Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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TABLAS BÁSICAS
Por medio de esta función el usuario podrá ingresar la información básica (Parametrizar) requerida en los demás módulos. Esta información hará referencia a aspectos tales como Parámetros de Almacén, Compras, Almacén e Inventarios. El usuario encontrará, además, en cada una de las funcionalidades asociadas a este submenú, los siguientes iconos que le permitirán volver a los menús que éstos indican. Entre estos se destacan Volver, regresa a la ventana anterior; Volver al inicio, lo llevará al menú principal del aplicativo; Tablas básicas, lo regresará al menú de tablas básicas y Salir de la aplicación, que cerrará la sesión gestionada por el usuario. A continuación daremos clic en Parámetros de Almacén.

PARÁMETROS DE ALMACÉN
Le permite al usuario gestionar por vigencia la forma de numeración y consecutivos para los diferentes procesos que se desarrollan en el Almacén. Al hacer clic en esta función se desplegará la siguiente ventana. El usuario debe seleccionar el año para el que desea gestionar las valores y hacer clic en Buscar.

Al realizar este proceso se visualiza en pantalla información asociada al año elegido y el botón Registrar.

Tras haber ingresado los datos deseados se procede a dar clic en Registrar.

COMPRAS
Esta funcionalidad le permite al usuario gestionar toda la información relacionada con Proveedores, Unidades de medida, Tipo de orden de compra, Forma de pago, Representante y Forma de contratación. Cuando el usuario ingresa a este ítem, se genera una nueva ventana que contiene una serie de opciones que le permiten al usuario procesar la información de compras que maneja la institución.
PROVEEDORES
A través de esta opción, el usuario podrá gestionar información básica de los proveedores. A continuación se visualizan los iconos que podrá usar al ingresar a este ítem: Datos del proveedor, Tipo Producto, Agregar tipo a proveedor, Documentos proveedor, Asociar documento proveedores, Grados de valores de una escala, Escala de evaluación, Valores de una escala, Criterios de evalución, Criterios de escala, Evaluar proveedor y Sancionar proveedor.
DATOS PROVEEDOR
Permite gestionar los datos relacionados con los proveedores que tienen algún tipo de relación con la institución, definiendo el tipo de persona (natural o jurídica).
Al dar clic sobre este icono aparecerá una ventana en la que puede colocar los datos del proveedor para tener un criterio de bísqueda. Si usted no recuerda estos datos, simplemente pulse Buscar y se listarán los proveedores que estén asociados.
Opción Agregar
Si desea vincular un nuevo proveedor solo debe dar clic en Agregar. Se abrirá una nueva ventana donde el usuario podrá especificar el tipo de persona (natural o jurídica), el tipo de identificación y el número de identificación. Luego de diligenciar estos datos debe dar clic en Enviar.
Se generará una nueva ventana. Si el usuario indicó Persona Natural deberá gestionar información relacionada con los datos personales. Se dividen en ocho tipos de información: en ésta el usuario podrá agregar datos como
Datos personales: Nombres, apellidos, tipo de documento, documento de identidad, DV (esta información de tipos de documentos se gestiona por el aplicativo de talento humano o por Académico), lugar de expedición, fecha de expedición, libreta militar, distrito, estado civil, régimen, tipo sanguíneo, sexo, religión.
Actividad económica DIAN: Código, nombre y seleccionar principal en caso de ser así. Por el contrario, si aparece uno podrá eliminarlo seleccionándolo y pulsando Eliminar.
Actividad económica ICA: Se pueden realizar las mismas operaciones que en DIAN. Aparecen datos como Nombre Comercial, Número de Resolución.
Datos de Nacimiento: se encuentran los siguientes datos como el Código del país, el Nombre del país, el Código del departamento, el Nombre del departamento, el Código de la ciudad, el Nombre de la ciudad y la Fecha.
Datos de ubicación: Dirección, Teléfono, Teléfono Celular, Código del país, Nombre del país, Código del departamento, Nombre del departamento, Código y Nombre de la ciudad, Dirección Auxiliar, Teléfono Auxiliar, Correo electrónico, Página web, estos datos en caso de que los tenga.
Datos de extranjería: Entre ellos están Número de Pasaporte, Otra nacionalidad, Número de identificación, Tipo de dato.
Documentos de proveedor: El usuario podrá agregar o eliminar documentos. Si desea agregar simplemente diligencia los datos pedidos como el Tipo de Documento, el Número y Fecha de este documento. Al pulsar Agregar aparecerá en la parte superior. De igual forma para eliminar, solo debe seleccionar el documento a borrar y presionar Eliminar. También se encuentra una casilla que permitirá saber si el proveedor se encuentra activo, si está seleccionada, o no activo si no fue seleccionada. Aparece el número de incumplimientos, el tipo de sanción y la fecha de sanción.
Tipo de dato: está la información bancaria. Las casillas que aparecen son Banco, Tipo de Cuenta, Número de Cuenta, Cuenta, Estado. Si no aparece ninguna información, usted podrá agregarla diligenciando estos datos y luego dar clic en Agregar. Así mismo, si desea eliminar solo deberá seleccionar la opción a suprimir y dar clic en Eliminar. También se encuentra el Tipo de proveedor, la Moneda del proveedor, el Tipo de interés corriente y de gracia, el Tipo de producto donde también puede agregar o eliminar. El Tipo forma de pago también con las opciones de agregar o eliminar, el usuario, la contraseña y confirmar contraseña.
Para finalizar este proceso, tras diligenciar todos los campos, presione el botón Agregar.
Opción Modificar
Al igual que en la opción Agregar, se abrirá una ventana con la información que el usuario modificará si lo considera necesario. Para registrar el proceso, debe pulsar Modificar.

En caso de que la opción elegida haya sido Persona Jurídica, cambian en Datos Personales que ya no aparecerán. Se visualizará información general como Tipo de Documento, Número de Documento, DV, Régimen, Razón Social, Representante Legal, Tipo Persona Jurídica, (la información listada se gestiona por el módulo Contabilidad) Cargo Representante Legal, Autoretenedor, Agente Retenedor del IVA, Naturaleza de la empresa.
En actividad económica ICA lleva adicional Código Empresa Oficial, la casilla de verificación de Gran contribuyente, la Resolución Gran Contribuyente y una lista de contactos. En ella, debe gestionar el Nombre, Teléfono, Fax y la casilla de verificación Vendedor (si o no). Para ingresar un contacto o eliminarlo, debe dar clic en Agregar o Eliminar, según sea el caso, y llenar los datos . La demás información será la misma para el resto de datos.

Las casillas que traen la opción de la pestaña de despliegue como Tipo de Documento, Estado civil, Régimen, Tipo Sanguíneo, Sexo, Religión, Otra nacionalidad en Datos de Extranjería; en Datos de Proveedor el Tipo de Documento como Fotocopia del NIT o Cámara de Comercio; en Información Bancaria, Banco al que pertenece, el Tipo de Cuenta (corriente o ahorros), Moneda Proveedor, Tipo de Producto y Tipo Forma de Pago.
En las anteriores situaciones solo deberá dar clic en la flechita de la pestaña que desee modificar y buscar la opción requerida. De igual forma en las opciones de fecha lo puede hacer manualmente o, si lo desea, puede dar clic sobre el cuadrito de calendario y seleccionar allí la fecha.
En el caso de la lupa, al presionarla se abre una ventana con la información correspondiente. El usuario podrá seleccionar la opción que desee. Algunas de ellas aparecen en Actividad económica DIAN e ICA. Esta información es ingresada desde el módulo Parámetros Generales / Actividad económica. Por esta razón, aparecen como fijas. Otras lupas como las que aparecen en Datos de Ubicación y Datos de Nacimiento. Si es posible ingresarla, ya sea escribiendo directamente el país o la ciudad. Si lo desea podrá dar clic en la lupa, que desplegará otra ventana en la que usted podrá buscar la información que necesite.
TIPO DE PRODUCTO
En esta ventana el usuario podrá gestionar acerca de los productos de los proveedores.
Opción Agregar
Se abrirá una nueva ventana donde el usuario podrá registrar el respectivo producto. Se muestra una casilla donde se escribe el producto y luego se dará clic en Agregar. Aparecerá una pestaña de verificación que le preguntará si está seguro de realizar esta operación. Al pulsar Aceptar se realiza el proceso. Luego, se muestra una ventana que le confirmará si el proceso se realizó satisfactoriamente, o si ocurrió algún error durante el proceso. Si se presenta la última situación, el usuario deberá intentarlo de nuevo.
Opción Modificar
Aparecerá una ventana similar a Agregar, pero con información que el usuario podrá modificar.

Opción Eliminar
El usuario deberá seleccionar el producto que desea suprimir y dar clic en la opción Eliminar. Aparecerá una pestaña preguntándole si está seguro de realizar la operación. Si presiona Aceptar, la operación se registrará y al volver el producto debe haber desaparecido.

AGREGAR TIPO A PROVEEDOR
El usuario puede gestionar el proceso Agregar un determinado producto a un proveedor.
Al dar clic sobre este icono, el usuario puede buscar al proveedor por identificación o por el nombre y si es posible los dos. Luego dar clic en Buscar y aparecerá el usuario buscado. En caso de que no tenga ninguno de los dos datos, puede dar clic en Buscar directamente y aparecerán todos los proveedores relacionados.

Deberá seleccionar el proveedor correspondiente y dar clic en Continuar.

Se abrirá una ventana nueva donde se podrá agregar el producto (se gestiona en la opción Tipo de Producto). Buscará el producto desplegando la casilla dando clic sobre la flechita. Selecciona el producto que requiera y luego dar clic en Agregar. En caso de que el proveedor ya tenga asociado algún producto y desee eliminarlo, solo debe seleccionarlo y clic en Eliminar.

DOCUMENTOS PROVEEDOR
En esta opción se podrán gestionar todos los documentos que debe tener el proveedor, solicitados por la empresa para poder ejercer sus servicios.

Opción Agregar
Si desea adicionar un documento, debe dar clic en la opción Agregar. Se abrirá una ventana en la que deberá escribir, en la casilla que dice Descripción, el tipo de documento a agregar. Posteriormente, debe dar clic en Agregar. Aparcerá la pestaña que le pregunta si está seguro de realizar la operación y al da Aceptar se realizará el registro. Luego aparecerá otra ventana que le dirá que el proceso se realizó satisfactoriamente.
Opción Modificar
Podrá realizar modificaciones a los nombres de estos documentos. Seleccionará el documento a actualizar. Aparecerá una ventana con información que se podrá modificar. Abrirá la nueva ventana en la que el usuario modificará lo que desee. Luego da clic en Registrar. Al terminar el proceso, deberá salir la ventana que le confirma que el proceso se realizó satisfactoriamente.

De igual forma, se presenta la opción Eliminar. Solo debe seleccionar el tipo de documento a eliminar y pulsar este botón. Saldrá la ventana de confirmación. Al dar clic en Aceptar la eliminación se hará automáticamente.

ASOCIAR DOCUMENTOS A PROVEEDORES
En este icono se pueden observar los documentos que tiene cada proveedor, al igual que asociar los documentos que tenga el proveedor y que aún no se hayan registrado. Así mismo, podrá suprimir los documentos que se encuentre registrados y que no deban estar.

Puede buscar al proveedor colocando la identificación o el nombre del proveedor y luego pulsando la opción Buscar. Abrirá una ventana con los datos de este proveedor. Si desea puede dar simplemente clic directamente en Buscar. Se abrirá una nueva ventana con todos los proveedores registrados. El usuario deberá seleccionar el proveedor que solicite la modificación de documentos y dar clic en Continuar donde se abrirá una nueva ventana.

Podrá realizar modificaciones como agregar o eliminar documentos. Para poder agregar, deberá llenar los campos como tipo de documento, número y fecha de documento y dar clic en Agregar. El nuevo documento aparecerá en la parte superior. Para suprimir, solo debe seleccionar el documento y dar clic en Eliminar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co