Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Anular
Si desea invalidar la salida de elementos devolutivos, debe seleccionar el registro de los listados en pantalla y hacer clic en el botón Anular. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Fecha, Tipo de Salida, la Dependencia, el Nombre de la persona que recibe y el Listado de Elementos asociados al Egreso.
Verifique la información, digite la fecha y la justificación de la anulación. Para realizar el proceso haga clic sobre el botón Registrar.
Opción Registrar Activos
El usuario podrá agregar un artículo o producto a la Lista de Activos Fijos. Para acceder a esta opción, primero se debe seleccionar un tipo de salida de los de la lista. Solo si no se encuentra dado al servicio contendrá artículo. Los que están dados al servicio, es decir, activos no contendrán activos para agregar. Luego de seleccionar uno de estos tipos de salida y dar en la opción Agregar Activo, se abrirá una ventana que contendrá los artículos para agregar. Se debe seleccionar el que desee agregar y dar clic en Continuar.
A continuación, se desplegará una ventana con un formulario que se deberá diligenciar. La información a diligenciar son datos tales como el Grupo de Activos al que pertenece, la Categoría (principal o accesorio), Código Padre (para seleccionar Código Padre, la categoría debe ser de Tipo Accesorio), Descripción, Tipo de Activo (activo fijo o sin definir), Estado (bueno, regular, malo), Marca, Modelo, Serial, Forma de Adquisición (comodato, compra, donaciones, leasing), Póliza, Proveedor, Responsable, Tercero a Cargo, Recurso Físico, Centro de Costo, Avalúo Técnico, Avalúo Catastral, Fecha Avalúo, Valor Comercial, Valor Salvamento, Fecha de inicio y Fin de la Garantía, el Nombre del Centro de Servicio, donde al seleccionar uno de los nombres listados en la ventana desplegada al dar en la lupa automáticamente, se ingresa la demás información referente a éste como la Dirección, Teléfono, Contacto.
Además, se debe ingresar el Tipo de Riesgo de este activo (uso inadecuado, humedad, entre otros). Se selecciona una de las opciones listadas en la ventana que se abre al dar clic en la lupa. Luego se debe hacer clic en Agregar para registrarlo. Si lo que desea el usuario es eliminar alguno de los que ya están, debe seleccionarlo y seguidamente dar clic en este botón. Al haber colocado toda esta información se procede a hacer clic en Registrar.
Todas las casillas llevan la lupa como opción de búsqueda. Para darle uso, debe dar clic sobre ella y a continuación se desplegará uan ventana con el listado de información asociada a este tipo de dato. Se deberá dar clic sobre la que desee elegir y automáticamenete aparecerá en la casilla. Toda esta información contenida dentro de las lupas es ingresada por el módulo Almacén, a excepción de la de Centro de Costo que es ingresada por el módulo Presupuesto.
TRASLADO DE BODEGA SECUNDARIA
El usuario podrá ver la información de los artículos a trasladar a las bodegas secundarias. Si desea registrar el traslado de un artículo a una bodega secundaria podrá hacerlo también. Al dar clic sobre este icono, se abrirá la siguiente ventana en la que podrá buscar la bodega por fechas de traslado o por bodega, dando clic sobre la lupa donde se abrirá una ventana en la que podrá elegir la bodega a solicitada luego dar clic en Buscar. Si lo quiere puede omitir este paso y dar clic directamente en Buscar.
Aparecerá el listado de los traslados a bodegas secundarias según los parámetros de búsqueda. Además, las opciones Ver y Agregar.
Opción Ver
Para acceder a la información de uno de estos traslados, debemos seleccionar uno de los de la lista y luego dar clic en el botón Ver. Aparecerá una ventana con los datos concernientes a éste, tales como la Fecha, el Nombre de la Bodega Origen, el Código y el Nombre de la Bodega Destino y la lista de los artículos a trasladar con su respectiva información como el Nombre, la Descripción, la Cantidad, el Valor y el Total. Si desea guardar la información, podrá dar clic en Descargar PDF ofreciéndole esta opción.
Opción Agregar
En esta opción, el usuario podrá registrar el traslado de artículos de una bodega origen a una bodega secundaria o destino. Al dar clic sobre esta opción se abrirá una ventana en la que se deben registrar los siguentes datos como fecha aunque siempre se abrirá con la fecha actual ya ingresada pero está la opción de modificarla, el código y nombre de la bodega destino que podrá ser buscada al dar clic sobre la lupa donde se desplegará una ventana con dicho listado (estos datos son ingresados por Almacén / Tablas básicas / Almacén / Datos de bodega).
Los datos del artículo a devolver con su respectiva información como el Código, la Descripción, la Cantidad, el Valor Unitario y el Valor Total. Al terminar de llenar los datos del artículo, se debe dar clic en el botón Registrar y si desea agregar otro a este traslado lo podrá hacer. Por el contrario, si desea eliminar uno de los ya registrados lo podrá hacer seleccionándolo y luego haga clic en Eliminar.
Cuando considere que la información está completa podrá hacer el traslado dando clic en Agregar. La lista de artículos se desplegará al hacer clic sobre la lupa. El usuario solo deberá seleccionar el que desee agregar a la lista del traslado y toda la información se agregará automáticamente. Estos artículos son ingresados anteriormente por el módulo Almacén e Inventario.
TRASLADO ENTRE BODEGAS
El usuario podrá ver la información de los artículos a trasladar de una bodega a otra, agregar traslados, modificar y aprobar. Al dar clic sobre este icono, se abrirá la siguiente ventana en la que podrá buscar la bodega por fechas de traslado o por bodegas origen y destino dando clic sobre la lupa. Se abrirá una ventana en la que podrá elegir la bodega solicitada, luego dar clic en Buscar. Si lo quiere puede omitir esto y dar clic directamente en Buscar.
Aparecerá el listado de los traslados a bodegas secundarias según los parámetros de búsqueda. Además, las opciones Ver y Agregar.
Opción Ver
Para acceder a la información de uno de estos traslados, debemos seleccionar uno de los de la lista y luego dar clic en el botón Ver. Aparecerá una ventana con los datos concernientes a éste, tales como la Fecha, el Nombre de la Bodega Origen, el Código y el Nombre de la Bodega Destino. La lista de los artículos a trasladar con su respectiva información como el Nombre, la Descripción, la Cantidad, el Valor y el Total. Si desea guardar la información podrá dar clic en Descargar PDF ofreciéndole esta opción.
Opción Agregar
El usuario podrá registrar el traslado de artículos de una Bodega Origen a una Bodega Secundaria o Destino. Al dar clic sobre esta opción, se abrirá una ventana en la que se deben registrar los siguentes datos como Fecha (siempre se abrirá con la fecha actual ya ingresada pero está la opción de modificarla), el Código y Nombre de la Bodega Destino que podrá ser buscada. Al dar clic sobre la lupa, se desplegará una ventana con dicho listado (estos datos son ingresados por Almacén / Tablas básicas / Almacén / Datos de bodega) y los datos del artículo a devolver con su respectiva información como el Código, la Descripción, la Cantidad, el Valor Unitario y el Valor Total. Al terminar de llenar los datos del artículo, se debe dar clic en el botón Registrar y si desea agregar otro a este traslado lo podrá hacer. Por el contrario, si desea eliminar uno de los ya registrados lo podrá hacer seleccionándolo y luego haga clic en Eliminar.
Cuando considere que la información está completa podrá hacer el traslado dando clic en Agregar. La lista de artículos se desplegará al hacer clic sobre la lupa, el usuario solo deberá seleccionar el que desee agregar a la lista del traslado y toda la información se agregará automáticamente. Estos artículos son ingresados anteriormente por el módulo Almacén e Inventario.
Opción Modificar
El usuario podrá modificar todos los datos referentes a un traslado. Debe seleccionar el traslado a modificar y dar clic sobre esta opción. Se abrirá una ventana con los datos de Bodegas Origen y Destino. Además, los artículos, la opción Agregar y Eliminar artículo. Al hacer las modificaciones correspondientes haga clic en Registrar.

Opción Aprobar
Al seleccionar esta opción aparecerán los datos del traslado y las opciones Aprobar y Rechazar. Si desea aprobar o rechazar, haga clic sobre el icono correspondiente a lo deseado. Las opciones Modificar y Aprobar no es posible realizarlas, si el traslado ya ha sido realizado.

DEVOLUCIONES A BODEGA GENERAL
En esta funcionalidad se gestionan el traslado de los artículos de devolución. Al dar clic sobre esta opción, aparecerá la siguiente ventana en la que deberá ingresar los criterios de búsqueda tales como Fecha Inicial y Final, Código y Nombre de Bodega Origen. En esta opción podrá dar clic sobre la lupa donde se desplegará una ventana en la que solo deberá elegir la respectiva bodega. Al ingresar estos datos haga clic en Buscar.
Aparecerá el listado de las bodegas asociados a los Parámetros de búsqueda. Además, contiene las opciones Ver, Agregar, Modificar y Eliminar.
Opción Ver
Para acceder a la información de las devoluciones debemos seleccionar una en la lista y luego dar clic en el botón Ver. Aparecerá una ventana con los datos concernientes a éste, tales como la Fecha, el Nombre de la Bodega Origen, el Código y el Nombre de la Bodega Destino y la lista de los artículos a trasladar con su respectiva información como el Nombre, la Descripción, la Cantidad, el Valor y el Total. Si desea guardar la información, podrá dar clic en Descargar PDF para utilizar esta opción.
Opción Agregar
En esta opción el usuario podrá registrar el traslado de devolución de artículos de una bodega origen a una bodega principal o destino. Al dar clic sobre esta opción, se abrirá una ventana en la que se deben registrar los siguentes datos como Fecha (siempre se abrirá con la fecha actual ya ingresada pero está la opción de modificarla), el Código y Nombre de la Bodega Origen que podrá ser buscada al dar clic sobre la lupa donde se desplegará una ventana con dicho listado (estos datos son ingresados por Almacén / Tablas básicas / Almacén / Datos de Bodega). La justificación de la devolución y los datos del artículo a devolver con su respectiva información como el Código, la Descripción, la Cantidad, el Valor Unitario y el Valor Total. Al terminar de llenar los datos del artículo, se debe dar clic en el botón Agregar. Si desea agregar otro a este traslado lo podrá hacer. Por el contrario, si desea eliminar uno de los ya registrados lo podrá hacer seleccionándolo y luego haga clic en Eliminar.
Cuando considere que la información está completa podrá hacer el traslado dando clic en Agregar. La lista de artículos se desplegará al hacer clic sobre la lupa. El usuario solo deberá seleccionar el que desee adicionar a la lista del traslado y toda la información se agregará automáticamente. Estos artículos son ingresados anteriormente por el módulo Almacén e Inventario.
Opción Modificar
En esta opción, el usuario podrá modificar todos los datos referentes a un traslado. Debe seleccionar el traslado a actualizar y dar clic sobre Modificar. Se abrirá una ventana con los datos de Bodegas Origen y Destino, los artículos, la opción Agregar y Eliminar articulo, al hacer las modificaciones correspondientes haga clic en registrar.

Opción Eliminar
Para ejecutar esta opción se debe primero seleccionar uno de los traslados listados y a continuación dar clic en Eliminar. Las devoluciones que han sido realizadas no se podrán modificar y tampoco eliminar.
EGRESO DE CONSUMO DESDE BODEGA
En esta funcionalidad se podrán gestionar egresos desde la bodega al momento de la salida de un artículo. Al dar clic sobre esta opción, se abre una ventana en la que podemos colocar los parámetros para la búsqueda. Estos datos son Número Inicial y Final, Fecha Inicial y Final, Estado (todos, activo,anulado), Persona y Unidad. Estos dos últimos cuentan con la ayuda de búsqueda de la lupa que despliega una ventana con el listado, ya sea de las personas o de la unidad. Al haber ingresado estos datos se procede a dar clic en Buscar.
Se abrirá la siguiente ventana que corresponde al listado de egresos asociados a los parámetros de búsqueda. Los datos que se verán son el Número, la Fecha, el Tipo de Salida, Contabilización, el Estado y los botones con las opciones Ver, Agregar, Anular y Asentar.
Opción Ver
Se debe seleccionar primero uno de los egresos de la lista y luego dar clic en este botón. Se abrirá una ventana que muestra todos los datos sobre este tipo de salida.

Opción Agregar
Al dar clic sobre esta opción, se verá una ventana que contiene un formulario, en el que se diligencia la información para registrar un egreso de consumo desde bodega. Se debe ingresar el Nombre de la Bodega Origen, la Dependencia, Nombre de quien recibe (puede utilizar la ayuda de la lupa para la búsqueda de los nombres). Por ejemplo, al dar clic sobre la lupa de dependencia se abre una ventana en la que primero debe elegir el Tipo de Unidad. A continuación, se despliega el listado con los nombres de las Dependencias, Centro de Costo, elegir Tipo de Salida, chequear la casilla (si es para mantenimiento) y el nombre del que recibe. Luego, agregar la lista de artículos tambien puede utilizar la lupa como ayuda para búsqueda de estos artículos. Si desea eliminar uno de los agregados, solo deberá seleccionarlo y dar clic sobre esta opción. Al confirmar los datos se procede a dar clic en registrar para guardar los datos.
Opción Anular
Al ingresar en esta opción se verán la información de este egreso, seleccionado y la casilla de justificación donde se coloca el motivo del egreso. Al hacerlo, se pulsa sobre Registrar.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co