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Opción agregar
Para registrar una cotización enviada por un proveedor, debe hacer clic en el botón Agregar. Se genera una nueva ventana para que el usuario gestione la información de la cotización. Debe seleccionar del combo la modalidad que desea utilizar (manual o archivo), luego haga clic en Continuar.
Al hacer clic en Continuar se despliega la siguiente pantalla. El usuario debe ingresar la información que el sistema solicita, el Número, la Fecha, el Proveedor, el Número de la Solicitud, Fecha de Vencimiento, Moneda Proveedor (información gestionada en el módulo Parámetros Generales), Tasa de Cambio (información gestionada en el módulo Parámetros Generales), Forma de Pago (información gestionada en Tablas básicas / Compras), especificar en tiempo de entrega determinado en días, el sitio de la entrega y el lugar.
Para seleccionar el proveedor, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa .Con esto, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores.
Una vez seleccionado el nombre de la persona o entidad que hizo llegar la cotización, haga clic en el control de búsqueda de la lupa que hace referencia al número de solicitud. Con ello, se listan las solicitudes en las que está participando el distribuidor. Recuerde que ésto se gestiona por la funcionalidad Gestión de solicitudes a proveedores. Seleccione el registro haciendo clic en el número o fecha de la solicitud.

Ingrese, además, la información relacionada con la fecha de vencimiento. Indique la forma de pago, tiempo y sitio de entrega. Especifique para cada uno de los elementos asociados a la solicitud de cotización que dio origen a la cotización, el precio que indica el proveedor. Registrados los datos solicitados, haga clic en Registrar.

Al seleccionar la opción archivo el usuario debe ingresar el nombre del archivo y subir el archivo plano, el documente que se sube es la cotización enviada por los proveedores dando respuesta a la solicitud de cotizar ciertos elementos.
Opción Modificar
Para actualizar la información de una cotización previamente registrada, debe seleccionarla de las listadas en pantalla y hacer clic en el botón Modificar. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado, lo que le permite al usuario realizar cambios en el Número, Fecha de la Cotización y Fecha de Vencimiento, Moneda, Tasa de Cambio, Forma de Pago, Tiempo y Sitio de Entrega, así como el Costo de los Artículos. Recuerde que solo podrá modificar cotizaciones cuya fecha de vencimiento sea menor a la fecha del sistema. Realizadas las modificaciones haga clic en Registrar.

Opción Eliminar
Para borrar una cotización previamente ingresada, el estado de la misma debe ser activo. Debe seleccionar la cotización de las listadas en pantalla, verificar la información y hacer clic en Eliminar.
APROBAR COTIZACIÓN
Permite al usuario aprobar una de las cotizaciones enviadas por los proveedores a los que se les envió la solicitud de cotización. Al ingresar a esta función, se genera una ventana que le permite al usuario realizar la consulta por solicitud de cotización, por fecha de la cotización y/o proveedor.
Para realizar la consulta por Proveedor, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores.
Ingresados los criterios para realizar la consulta haga clic en Buscar. Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Proveedor, Fecha de Cotización y Vencimiento, así como al monto total de la cotización.
Seleccione la cotización que desea consultar y haga clic en Continuar. Se listan todas las cotizaciones registradas para la solicitud de la cotización previamente indicada. Se visualiza el Número, el Proveedor, la Fecha de Cotización, la Fecha de Vencimiento y el monto de la cotización. Además, los botones Ver y Aprobar.
Opción Ver
Para acceder al detalle de una cotización selecciónela y haga clic en Ver. Con esto, se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Se visualiza el Número, la Fecha, el Proveedor, el Puntaje, la Calificación que obtuvo, Dirección, Ciudad, Teléfono, Fecha de Vencimiento, Moneda Proveedor en que se realiza la cotización, Tasa de Cambio de la divisa, Forma de Pago, Tiempo y Sitio de Entrega, y los artículos cotizados con sus respectivos precios. Si desea emplear la opción Descargar PDF, pulse el botón.
Opción Aprobar
Para aprobar, seleccione la propuesta que desea elegir para dar inicio a un proceso de orden de compra y haga clic en Aprobar.
REVERSAR COTIZACIONES
Permite reversar o retroceder alguna cotización enviada a un proveedor. Al ingresar en esta opción, se abrirá una nueva ventana en la que el usuario podrá buscar la cotización por Número, por Rango de Fecha, por Proveedor, el Estado siempre estará parametrizado como aprobada para poderla reversar.
Para seleccionar el proveedor, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores. Al tener estos datos, se pulsa Buscar.
Aparecerá una ventana con información referente a los criterios de búsqueda especificados y los botones Ver y Reversar.
Opción Ver
Para tener acceso a esta información, debe seleccionar la cotización correspondiente y dar clic en Ver. Aparecerá una ventana con toda la información asociada a esta cotización.
Opción Reversar
Para reversar seleccionamos la cotización a reversar y hacemos clic en este botón.
ÓRDENES DE COMPRA
Para realizar la gestión de las órdenes de compra, ya sea para adquisición de bienes o servicios. Se muestra la página con criterios de búsqueda para la gestión de datos. Indique algunos de los parámetros para realizar la consulta. Puede efectuarla por cualquier combinación de los criterios especificados en pantalla. Indicados estos datos haga clic en Buscar.
Para realizar la consulta por proveedor, ingrese el nombre o parte de éste y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor, haciendo clic en el Nombre, Documento o Tipo de Persona.

Si desea realizar la consulta por la persona que autoriza la orden de compra o por la descripción de artículo. Debe seguir el mismo procedimiento descrito para la búsqueda por proveedor. Recuerde que se listan las personas que definió por el submenú Tablas básicas / Ordenador del gasto, gestionados en el módulo Parámetros Generales.
Indicados los parámetros para realizar la consulta, se genera un listado de las órdenes de compras asociadas a los criterios especificados y los botones Ver, Agregar, Modificar, Anular y Aprobar.
Opción Ver
Para conocer el detalle de una orden de compra, selecciónela de las listadas en pantalla y haga clic en el botón Ver. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Se visualiza el Número, la Fecha, Numeración (información gestionada en le submenú Tablas básicas / Parámetros de almacén), el Estado de la Orden de Compra, el CDP, el Concepto y Valor del Rubro donde obtendrán los fondos para realizar el pago. Se visualiza, además los Datos del Proveedor, Número de Cotización y Requisición. Recuerde que si el tipo de orden de compra es con cotización y requisición aparecerán estos campos. La Forma de Pago, Tipo de Orden, Plazo para el Pago, Fecha Fin, Interventor, Nombre del Ordenador, Objeto y Observación de la Orden. Además, se listan los artículos que serán adquiridos.
Opción Agregar
Si desea vincular una orden de compra, haga clic en el botón Agregar. Con ello, se genera una nueva ventana que le permite al usuario seleccionar el Tipo de Orden de Compra que desea agregar.
En la opción con cotización o requisición, si desea vincular una orden de compra haga clic en el botón Agregar. Con ello, se genera una nueva ventana que le permite al usuario gestionar la información requerida.
El usuario debe ingresar la fecha de la orden de compra, seleccionar la cotización o requisición según sea el caso (esta información se gestionó en las funcionalidades anteriores), haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione la cotización repita el mismo procedimiento para seleccionar Requisición, Interventor y Ordenador. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de interventor, usando la funcionalidad Proveedor del submenú Tablas básicas del menú Compras. De igual forma, el ordenador usando la funcionalidad Tablas básicas / Ordenadores del gasto del módulo Parámetros Generales.
Para la opción sin cotización o requisición, si desea vincular una orden de compra haga clic en el botón Agregar. Se genera una nueva ventana que le permite al usuario gestionar la información requerida. Seleccione la fecha, indique el nombre o identificación del proveedor y haga clic en el control de búsqueda de la lupa . Emerge una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor, haciendo clic en el Nombre, Documento o Tipo de Persona. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor, usando la funcionalidad Proveedor del menú Tablas básicas / Compras. Lo mismo sucede con el interventor, se listan las personas laboralmente activas de la institución. Esta información se gestiona en el módulo Talento Humano.
Opción Modificar
Para actualizar la información de una orden de compra, ésta debe encontrarse en estado activa. Seleccione la orden de compra y haga clic en Modificar. Se genera una ventana con información asociada al registro especificado. El usuario realiza las modificaciones que considere pertinentes y hace clic en Registrar. Recuerde no es posible modificar una orden de compra que haya sido procesada.
Opción Anular
Para cancelar una orden de compra, ésta debe encontrarse en estado Activo y Vigente. Seleccione la orden de compra y haga clic en Anular. Con ello, se genera una ventana con información asociada al registro especificado. El usuario verifica los datos e ingresa la justificación de la anulación y hace clic en Registrar. Recuerde que no es posible anular una orden de compra que haya sido procesada.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co