Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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MOVIMIENTOS
Contiene las funcionalidades concernientes a la gestión de la requisiciones o solicitudes, cotizaciones, órdenes de compra, entrada y salida de elementos de Almacén. Al hacer clic sobre este ítem se despliega la siguiente pantalla con los iconos Requisiciones, Compras, Almacén e Inventarios.
REQUISICIONES
Permite al usuario registrar la información de las peticiones que hacen las dependencias de elementos que, a su juicio, necesitan para realizar sus funciones, sean estos de consumo o no. Permite, además, consultar datos sobre estas solicitudes. Cuando ingresa a este menú se genera la siguiente ventana que contiene los ítems Gestionar requisiciones, Aprobar Requisiciones, Autorizar Requisiciones y Reversar requisiciones.
GESTIONAR REQUISICIONES
Funcionalidad implementada para la gestión de las solicitudes de bienes y/o servicios que solicita una dependencia. Al hacer clic sobre este icono, se visualiza la siguiente pantalla en donde el usuario tiene la posibilidad de consultar las requisiciones existentes, sea por número, fecha, estado, unidad administrativa o solicitante. También puede hacer caso omiso de estos parámetros y hacer clic en el botón Buscar.
En el caso que se desee hacer la consulta especificando la Unidad Administrativa o el Solicitante, debe ingresar parte de la información o hacer clic directamente en el criterio de búsqueda de la lupa. Inmediatamente, se despliega una ventana donde el usuario debe seleccionar el ítem correspondiente y luego hacer clic en la opción Buscar. Tras presionar este botón, se visualiza la siguiente ventana con el listado de requisiciones y los opciones Ver, Agregar, Modificar y Anular.
Opción Ver
Se debe seleccionar una de las requisiciones listadas en pantalla. Al pulsar el botón Ver, se muestra información asociada al tipo de requisición. Si desea guardar l la información debe dar clic en la opción Descargar PDF.
Opción Agregar
Al hacer clic en esta opción, se despliega la siguiente pantalla. El sistema solicita los datos referentes a la requisición como la Fecha, Numeración (información previamente gestionada en Tablas básicas/Parámetros de almacén), Identificación, Solicitante, Tipo de requisición y Observaciones, allí debe digitar una breve observación de la requisición.
En la Lista de artículos solicitados se peuden gestionar los datos referentes dichas solicitudes (Código, Descripción, Cantidad, Tipo de Artículo, Característica). En el caso que se requiera un servicio, se debe gestionar la información que se solicita en relación al mismo y hacer uso de los botones Limpiar, Agregar, Modificar y Eliminar. Las lupas servirán de ayuda al buscar información en las casillas. Al dar clic sobre ellas, se abrirá otra ventana en la que el usuario solo deberá seleccionar una de las opciones. Digite la cantidad, escriba las características relacionadas con la misma y haga clic en el botón Agregar. Al terminar de gestionar estos datos, debe dar clic en Registrar.
Opción Modificar
Para modificar los datos, el usuario debe seleccionar del listado desplegado en pantalla una de las requisiciones para actualizar y hacer clic en Modificar. Después, se muestran los datos asociados al ítem especificado y el botón Registrar. El usuario realiza las modificaciones pertinentes y hace uso del botón Registrar.
Opción Anular
Se debe seleccionar un ítem de los listados en pantalla. Se muestra una nueva ventana con la información relacionada al registro seleccionado. Verifique los datos y presione Anular.
APROBAR REQUISICIONES
Esta funcionalidad permite aprobar las requisiciones, es decir, las peticiones que hacen las dependencias de elementos que, a su juicio, necesitan para realizar sus funciones, sean estos de consumo o no. Al hacer clic en este icono, se mostrará la siguiente ventana que le permitirá al usuario realizar la consulta por Número Inicial y Final, Fecha Inicial y Final, Unidad Administrativa y Solicitante. El Estado de la requisición viene preestablecido, ya que solo se visualizan las requisiciones que se encuentren en estado pendientes. También puede hacer caso omiso de estos parámetros y hacer clic en Buscar.
Inmediatamente, se generará una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados y el botón Ver.
Debe seleccionar la requisición que desea aprobar y hacer clic en Ver. Se generará una nueva ventana con información asociada al registro especificado y los botones Rechazar y Aprobar.
Opción Rechazar
Si se va a cancelar una requisición, el usuario solo debe hacer clic en el botón Rechazar.
Opción Aprobar
Utilice este botón para acertar una requisición. Ingresar las cantidades que se aprueban para cada uno de los artículos que conforman la requisición.
Para realizar la consulta por Unidad Administrativa, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa para definir la dependencia de la que desea conocer las solicitudes registradas.
Para realizar la consulta por Solicitante, ingrese el nombre o parte de éste y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione la persona haciendo clic sobre el Nombre, Cargo o Unidad. Indicados los parámetros para la consulta, haga clic en Buscar.
AUTORIZAR REQUISICIONES
Esta función permite autorizar las requisiciones que han sido aprobadas, es decir, se realiza el proceso administrativo donde se destina dinero para esta adquisición. Al hacer clic en este icono, se mostrará la siguiente ventana que le permitirá al usuario realizar la consulta por Fecha Inicial y Final de la misma, Unidad Administrativa y Solicitante. El Estado de la requisición viene preestablecido, ya que solo se visualizan las requisiciones que se encuentren en estado Aprobada. También, puede hacer caso omiso de estos parámetros y hacer clic en Buscar.
Inmediatamente, se generará una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados y el botón Ver.
Debe seleccionar la requisición que desea autorizar y hacer clic en Ver. Se generará una nueva ventana con información asociada al registro especificado y los botones Rechazar y Autorizar.
Utilice el botón Autorizar una requisición que haya sido aprobada previamente. Ya habiendo ingresado las cantidades que sean autorizadas para cada uno de los artículos que conforman la requisición.
Si va a cancelar una requisición que fue aprobada pero que por algún motivo no pueda ser autorizada, el usuario solo debe hacer clic en el botón Rechazar.
REVERSAR REQUISICIONES
Le permite al usuario revertir el estado de las requisiciones que han sido autorizadas. Al hacer clic en este icono, se mostrará la siguiente ventana que le permitirá realizar la consulta por Fecha Inicial y Final de la misma, Unidad Administrativa y Solicitante. El Estado de la requisición viene preestablecido, ya que solo se visualizan las requisiciones que se encuentren en estado Autorizado. También puede hacer caso omiso de estos parámetros y hacer clic en Buscar.
Inmediatamente, se generará una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados y el botón Ver.
Debe seleccionar la requisición que desea reversar y hacer clic en Ver. Se generará una nueva ventana con información asociada al registro especificado y el botón Reversar.
COMPRAS
Mediante este icono es posible acceder a la generación de las órdenes de compra y a la información referente a ellas. Cuando ingresa a este icono, se genera una nueva ventana que contiene una serie de funcionalidades que le permiten al usuario procesar la información de compras que maneja la institución. Esto hace referencia a plan de compras, cotizaciones y órdenes de compra.
PLAN DE COMPRAS
Permite llevar un control de compras. Al dar clic sobre este botón, se abrirá una ventana que pedirá información para realizar la búsqueda acerca de la Fecha de Inicio y Fin, Estado (modificable, aprobado, cerrado), Identificación y Responsable. Allí podrá hacer uso de la lupa, que despliega una ventana con los nombres de los posibles responsables. Al llenar esta información se deberá dar clic en la opción Buscar.
Al ejecutar la búsqueda se abrirá una ventana con el listado de los planes de compras, las características de la búsqueda y los botones Ver, Generar y Cerrar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co