Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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TOMA FÍSICA
Funcionalidad implementada para instituciones que no tengan información para migrar y /o para ingresar datos complementarios de la información ingresada. Al ingresar a esta opción, se activa la siguiente ventana que contiene las funciones de Almacén e Inventario. Después de realizar un movimiento no se puede volver a modificar. Está opción queda deshabilitada ya que es el inventario con el que inicia el almacén.
INVENTARIO
Permite el ingreso de los elementos que hacen parte del inventario. El usuario debe indicar alguno de los criterios para realizar la consulta. Éstos pueden ser el Grupo de artículo, el Código o el Nombre. Indicados los parámetros, haga clic en Buscar.
Se genera un listado de los registros que coincidan con los criterios especificados. Se visualiza el Código, el Nombre y los botones Ver, Agregar y Modificar.
Opción Ver
Para conocer la información registrada sobre el activo (datos y accesorios) selecciónelo de la lista desplegada en pantalla y haga clic en Ver. Se muestra una nueva ventana que contiene información sobre el activo y aparece el botón Descargar PDF, si el usuario desea guardar la información. Los datos que se visualizan corresponden al Grupo, el Código, el Nombre, la Ubicación, la Cantidad, el Precio, el Valor total, el Código de barras, el Tipo de artículo, el Tipo de impuesto Retención, la Cantidad mínima, máxima y sugerida, y por último IVA%.
Opción Agregar
Se deben llenar los datos. Primero se busca el Grupo de Activos al que pertenece el elemento a ingresar. Podrá hacer clic en el control de búsqueda de la lupa, se muestra una ventana con el listado de de los grupos. Seleccione el grupo. Recuerde que los grupos de activos se gestionan por el menú Inventario / Tablas Básicas. Luego están el Código y el Nombre del artículo, la Unidad de Medida (unidad, metros, kilogramos, caja, galones), la Ubicación, la Cantidad, el Valor, el Total, el Código de barras, el Tipo de Artículo (devolutivo, semovientes, consumo, muebles, equipos), el Tipo de Impuesto Retención (descuento por pronto pago en impresos y publicaciones, IVA del 16%, IVA del 3%), la Cantidad Mínima, Máxima y Sugerida. Al ingresar estos datos, haga clic en Registrar para guardar la información.
Opción Modificar
Para actualizar los datos de un activo debe seleccionarlo del listado desplegado en pantalla y hacer clic en el botón Modificar. Con ello, se genera la siguiente ventana que contiene los mismos datos a ingresar en la opción Agregar, modificada la información haga clic en Registrar.
Opción Eliminar
Si desea borrar un artículo, solo debe seleccionarlo y hacer clic en Eliminar. Saldrá una ventana con información sobre este artículo. Verifique el registro y luego haga clic sobre Eliminar.
ALMACÉN
Permite gestionar los datos de los artículos que se manejan en Almacén. Al hacer clic en este icono, se muestra la siguiente ventana donde el usuario puede realizar la búsqueda por Placa o Descripción. Ingrese la información y haga clic en Buscar.
Aparece una ventana en la que se muestra información asociada a los criterios de búsqueda especificados y los botones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.
Opción Ver
Seleccione uno de los artículos listados en pantalla y haga clic en este botón. Se muestra una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Los datos que se visualizan corresponden a todo lo referente al activo fijo seleccionado. Al presionar el botón Accesorios se despliega otra ventana con la lista de accesorios de este activo, si los tiene.
Opción Agregar
Para ingresar un nuevo artículo, haga clic en este botón. Se muestra la siguiente ventana donde el usuario debe indicar los datos solicitados como Grupo de Activos, Categoría (principal, accesorios), Código padre (para poder ingresar la categoría debe ser de tipo accesorio), Placa, Descripción, Tipo de Activo, Estado, Marca, Modelo, Serial, Forma de Adquisición, Cantidad, Fecha de Compra, Costo, Vida Útil, Alta, Póliza, Proveedor, Tercero a Cargo, Responsable, Recurso Físico, Centro de Costo, Avalúos, Nombre del Centro de Servicios y Tipo de Riesgos (deben seleccionarse de la ventana que se despliega al dar clic en la lupa y luego dar clic en agregar. Si desea eliminar un tipo de riesgo selecciónelo y presione este botón).
La información que se lista en las ventanas desplegadas tras dar clic sobre las lupas son ingresados por Almacén / Tablas Básicas. Ingresados los datos haga clic en Registrar.
Opción Modificar
Para actualizar la información de un artículo, debe inicialmente seleccionar el registro de los listados en pantalla y luego hacer uso del botón Modificar. Con ello, se genera una nueva ventana con los datos asociados al registro especificado. Realice las actualizaciones que considere pertinentes y haga uso del botón Registrar.
Opción Accesorios
En esta opción se realiza la inserción de accesorios a un activo. Primero se debe seleccionar el activo al que le asociará los accesorios, luego haga clic sobre esta opción. Al ingresar en este ítem, se despliega una ventana en la que se muestra la lista de accesorios asociados al activo que eligió, con información sobre él como el Código, la Descripción, la Marca, el Modelo, el Serial y el botón Agregar.
Al hacer clic sobre este botón, se abre una ventana en la que se muestra el Grupo de Activo al que pertenece, el Código del Grupo, la Placa del Activo, la Placa de Accesorio, que ya se encuentra parametrizada. Se deberán ingresar datos como la Descripción del accesorio, la Marca, el Modelo, el Serial, la Cantidad. Al ingresar estos datos hacemos clic en Registrar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co