacer clic en el control de la lupa, con lo cual se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione del combo el rol que tendrá la persona dentro del contrato. Indique el soporte para realizar estas modificaciones, información que es solicitada siempre y cuando el contrato ya haya sido firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema). Especificados estos datos haga clic en Agregar.

Opción Eliminar

Si desea borrar una persona vinculada al contrato, debe primero seleccionar ésta y luego hacer clic en Eliminar. Si el contrato ya fue firmado (la fecha de firma del mismo es menor o igual a la fecha actual del sistema), el aplicativo solicita datos de soporte para efectuar el proceso. Se muestra, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de efectuar las eliminaciones. De ser afirmativa la respuesta haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.

Opción Modificar: Actas

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar las actas registradas para los contratos. Se visualiza información relacionada con las actas vinculadas al contrato, que han sido previamente ingresadas y los botones de Requerimientos, Ver, Agregar, Anular y Eliminar.

Opción Requerimiento

Al hacer clic en este icono se muestran los requerimientos asociados al acta, que se definen por tablas básicas / Procesos de contratación. Allí se listan los requerimientos que se gestionan para el proceso acta. Seleccione el requerimiento al cual desea cambiar el estado (cumplido o no cumplido) y proceda a dar clic en el link Modificar. De igual manera para borrar un requerimiento chequeamos de la lista un registro y procedemos a dar clic en elminar. Si el usuario desea seleccionar todos los requerimientos basta con chequear el cuadro que aparece al lado de Nombre.

Opción Ver

Debe seleccionar uno de los registros listados y luego hacer clic en el botón Ver. Con ello se muestra la siguiente ventana que contiene la información ingresada para el acta especificada. Se visualiza el número del acta, la fecha del acta, la fecha de inicio (fecha a partir de la cual se hará efectiva el acta), la fecha fin (si el acta tiene vencimiento), la descripción, el tipo, el estado inicial y final (al cual el acta llevará el contrato); En la parte inferior visualizamos los campos de número, tipo de documento, fecha de emisión y Ver documento que indica los detalles del acta en el momento en que se creo.

Opción Ver

Para observar la siguiente ventana el usuario debe dar clic en el link ver de el campo Ver Documento. A continuación se lista la tipología documental, el código, fecha emisión, fecha de ingreso, descripción, folios, tomo, Archivo (al dar clic sobre el nombre del archivo, se descarga el documento que contiene las especificaciones del acta), dependencia, estado documento, si esta restringido, y la ubicación física del documento. Esta información se gestiona en el módulo Documentación/documentos.

Opción Agregar

Para ingresar un nuevo registro debe especificar el número del acta, la fecha del acta, la fecha de inicio del acta (fecha en que el acta afectará el contrato), la fecha de fin (información opcional, en caso de que el acta tenga un período de vigencia), la descripción y el tipo de acta (información que se gestiona por tablas básicas / tipo de acta). Al seleccionar el tipo de acta se actualiza el estado final a que pasará el contrato cuando ésta se haga efectiva. Igualmente, debe seleccionar el tipo de documento que se agrega dando clic en el control de la lupa.

A continuación aparece una nueva ventana con los campos Código, Descripción, Fecha Emisión Inicial, Fecha Emisión Final, Dependencia (campos opcionales), Serie Documental, Sub-Serie Documental y Tipología Documental (campos obligatorios). Una vez diligenciado cada ítem haga clic en el botón Buscar.

Seguidamente aparece la siguiente ventana con la lista de documentos y su respectivo código, descripción, tipo estado, fecha emisión y el link Ver. Para elegir un documento damos clic en la imagen de la flecha azul que aparece al lado izquierdo de la columna código, automáticamente el registro aparece en la ventana Agregar Acta Contrato y confirmamos su adición a tipo documento dando clic en Agregar.

Al dar clic en el link Ver, observamos se despliega la siguiente pantalla con los datos más relevantes del documento que se gestionarón en el cuando se adiciono el archivo al aplicativo (módulo Documentación/documentos).

Opción Anular

Se muestra una nueva ventana que contiene información relacionada con el acta especificada; esto es, número, fecha acta, fecha inicio, fecha fin, descripción, tipo de acta, estado inicial y final, de igual manera se encuentra el número, el tipo documento, la fecha emisión que se gestiono en el momento en que se incluye el acta en el aplicativo y el botón Anular.

Al dar clic en el link Ver Documento/Ver, se despliega la siguiente ventana con la información relacionada al documento que se va anular: En el se observa la tipología documental, código, fecha emisión, fecha ingreso, descripción, folios, tomo, archivo (al dar clic sobre el nombre del archivo se descarga el documento para visualizar el texto del acta), dependencia, estado documento, si esta restringido y la ubicación física del mismo.

Opción Elminar

Después de seleccionar el registro que se desea suprimir damos clic en el botón Eliminar, enseguida se despliega la siguiente ventana donde el usuario visualiza la información general del acta como: Número de acta, fecha acta, fecha inicio, fecha fin, descripción, tipo de acta, estado inicial y estado final, de igual manera se encuentra los ítems número, tipo de documento, fecha emisión y la opción ver documento (al dar clic en el link Ver se despliega una ventana que contiene el archivo que soporta la información que se presenta a continuación) que fueron gestionados en el momento en que se creó el archivo en el aplicativo. Una vez observados estos datos damos clic en el botón Eliminar para suprimir el acta del sistema.

Opción Modificar: Pólizas

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar las pólizas registradas para los contratos. Se listan las actas previamente asociadas al contrato y se visualiza la siguiente información: Número, tipo de póliza, fecha de inicio, fecha fin, valor asegurado, estado del acta, y los botones de Requerimiento, Aprobar, Ver, Agregar, Anular.

Opción Requerimiento

Esta opción permite al usuario cambiar el estado a los requerimientos que se asocian a la póliza seleccionada. Recuerde que al crear la póliza, estos requisitos se colocan en estado de no cumplido. Si desea modificar el estado de un requerimiento asociado a la póliza, debe primero seleccionar éste, y hacer clic en la casilla Modificar. Realizados los cambios dé clic en Modificar.

Opción Aprobar

Seleccione la póliza y haga clic en Aprobar. Con ello se genera una nueva ventana con la información registrada previamente, la cual hace referencia al número, al tipo, al centro de costo, al nombre y NIT de la compañía aseguradora, a la descripción, a la suma asegurada, al valor de la póliza, a la forma de pago, a la fecha de inicio y fin de la póliza, al archivo en pdf y a la información de los amparos registrados para la póliza. Verifique los datos y haga clic en Aprobar.

Opción Ver

Si desea conocer información más detallada sobre la póliza, seleccione una de las que se muestran en el listado y haga clic en Ver. Se muestra, entonces, una ventana con información que hace referencia al número, al tipo, al centro de costo, al nombre y NIT de la compañía aseguradora, a la descripción, a la suma asegurada, al valor de la póliza, y a la forma de pago, de igual manera aparece en pantalla el número, el tipo documento, la fecha emisión, Ver documento (al dar clic sobre el link Ver aparece una nueva ventana con informació detallada del acta que soporta la póliza) y la lista de amparos donde se especifica el amparo, la vigencia inicial y final, el valor asegurado y el valor de la prima. Si el usurio desea guardar la información que se presenta en pantallla da clic en la opción Descargar PDF.

A continuación se presenta la información detallada del acta y/o documento que soporta a la póliza. En el ítem de archivo el usuario puede descargar el documento dando clic en el nombre del archivo.

Opción Agregar

Utilice este botón para ingresar un nuevo registro de pólizas. Con ello se genera la siguiente ventana en la cual el usuario debe gestionar la información relacionada con el número de la póliza, el tipo de póliza (información que se gestiona por tablas básicas), el centro de costo (los datos que se listan se gestionan por el aplicativo de contabilidad), la descripción, la compañía aseguradora (Para seleccionar la compañía de seguros, ingrese el nombre de ésta y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello se genera información asociada a los criterios especificados. Seleccione el registro, haciendo clic sobre el nombre de la compañía que desea para registrar la póliza. Recuerde que puede realizar la consulta sin necesidad de indicar ningún parámetro para la búsqueda. De ser así, se generan todos los registros de empresas aseguradoras registradas en el sistema. Información que se ingresa por tablas básicas), la suma asegurada, el valor de la póliza, la forma de pago, el período de vigencia de la póliza (fecha inicio y fecha fin), el amparo (Seleccione del combo el tipo de amparo que desea aplicar a la póliza respectiva "es información opcional", e indique la fecha de inicio y fin del amparo, así como el valor asegurado y el valor de la prima. Indicados estos datos, haga clic en Agregar. Recuerde que los amparos que se listan son los que se han gestionado previamente por el menú de tablas básicas. De igual manera para suprimir un amparo creado, seleccione un registro de la lista de amparos y proceda a dar clic en el botón eliminar), documento (para adicionar un documento a la póliza, el usuario debe dar clic en el control de la lupa, donde se buscara el archivo que se adicionara como soporte a la póliza).

Opción Anular

Para derogar una póliza, el usuario debe inicialmente seleccionar una de las listadas en pantalla y hacer clic en el botón de Anular. Con ello se genera una ventana que contiene los datos registrados para la misma y que hacen referencia al número, al tipo, al centro de costo, al nombre y NIT de la compañía aseguradora, a la descripción, a la suma asegurada, al valor de la póliza, a la forma de pago, a la fecha de inicio y fin de la póliza, y a la información de los amparos registrados para la póliza. Verifique los datos y, si es el registro que desea anular, haga clic en Anular.

Opción Modificar: Adiciones

Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar las adiciones que se realizan a los contratos. Cuando la adición es en dinero este valor se refleja en el valor del contrato. Recuerde que para poder utilizar esta funcionalidad, se debe haber gestionado Actas de Adición Cuando ingresa a esta funcionalidad se despliega la siguiente ventana, donde se muestra las actas de adición que se han registrado para el contrato. Los datos que se visualizan corresponden al número, tipo adición, fecha, adición y estado. Seleccione el Acta para la cual desea gestionar la respectiva adición, y de acuerdo al trámite que el usuario a realizar hacer clic en los botones Ver y Agregar .

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co