Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Ver
El usuario podrá observar la información referente a un plan de compras. Debe seleccionar uno de los de la lista y luego hacer clic en el botón Ver.
Opción Generar
Permite registrar un plan de compras en la siguiente ventana. El usuario debe seleccionar si desea hacerlo en la modalidad Manual o Archivo. Seleccione una de las opciones y luego haga clic en Continuar.
Opción Manual
Si el usuario ha elegido esta opción, aparecerá la siguiente ventana en la que se elige la Fecha de Inicio y Final del Plan de Compras. Ingrese la fecha y luego haga clic sobre Buscar.
A continuación, aparecerá la ventana en la que se aprueba el plan de compras. El usuario debe ingresar la información requerida como la Descripción, la Identificación y el Nombre del Responsable, la Norma de Aprobación. El usuario podrá hacer uso de la ayuda que ofrece la lupa. Al dar clic sobre ella, se abre una nueva ventana en la que aparece el listado con los nombres. Seleccione uno y aparecerá en la casilla automáticamente. Luego de ingresar la información, debe hacer clic sobre Registrar.
Opción Archivo
Si el usuario ingresa en esta opción, aparecerá una ventana en la que debe ingresar la Fecha de Inicio y Fin del plan de compras. Debe ingresar el archivo dando clic sobre Examinar y buscarlo en el lugar donde esté guardado. Selecciónelo y pulse Abrir. Al haber ingresado estos datos, solo resta dar clic en Registrar.
Opción Cerrar
Al dar clic sobre esta opción, se abrirá una ventana en la que el usuario podrá verificar la información que cerrará. Verifique y luego haga clic en Cerrar.
COTIZACIONES
Permite gestionar los procesos asociados con las cotizaciones que envía la institución a los proveedores. Cuando se ingresa a este menú, el usuario encontrará una serie de funciones que le permitirán realizar los procesos asociados al manejo de cotizaciones.
GESTIÓN DE SOLICITUDES DE COTIZACIÓN
Permite al usuario agrupar las solicitudes realizadas por las Unidades Administrativas y que han sido registradas en el sistema, usando la función Requisiciones para enviar a los proveedores los artículos de los que desea conocer información de precios. Al ingresar a esta opción, se despliega una ventana que le permite realizar la consulta de solicitudes de cotización registradas, usando cuatro criterios para la búsqueda. Estos hacen referencia al Número, Rango de Fechas, Proveedor y Estado de la Solicitud de Cotización.
Si desea efectuar la consulta por proveedor, al que le ha enviado solicitudes de cotización, ingrese el nombre o parte de éste y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se listará información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor, haciendo clic sobre el Nombre, Documento o Tipo de Persona. Puede realizar la consulta haciendo clic en el control de la lupa, sin ingresar ningún criterio de búsqueda. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor, usando la funcionalidad del menú Compras / Tablas básicas / Proveedor.
Tras ingresar los parámetros para la consulta, haga clic en buscar. Se listan los registros asociados a los criterios especificados en la búsqueda. La información que se visualiza hace referencia al Número, Fecha y Estado de la solicitud de cotización. También, se muestran los botones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.
Opción Ver
Si desea conocer el detalle de una solicitud, seleccione una de las listadas en pantalla y haga clic en Ver. Se genera una nueva ventana con información relacionada con la Fecha de la Solicitud de Cotización y el listado de artículos sobre los que se requiere conocer información de precios. Además, usuario podrá utilizar las opciones Generar archivo o Descargar PDF.
Opción Agregar
Si desea registrar una nueva solicitud de cotización haga clic en Agregar. Se genera, entonces, una nueva ventana para que se indique la fecha en que se registrará la solicitud de cotización y los elementos de los que se desea conocer información de costos. Para ingresar los artículos, se puede realizar la búsqueda por Código o por Descripción del elemento. Debe ingresar el código o el Nombre de elemento y hacer clic en el control de la lupa. Con ello, se genera una ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el elemento haciendo clic en el código o descripción del artículo.
Seleccionado el elemento haga clic en el control de la lupa que hace referencia a cantidad. Se visualiza, entonces, una nueva ventana con información de las requisiciones aprobadas que contengan el elemento indicado anteriormente. Para especificar la cantidad de elementos que se deben incluir en la solicitud de cotización, seleccione haciendo clic en la casilla de verificación que se antepone al número de requisición el registro con la cantidad de elementos que desea cotizar. Puede seleccionar todas las requisiciones que se listan en pantalla de forma que el aplicativo totaliza las cantidades de elementos solicitados en las requisiciones seleccionadas. Hecha la señalización de las requisiciones que desea vincular a la cotización, haga clic en Enviar.
Haga clic en Agregar, para vincular el elemento a la solicitud. Repita el proceso de selección de elementos, tantas veces como artículos desee vincular en la solicitud de cotización. Ingresados los datos haga clic en Registrar.
Opción Modificar
Si desea actualizar la información de una solicitud de cotización previamente registrada, debe seleccionarla de las listadas en pantalla y hacer clic en Modificar. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado, que hace referencia a la fecha de la solicitud y a los elementos asociados a la misma. Para poder realizar la modificación de la solicitud, ésta debe encontrarse activa y no tener CDP incluido, de lo contrario no será posible. El usuario realiza las modificaciones que considere pertinentes y hace clic en el botón Registrar.
Opción Eliminar
Si el usuario desea suprimir un registro, debe seleccionar la solicitud de la lista y dar clic en Eliminar. Aparecerá una ventana para verificación. Para continuar tras haber verificado los datos, haga clic en Eliminar.
GESTIÓN DE PROVEEDORES A SOLICITUDES
Permite al usuario registrar los proveedores a los que les enviará la solicitud de cotización. Recuerde que una solicitud en estado inactivo no podrá vincularse a un proveedor. Al ingresar a esta función, se genera una ventana que le permite al usuario realizar la consulta por Número, Rango de Fechas, Proveedor y por Estado (procesado, activo, inactivo) de la solicitud de cotización.
Para realizar la consulta por proveedor, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores.
Ingresados los criterios para la consulta haga clic en Buscar. Con ello, se genera una nueva ventana que contiene información asociada a los criterios especificados para la consulta. Estos datos hacen referencia al Número, Fecha y Estado de la solicitud. Además, los botones Ver y Agregar.
Seleccione el registro del que desea conocer información más detallada y haga clic en Ver. Se visualiza una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Esto hace referencia al Número, Fecha, Estado, Lista de Proveedores a los que se les solicitó información de precios y el listado de elementos vinculados a la solicitud de cotización.
Opción Ver
El usuario podrá utilizar las opciones Generar archivo o Descargar PDF. Debe seleccionar una de las solicitudes de la lista y luego hacer clic en Ver.
Opción Agregar
Para agregar seleccione el registro de solicitud de cotización al que desea asociarle los proveedores de quienes espera recibir la respectiva cotización. Se visualiza el Número, Fecha y Estado de cotización. El usuario debe indicar los proveedores a los que les enviará la solicitud. Recuerde que la solicitud seleccionada debe encontrarse activa y debe contener CDP.
Para vincular un proveedor debe indicar la Identificación o el Nombre y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores. Puede realizar la consulta sin ingresar algún parámetro, con lo que se lista la información de las personas tanto jurídicas como naturales a las que les definió el rol de proveedor.
Seleccionado el proveedor ingrese la fecha en la que le enviará la solicitud de cotización, el número del fax, el correo electrónico, el correo enviado por, los parámetros relacionados con los medios de comunicación con el proveedor. Tenga presente que no deben ingresarse los tres obligatoriamente, pues con que se especifique uno es suficiente. Ingresados estos datos haga clic en Agregar. Con ello, el proveedor se vincula a la lista de distribuidores a los que se les enviará la solicitud de cotización. Repita este proceso tantas veces como proveedores tenga para enviar la solicitud.
Si desea borrar un distribuidor de los previamente vinculados a la lista de proveedores a los que se les enviará la solicitud, seleccione éste y haga clic en Eliminar.
Ingresados los datos haga clic en Registrar.
GESTIÓN DE COTIZACIÓN
Permite al usuario registrar las cotizaciones que envían los proveedores como respuesta a una solicitud. Al ingresar a esta funcionalidad se genera una ventana que le permite realizar la consulta por Número, Rango de Fechas de la Cotización, por Fechas de Vencimiento, el Código o Descripción del artículo, Proveedor y por Estado (Aprobada, Activa, Inactiva, Usada) de la cotización.
Para realizar la consulta por proveedor, ingrese el Nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello, se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el proveedor haciendo clic en el Nombre, Tipo de Persona o Documento de Identidad. Recuerde que se listan las personas a las que les definió el rol de proveedor usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedores.
Una vez indicados los parámetros para la consulta haga clic en Buscar. Se genera una nueva ventana con información asociada a los criterios especificados. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Proveedor, Fecha de Cotización, Fecha de Vencimiento, el Estado. Además, los botones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar. El estado Usado significa que la cotización fue vinculada a una orden de compra. Cuando se aprueba una cotización para la solicitud, el aplicativo coloca las demás en este estado Inactivo. El estado Aprobado aparece en la cotización que fue seleccionada.
Opción Ver
Si desea conocer el detalle de una cotización, debe seleccionarla de las listadas en pantalla y hacer clic en Ver. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Se visualiza el Número, la Fecha, el Proveedor, el Número de Solicitud, la Dirección, la Ciudad, el Teléfono, la Fecha de Vencimiento, la Moneda en que se realiza la cotización y la tasa de cambio de la divisa. Así como la forma de pago, el tiempo, el sitio de entrega y los artículos cotizados con sus respectivos precios. Además, cuenta con la opción Descargar PDF.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co