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INVENTARIO
En esta funcionalidad se encuentran registrados todos los activos ingresados. Es posible acceder a esta información a través de los iconos que aparecen en la ventana. Entre estos se encuentra Catálogo de activos, Generar inventario, Activos recomendados para baja, Activos a asegurar, entre otros. Toda esta información que se observará en cada uno de estos iconos ha sido ingresada en funciones anteriores.
CATÁLOGO DE ACTIVOS
Para acceder a esta información, se debe seleccionar una de las opciones de la casilla de despliegue como Ordenar por (código o descripción) y Mostrar descripción de Activos (si o no). Luego haga clic sobre Enviar.
A continuación, se despliega una ventana con la lista de Catálogos de activos que contiene datos como el Código Grupo de Activos, la Descripción Grupo de Activos, la Descripción del Activo. Adicional, se presentan los botones Descargar PDF y Generar archivo.
GENERAR INVENTARIOS
El usuario podrá generar inventarios. Al dar clic esta opción, se abrirá una ventana en la que debe seleccionar una de las opciones de la casilla de despliegue. A continuación, se genera una ventana automáticamente que contiene un formulario.
Este formulario debe ser diligenciado según los datos requeridos como Alcance (si es inventario parcial o general), Ordenar por (placa, descripción, fecha de adquisición, unidad administrativa, adquisición), Clase activos (todos, general, de control), Tipo salida (total, placa), Estado (bueno, regular, malo).
Las casillas que se mencionarán llevan la ayuda de la lupa, que activa una ventana al dar clic sobre ella. El usuario solo deberá seleccionar la opción que desee. Son las siguientes: Grupo, Descripción, Unidad administrativa, Responsable, Tercero a cargo, Centro de Costo, Marca, Modelo, Serial, Espacio Físico, Recurso Físico, Código Inicial, Código Final. Además, debe especificar la fecha inicial y final. Se presentan los botones Generar archivo y Descargar documento.
La información listada en estas ventanas ha sido parametrizada anteriormente por el módulo Almacén.
ACTIVOS RECOMENDADOS PARA BAJA
En esta opción se encuentran los activos recomendados para baja. Se deben especificar los datos requeridos como Grupo de Activo, Descripción del Grupo, Unidad Administrativa y Responsable. Para las cuatro se puede dar uso a la ayuda de la lupa, que muestra una ventana con la lista de los respectivos elementos. Luego de ingresar esta información, se da clic en Buscar.
A continuación, se mostrará una ventana con la lista de estos artículos e información contenida como Placa, Descripción, Marca, Modelo, Serial y Ubicación.
ACTIVOS A ASEGURAR
En esta opción se listan los activos que se han ingresado, que han sido aprobados y, por lo tanto, deben ser asegurados. Puede especificar la información en cada una de las casillas o, si lo prefiere, dar clic directamente en Buscar.
En la lista que se muestra en la siguiente ventana, se encuentran los activos a asegurar que llevarán los siguientes datos: Placa, Descripción, Costo, Fecha de Compra, Marca, Modelo, Serial y Ubicación. Además, se presentan los botones Generar archivo y Descargar PDF.
ACTIVOS DADOS DE BAJA
En esta lista que se mostrará más adelante se encuentran los activos que ya han sido dados de baja. Se ingresarán los datos como Grupo de Activo, Descripción y Ordenado por. Luego se pulsa Buscar.
A continuación, se mostrará la lista de estos activos con su respectiva información como Número de Acta, Placa, Descripción, Concepto de baja, Marca, Modelo, Serial. Adicional, los botones Descargar PDF y Generar archivo, por si se desea guardar dicha información.
ACTIVOS DE BAJA CON DESTINACIÓN
Se encuentran los activos dados de baja pero que ya tienen una destinación, como por ejemplo si son destinados a ser destruidos. Se ingresa la información sobre dicho activo y se da clic en Buscar.
Se mostrará la lista de estos activos con su respectiva información tal como el Número de Acta, la Placa, la Descripción, el Tipo de Destinación, la Marca, el Modelo y el Serial. Adicional, se muestran los botones Descargar PDF y Generar archivo, por si se desea guardar dicha información.
ARTÍCULOS DADOS DE BAJA
En esta opción se listan los artículo dados de baja. En la ventana que emerge se debe especificar el tipo de elemento (si es de consumo o de control) y luego dar clic en Continuar.
En la siguiente ventana se deberá especificar el Grupo de Artículo, la Descripción de Grupo dando clic en la lupa. Luego, seleccione uno de los elementos, elija un tipo de ordenado y haga clic en Buscar.
Se mostrará la ventana con el listado de los artículos asociados a los criterios de búsqueda.
ARTÍCULOS DE BAJA CON DESTINACIÓN
En esta se lista se encuentran los artículos dados de baja, que ya tienen una destinación como por ejemplo si son destinados a ser destruidos. Se ingresa la información sobre dicho activo y se da clic en Buscar.
Se mostrará la lista de estos activos con su respectiva información tal como el Número de Acta, la Placa, la Descripción, Tipo de Destinación, la Marca, el Modelo y el Serial. Adicional, los botones Descargar PDF y Generar archivo, por si se desea guardar dicha información.
PÓLIZAS
En esta opción se hallan las pólizas de bienes. Se deben ingresar los datos de búsqueda como la Entidad Aseguradora, el Estado, la Fecha de Inicio y de Fin para realizar la búsqueda.
Se mostrará en pantalla el listado de las pólizas con los datos como el Número, el Nombre de la Aseguradora, la Descripción, el Valor de la Póliza, el Valor Asegurado, Fecha Inicio y Fin, y el Estado. Además, se presentan los botones Generar documento y Descargar PDF.
ESTADÍSTICA DE BIENES ASEGURADOS
Se muestra una estadística sobre los bienes asegurados con respecto a su totalidad de su aseguramiento que es medida en porcentaje según el valor asegurado del bien. Se especifica el nombre de la seguradora, que puede visualizarse en la ventana desplegable al dar clic sobre la lupa. El tipo de poliza, al dar clic en Enviar se ejecuta la búsqueda.
Los resultados de la búsqueda se mostrarán en la siguiente ventana, junto con el total de activos de la entidad, la cantidad de activos asegurados y no asegurados, la entidad aseguradora, con la cantidad de activos y el porcentaje. En valores de la póliza, se muestra el valor de la póliza y el valor asegurado. También, se presentan los botones Descargar PDF y Generar archivo.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co