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Opción Asentar
En esta opción se realiza el asentamiento de los egresos desde bodega. Se debe seleccionar uno de los de la lista que no se encuentre asentado. Los egresos que se encuentran anulados no podrán ser asentado. Se hace clic en Asentar, saldrá en pantalla la información y el botón Asentar. Presione este ítem para ejecutar la acción.
EGRESO DE DEVOLUTIVO DESDE BODEGA
Gestiona los datos de Egresos de artículos que no son de consumo desde bodega y que, por consiguiente, pueden ser devueltos ante algún inconveniente. Cuando ingresa a esta función, se despliega la siguiente ventana que le permite al usuario realizar una consulta de los egresos de devolutivos. Estos criterios de búsqueda son: Número Inicial, Número Final, Fecha Inicial, Fecha Final, Estado, Persona y Dependencia.
A continuación, se listan todos los egresos desde bodega asociados a lo requerido en la búsqueda. En pantalla se verá el Número, la Fecha, el Tipo de Salida y el Estado, si es dado al servicio. También se muestran las opciones Ver, Agregar, Anular y Registrar activos.
Opción Ver
Al dar clic sobre esta opción se encontrará toda la información relacionada con el egreso que haya seleccionado anteriormente. Recuerde que para utilizar esta opción, primero debe seleccionar un egreso de los de la lista. La información como el Nombre de la Bodega Origen, la Dependencia, el Tipo de Salida y la Lista de Artículos, acompañado de la opción Descargar PDF.
Opción Agregar
Esta opción permite agregar un egreso directamente desde bodega. Al ingresar, se abrirá una ventana en la que aparece un formulario en el que deberá diligenciar información como la Fecha, el Código y el Nombre de Bodega Origen, el Tipo de Salida, la Dependencia, quien Recibe, Lista de Artículos. En esta última opción podrá Agregar o Eliminar artículos según lo requiera dando uso a estos botones. Primero, debe seleccionar el Código y la Descripción, la Cantidad y Requisición. Luego de ingresar esta información, podrá dar clic en Registrar.
En esta ventana, el usuario podrá hacer uso de la lupa como ayuda en la búsqueda de datos como el Nombre de Bodega Origen, Dependencia, entre otros. Debe dar clic sobre ella y se abrirá una ventana con el listado de la información buscada.
Opción Anular
Al ingresar en esta opción, se verá la información del egreso seleccionado y la casilla de justificación donde se coloca el motivo del egreso. Al hacer este proceso, haga clic sobre Registrar.
Opción Registrar Activos
Ell usuario podrá agregar un artículo o producto a la lista de activos fijos. Para acceder a esta opción, primero se debe seleccionar un tipo de salida de la lista. Solo si no se encuentra dado al servicio contendrá artículo. Los que están dados al servicio, es decir activos, no contendrán activos para agregar. Luego de seleccionar uno de estos tipos de salida y dar en la opción Agregar activo, se abrirá una ventana que contendrá los artículos para agregar. Se debe seleccionar el que desee agregar y dar clic en Continuar.
A continuación se desplegará uan ventana con un formulario que se deberá diligenciar. Esta información son datos tales como el Grupo de Activos al que pertenece, la Categoría (principal o accesorio), Código Padre (para seleccionar código padre la categoria debe ser de tipo accesorio), Descripción, Tipo de Activo (activo fijo o sin definir), Estado (bueno, regular, malo), Marca, Modelo, Serial, Forma de Adquisición (comodato, compra, donaciones, leasing), Póliza, Proveedor, Responsable, Tercero a Cargo, Recurso Físico, Centro de Costo, Avalúo Técnico, Avalúo Catastral, Fecha Avalúo, Valor Comercial, Valor Salvamento, Fecha de Inicio y Fin de la Garantía, el Nombre del Centro de Servicio donde al seleccionar uno de los nombres listados en la ventana desplegada, tras pulsar lupa automáticamente se ingresa la demás información referente a este como la dirección, teléfono,contacto, además se debe ingresar el tipo de riesgo de este activo (uso inadecuado, humedad entre otros), se selecciona uno de ítrems listados en la ventana que se abre. Se debe hacer clic en agregar para registrarlo, si lo que desea el usuario es eliminar alguno de los que ya están debe seleccionarlo y seguidamente dar clic en este botón. Al haber colocado toda esta información se procede a hacer clic en Registrar.
Todas las casillas llevan la lupa como opción de búsqueda. Para darle uso, debe dar clic sobre ella. A continuación se desplegará una ventana con el listado de información asociada a este tipo de dato. Deberá dar clic sobre la que desee elegir y automáticamenete aparecerá en la casilla. Toda esta información contenida dentro de las lupas es ingresada por el módulo Almacén a excepción del Centro de Costo que es ingresada por el módulo Presupuesto.
APROBAR TRASLADO A BODEGA PRINCIPAL
Se debe buscar la aprobación de los traslados ingresando la Fecha Inicial y Final, el Código y el Nombre de la Bodega Origen. Luego haga clic en Buscar.
Aparecerá en pantalla una ventana en la que se muestra el listado de los traslados, con las opciones Aprobar y Rechazar. El usuario debe seleccionar el traslado y luego dar clic sobre Aprobar o Rechazar según lo requiera.
Las opciones Aprobar y Rechazar solo se podrán ejecutar en devoluciones pendientes. Debe seleccionar la devolución de la lista y luego dar clic sobre la opción que requiera.
INVENTARIOS
El usuario encontrará toda la información referente a los activos y pólizas. Podrá verificar la información registrada en inventario, información registrada en funcionalidades anteriores.
ACTIVOS FIJOS
En esta función el usuario podrá consultar activos fijos ingresando la respectiva información y luego haga clic en Buscar.
En la siguiente ventana se verán los datos relacionados a este activo. La información que se visualizará sobre éste será la Placa, la Descripción, la Marca, el Modelo, el Serial, la Contabilización y las opciones Ver, Agregar, Modificar y Accesorios.
Opción Ver
En esta opción se muestra la información sobre un activo fijo. Además, los botones Accesorios y Descargar PDF. Recuerde que el activo debe ser principal para tener accesorios y descargar PDF.
Opción Agregar
Se mostrará en pantalla la lista de activos fijos para agregar. Debe seleccionar uno de ellos y luego dar clic en Continuar.
A continuación, se desplegará una ventana con un formulario que se deberá diligenciar. La información a ingresar son datos tales como el Grupo de Activos al que pertenece, la Categoría (principal o accesorio), Código Padre (para seleccionar código padre la categoría debe ser de tipo accesorio), Descripción, Tipo de Activo (activo fijo o sin definir), Estado (bueno, regular, malo), Marca, Modelo, Serial, Forma de Adquisición (comodato, compra, donaciones, leasing), Póliza, Proveedor, Responsable, Tercero a Cargo, Recurso Físico, Centro de Costo, Avalúo Técnico, Avalúo Catastral, Fecha Avalúo, Valor Comercial, Valor Salvamento, Fecha de Inicio y Fin de la Garantía. Además, el nombre del Centro de Servicio donde al seleccionar uno de los nombres listados en la ventana desplegada se puede acceder a la herramienta lupa. Pulsando esta opción, automáticamente se ingresa la demás información referente a éste como la Dirección, Teléfono y Contacto.
Se debe ingresar el tipo de riesgo de esté activo (uso inadecuado, humedad, entre otros). Se selecciona una de las opciones listadas en la ventana que se abre, al dar clic en la lupa. Luego se debe hacer clic en Agregar para registrarlo. Ssi lo que desea el usuario es eliminar alguno de los que ya están debe seleccionarlo y seguidamente dar clic en este botón. Al haber colocado toda éta información se procede a hacer clic en Registrar.
Opción Modificar
El usuario podrá efectuar cambios en los datos de los activos. Realice los cambios que considere necesarios y haga clic sobre Registrar.
Opción Accesorios
Esta opción le permite agregar accesorios al activo, como por ejemplo el mouse de un computador o un teclado, etc. Debe seleccionar el activo fijo al que desea agregarle los accesorios. A continuación, aparecerá en la ventana el listado de los accesorios que tiene el activo para agregar.
Al dar clic sobre Agregar, se abre la siguiente ventana en la que se muestra los datos del activo y el accesorio que será agregado. Verifique los datos y luego haga clic sobre Registrar.
VERIFICAR INVENTARIO
En esta opción es posible verificar la información contenida en inventario. Se ingresa la Fecha Inicial y Final, el Archivo, la Dependencia, el Responsable, el Espacio físico, el Recurso físico, el Tamaño del Papel, la Fuente, el Tamaño de la letra y el Estilo. Para ingresar esta información el usuario podrá utilizar las lupas que se presentan en la ventana como en Archivo. Al dar clic sobre ella, se despliega una ventana con el listado. Selecciona una de las opciones y aparecerá automáticamente en la casilla. En las casillas de despliegue, como en tamaño de papel, solo debe dar clic sobre la flechita hacia abajo y seleccionar una de las de la lista.
Tras ingresar toda la información requerida podrá descargar el archivo en PDF dando clic sobre el botón Descargar PDF. El archivo contendrá toda la información asociada a los datos ingresados.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co