Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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GESTIÓN DE DATOS DE TIPO DE UNIDAD
Le permite al usuario gestionar los tipos de unidades que pueden ser: Administrativa, Docente, Facultad, Vicerrectoría, entre otras. Dependiendo de las políticas establecidas por la institución educativa. Al ingresar a esta función, se visualiza el nombre de los tipos de unidades previamente registrados. Además, el usuario puede hacer uso de los botones Agregar, Modificar y Eliminar. Recuerde que esta información se gestiona por Académico y por Talento Humano.
Opción Agregar
Utilice el botón Agregar para ingresar un nuevo tipo de unidad. Debe ingresar el nombre del Tipo de Unidad y hacer clic en Registrar.
Opción Modificar
Si el usuario desea actualizar el nombre de un Tipo de Unidad. Debe seleccionarlo de los listados en pantalla y hacer clic en Modificar. Se realizan las modificaciones pertinentes al nombre del tipo de unidad y luego se hace clic en Registrar.
Opción Eliminar
Si el usuario desea borrar un registro debe seleccionar uno de los tipos de unidad de la lista y luego debe dar clic en Eliminar.
FUNCIONES DE UNIDAD
Le permite al usuario ingresar las funciones que cumplen cada unidad. Al dar clic sobre este icono saldrá una ventana en la que se debe colocar la Descripción para tener un criterio de búsqueda. Posteriormente, se debe pulsar clic en Buscar.
Aparecerá el listado de las funciones de esta unidad especificada anteriormente. En esta nueva ventana, el usuario podrá utiizar las opciones Agregar, Modificar o Eliminar funciones.
Opción Agregar
Al dar clic sobre la opción Agregar, aparecerá una ventana con un espacio de descripción donde se escribe la nueva función a agregar. Tras realizar este proceso, se da clic en Registrar.
Opción Modificar
El usuario podrá realizar las modificaciones requeridas a través de este ítem. Primero, debe seleccionar la función a actualizar y dar clic sobre el boton Modificar. Tras realizar las modificaciones, se debe dar clic en Registrar para guardar los cambios.
Opción Eliminar
Si el usuario desea suprimir alguna función, debe seleccionarla de la lista y dar clic en Eliminar.
UNIDADES
Le permite al usuario agregar las unidades que se encuentran agrupadas por Tipos de Unidad. Esta distribución es propia de la gestión administrativa de cada universidad.
Por ejemplo, para el Tipo de Unidad llamado Facultad pertenecen unidades tales como: Facultad de Ingeniería, Facultad de Ciencias de la Salud, Facultad de Derecho, etc.
Para el Tipo de Unidad llamado Vicerrectoría pertenecen unidades tales como Vicerrectoría Académica, Vicerrectoría Administrativa, Vicerrectoría Asistente de Estudios, etc.
Al ingresar a esta funcionalidad, se despliega la siguiente ventana donde el usuario debe seleccionar el Tipo de Unidad. Esta información se gestionó anteriormente por el aplicativo de Talento Humano o Almacén e Inventario. Seleccionado el Tipo de Unidad, haga clic en Continuar.
Se lista información asociada al tipo de unidad y los botones Agregar, Modificar y Eliminar.
Opción Agregar
Use este botón para ingresar una nueva unidad. Debe ingresar el Código de la unidad, el Nombre de la unidad, el Tipo de unidad, Teléfono, Extensión, E-mail, Ubicación (es la ubicación de la unidad dentro de la institución), País, Departamento y Ciudad. Se debe activar la casilla de verificación Asocia Programas Directamente, Asocia Materias Directamente y Unidad Regional, a criterio del usuario.
Debe digitar el Nivel de Estructura Organizacional (depende de la organización de la universidad). Si desea agregar funciones, debe dar clic en la lupa para seleccionarla y luego dar Agregar. En caso contrario, si desea eliminar alguna debe seleccionarla y dar clic en Eliminar. Al haber ingresado todos los datos necesarios, se procede a dar clic en Registrar.
Opción Modificar
Utilice este botón para actualizar los datos previamente ingresados de una unidad. Se debe seleccionar uno de los ítems de unidades listados en pantalla y hacer clic en la opción Modificar. Se activa la siguiente ventana en la que el usuario puede modificar los criterios que considere pertinentes y luego hacer clic en el botón Registrar.
Opción Eliminar
Para borrar una unidad, se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla y dar clic en Eliminar.

TIPOS DE RELACIONES ENTRE UNIDADES
Le permite al usuario crear los Tipos de Relaciones entre unidades, que pueden ser: Asesoría, Comercial, Financiera, Administrativa, Ejecutiva, dependiendo de los criterios establecidos por el ente administrativo de la empresa. Después de hacer clic sobre este icono se despliega la siguiente ventana, que contiene información de los tipos de relaciones previamente ingresados y los botones Agregar, Modificar y Eliminar.
Opción agregar
Al hacer clic en el botón de agregar se genera la siguiente ventana, donde el usuario debe ingresar el nombre o descripción de la relación que se va a crear. Ingresado este dato se debe hacer clic en registrar.
Opción modificar
Para modificar debe seleccionar primero un elemento de la lista y luego hacer clic en la opción, con lo cual se despliega la siguiente ventana. Se realizan las modificaciones correspondientes sobre el nombre o descripción del tipo de relación, luego se hace clic en registrar.
Opción eliminar
De igual modo para eliminar debe seleccionar primero un elemento de la lista y luego hacer clic en esta opción.
GESTIONAR RELACION ENTRE UNIDADES
Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar relaciones entre las unidades creadas, tales como Facultades, Vicerrectorías, Sedes, administrativas, entre otras. Entre estas unidades pueden surgir diversos tipos de relaciones. Al ingresar a esta funcionalidad se debe seleccionar el tipo de unidad y luego hacer clic en Continuar.
Se genera un listado de las unidades asociadas al tipo especificado y el botón de Continuar.
Seleccione una de las unidades listadas en pantalla y haga clic en Continuar, con lo cual se activa la siguiente pantalla que le ofrece las opciones de agregar y eliminar las relaciones entre unidades.
El usuario debe hacer clic en el control de la lupa. Con ello se activa una ventana, en la cual debe seleccionar del combo el tipo
de unidad y de acuerdo al registro seleccionado se despliega las unidades asociadas a este tipo. Seleccione la unidad que desee asociar. Indique además, el tipo de relación existente entre las unidades (Ejecutiva, Comercial, Asesoria, entre otras), luego de tener esta información se debe registrar dando clic en agregar, si desea eliminar alguna opción debe seleccionarla y dar clic en eliminar.
LOCALIDADES
En ésta opción se gestionan las propiedades y el lugar de ubicación de estas mismas, al dar clic sobre esta opción encontraremos la siguiente ventana en la que se encuentra el listado de las propiedades, el lugar (ciudad y país) de ubicación y si el tipo de posesión es propia o arrendado, lleva consigo los botones de agregar, modificar y eliminar.
Opción agregar
Al dar clic sobre la opción agregar se abrirá una ventana en la que se debe llenar los datos correspondientes como descripción, el tipo de posesión, área en mts2, país, el departamento y ciudad. una ves ingresados estos datos se debe dar clic en registrar para así registrar la información.
Opción modificar
Al dar clic en la opción modificar encontraremos una ventana con información pero que podrá ser modificada, una ves que el usuario haya realizado todas las modificaciones necesarias se procede a dar clic en registrar.
Opción eliminar
Para eliminar uan de las opciones, se debe seleccionar y luego dar clic sobre el botón eliminar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co