Ayuda General - Almacén e Inventario - Gestasoft® 3.2 - Plataforma Universidad de Pamplona

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Opción Aprobar
Para aprobar una orden de compra, ésta debe encontrarse en estado activa y fecha vigente. Seleccione la orden de compra y haga clic en Aprobar. Se genera una ventana con información asociada al registro especificado. Recuerde que no es posible aprobar una orden de compra que ya esté procesada.
ALMACÉN
Le permitirá al usuario realizar los procesos inherentes al manejo del almacén de la institución. Al hacer clic en este icono, se despliega la siguiente ventana que contiene una serie de funcionalidades que le permitirán al usuario desarrollar su trabajo en cuanto a los procesos de almacén se refiere.
INGRESOS
Gestiona los datos de ingresos de elementos al almacén. Al hacer clic en este icono, se despliega la siguiente pantalla que contiene los criterios de búsqueda de los ingresos de almacén. Para realizar la consulta puede ingresar alguno de los criterios o una combinación de ellos. Indicada esta información haga clic en Buscar.
Para realizar la búsqueda por proveedor, debe ingresar el nombre de la persona y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera una ventana con información asociada a los criterios especificados. Seleccione el Proveedor, haciendo clic en Nombre, Documento o Tipo de Persona. Tenga en cuenta que se listan las personas a las que les haya definido el rol de proveedor, usando el menú Compras / Tablas básicas / Proveedor. Se genera una ventana con información asociada a los criterios especificados y los botones Ver, Agregar, Anular, Asentar y Reversar.
Si el ingreso se encuentra anulado, en la columna de Estado se visualiza el símbolo de No Aprobado con una x. En caso de estar activo se muestra el símbolo de visto bueno.
Opción Ver
Utilice este botón para conocer información más detallada sobre el ingreso de un elemento a almacén. Para ello, debe seleccionar uno de los registros listados en pantalla. Se visualizan datos relacionados con el Tipo de Ingreso (compras, sobrantes de inventario.), el Número de Documento que respalda el Ingreso, la Fecha de Compra, Factura / Documento, Proveedor y el Listado de Artículos, para cada uno de los que se visualiza el Código, Nombre, Cantidad, Valor Unitario, Total y Total IVA. Además, los botones Generar archivo y Descargar PDF. El sistema le permite al usuario generar un archivo del ingreso o descargarlo en formato PDF.
Opción Agregar
Para registrar el ingreso de un nuevo artículo a almacén utilice este botón. Se activa la siguiente ventana donde debe seleccionar el documento soporte que respalda el ingreso del artículo. La información que se lista en el combo corresponde a la incluida por la opción Tablas básicas / Almacén / Documento soporte. Indicado esto, haga clic en Continuar.
Se muestra la página para Agregar Ingreso. Dependiendo de la naturaleza del documento soporte se solicitará dentro del formulario el documento asociado a la entrada.
Opción Anular
Utilice este botón cuando desee anular un ingreso. Para ello, debe seleccionarlo de los listados en pantalla y luego hacer clic en Anular. Se muestra a continuación información asociada al registro especificado. Ingrese la fecha y justificación para efectuar el proceso y haga clic en Registrar.
Opción Asentar
Permite al ejecutar contabilizar el ingreso quedando así registrado. Al hacerlo el ingreso aparecerá asentado y no se podrá anular ni volver a asentar.
Opción Reversar
Permite retroceder en un ingreso ya asentado. Los ingresos que aparecen como origen orden de compra no se podrán reversar. Al dar clic sobre esta opción aparecerá una ventana con la información correspondiente al ingreso. Para confirmar la información hacer clic en Reversar.
EGRESO DE CONSUMO
Gestiona los datos de Egresos de elementos de consumo del almacén. Al ingresar a esta función se visualiza la siguiente ventana, que le permite al usuario realizar la consulta de la salida de elementos de consumo del almacén. Se ofrecen los siguientes criterios para la búsqueda Número Inicial – Número Final, Fecha Inicial – Fecha Final, Estado, Persona, Dependencia.
Si desea realizar la consulta por la persona que recibió el elemento, debe indicar el nombre de ésta y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera un listado de registros que coincidan con los criterios especificados. Puede seleccionar la persona haciendo clic en el Nombre, Documento o Tipo de Persona.
Para realizar la consulta por dependencia a la que fue destinado el elemento, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Seleccione el Tipo de Unidad, se visualizan las unidades asociadas a ese tipo, seleccione una de ellas.
Indicados los parámetros para efectuar la consulta haga clic en Buscar. Con ello, se genera un listado de los egresos de elementos de consumo asociados a los criterios especificados. A continuacion, pulse Buscar.
Opción Ver
Si desea conocer el detalle de un egreso de consumo, seleccione un registro de los listados en pantalla y haga clic sobre el botón Ver. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro seleccionado. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Fecha, Tipo de Salida, Dependencia y la Persona que recibe el elemento, así como el Código y Nombre de la bodega, el listado de artículos entregados. Para cada uno de ellos se muestra el Código, el Nombre, la Requisición, la Cantidad, Valor Unitario y Total. Además, los botones Generar Archivo y Descargar PDF.
Opción Agregar
Para ingresar un nuevo egreso de elementos de consumo haga clic en Agregar. Con ello, se genera una nueva ventana que le permite al usuario gestionar la información relacionada con la salida de almacén del elemento de consumo. Se listan los elementos definidos como devolutivos.
Indique la fecha de la salida del elemento de almacén y el tipo de salida (los datos que se listan en el combo corresponde a los gestionados por el menú Tablas básicas / Almacén / Tipo de salida). Seleccione la unidad administrativa a la que se envía el elemento. Para ello, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa.
Seleccione el tipo de unidad, con lo que se visualizan las unidades asociadas a ese tipo. Seleccione la persona que recibe el elemento o los elementos. Para ello, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de personas asociadas al criterio especificado. Haga clic en el nombre o cargo o unidad para seleccionar el registro.
Si el egreso obedece a una requisición, haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera un listado de las requisiciones aprobadas que contienen elementos de tipo Consumo. Selecciónela haciendo clic en el código u observación. Para seleccionar los artículos, ingrese el código o descripción y haga clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de elementos para cada uno de los que se lista el código, el nombre, la cantidad requerida, la cantidad entregada y la cantidad disponible. Estos datos se visualizan siempre y cuando el usuario haya definido una requisición.
Es importante aclarar que puede realizar la consulta sin ingresar un parámetro para la búsqueda haciendo clic en la lupa. Se listan los elementos asociados a la requisición que correspondan al tipo de Consumo. Si no indicó requisición, debe ingresar el código o descripción del artículo de consumo que saldrá de almacén y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de elementos asociados a los criterios especificados que correspondan al tipo de Consumo, para cada uno de los que se lista el código y el nombre. Puede realizar la consulta sin ingresar un parámetro de búsqueda. Se genera un listado de todos los elementos registrados.
Seleccionado el elemento de salida, si éste corresponde a una requisición. Se visualiza la cantidad disponible y el valor unitario. El usuario puede modificar el campo de cantidad disponible, indicando los elementos que saldrán de almacén. En caso de que el elemento no esté asociado a una requisición, el usuario deberá indicar la cantidad y el valor unitario del artículo.
Para anexar los datos del artículo a la salida haga clic en Agregar. Al hacer esto, el elemento se va agregando a la lista de artículos ubicada sobre los campos nombrados al final. El usuario puede, así sucesivamente, darle ingreso a los registros de artículos que se requieran. Si se necesita eliminar un elemento de la lista de artículos, se marca el registro en el botón Selección y se usa el botón Eliminar. Una vez que se considere que ya quedó bien realizado el Egreso de Consumo, se hace uso del botón Registrar para que el sistema guarde los datos. Se genera, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de procesar la información. Si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar.
Si la operación fue exitosa aparecerá un mensaje indicándolo o, en su defecto, otro indicando el tipo de anomalía existente para que no puedan ser guardados los datos. El aplicativo genera un consecutivo para los egresos de elementos del almacén.
Opción Anular
Si desea invalidar la salida de elementos, debe seleccionar el registro de los listados en pantalla y hacer clic en el botón Anular. Se genera una nueva ventana con información asociada al registro especificado. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Fecha, Tipo de Salida, la Dependencia, el Nombre de la Persona que recibe y el listado de Elementos asociados al Egreso.
Verifique la información, digite la fecha y la justificación de la anulación. Para realizar el proceso haga clic sobre el botón Registrar.
Opción Asentar
Esta función posibilita contabilizar el egreso al ejecutar el asentamiento. Al dar clic sobre este botón, se abrirá una ventana con los datos correspondientes al egreso elegido. Tras verificar la información y estar seguro de realizar la operación se procede a dar clic en Asentar.
Opción Reversar
Permite retroceder en un egreso ya asentado. Los egresos que aparecen como origen orden de compra no se podrán reversar. Al dar clic sobre esta opción aparecerá una ventana con la información correspondiente a este egreso. Al confirmar la información hacer clic en Reversar.
EGRESOS DE DEVOLUTIVOS
Gestiona los datos de egresos de artículos que no son de consumo y que, por consiguiente, pueden ser devueltos ante algún inconveniente. Cuando ingresa a esta funcionalidad, se despliega la siguiente ventana que le permite al usuario realizar una consulta de los egresos de egreso de devolutivos. Estos criterios de búsqueda son Número Inicial – Número Final, Fecha Inicial – Fecha Final, Estado, Persona y Dependencia.
Si desea realizar la consulta por persona que recibió el elemento, debe indicar el nombre de ésta y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Con ello, se genera un listado de registros que coincidan con los criterios especificados. Puede seleccionar la persona haciendo clic en el nombre, documento o tipo de persona.
Para realizar la consulta por dependencia a la que fue destinado el elemento, debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Seleccione el tipo de unidad con lo que se visualizan las unidades asociadas a ese tipo. Indicados los parámetros para efectuar la consulta haga clic en Buscar. Se genera un listado de los egresos de elementos devolutivos asociados a los criterios especificados.
Opción Ver
Para conocer el contenido de un Egreso de Devolutivos, se selecciona un registro y se hace clic sobre el botón Ver. Se genera una ventana con información asociada a la salida especificada. Los datos que se visualizan corresponden al Número, Fecha, Tipo de Salida, Dependencia y a la persona que recibe el elemento, así como al listado de artículos entregados. Para cada uno de ellos se muestra el Código, Descripción, la Requisición, la Cantidad, el Valor Unitario y Total. Si desea guardar puede dar clic en Generar documento o Descargar PDF.
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Opción Agregar
Para registrar un egreso devolutivo haga clic en Agregar. Se genera la siguiente ventana donde el usuario debe registrar la información de la salida del elemento.
Indique la fecha de la salida del elemento de almacén y el tipo de salida (los datos que se listan en el combo corresponde a los gestionados por el menú Almacén / Tablas básicas / Tipo de salida). Seleccione la unidad administrativa para la que se enviará el elemento. Debe hacer clic en el control de búsqueda de la lupa. Seleccione el Tipo de Unidad con lo que se visualizan las unidades asociadas a ese tipo. Seleccione la persona que recibe el elemento. Para ello, ingrese el nombre y haga clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de personas asociadas al criterio especificado. Haga clic en el Nombre, Cargo o Unidad para seleccionar el registro.
Si el egreso obedece a una requisición, haga clic en el control de búsqueda de la lupa. Se genera un listado de las requisiciones aprobadas que contienen elementos de Tipo Devolutivo. Selecciónela haciendo clic en el Código u Observación.
Para seleccionar los artículos ingrese el código o descripción y haga clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de elementos, para cada uno de los que se lista el Código, el Nombre, la Cantidad Requerida, la Cantidad Entregada y la Cantidad Disponible. Estos datos se visualizan siempre y cuando el usuario haya definido una requisición.
Es importante aclarar que puede realizar la consulta sin ingresar un parámetro para la búsqueda, haciendo clic en la lupa, con lo que se listan los elementos asociados a la requisición y que son de Tipo Devolutivo. Si no indicó requisición, debe ingresar el Código o Descripción del artículo que saldrá de Almacén y hacer clic en el control de búsqueda de la lupa correspondiente. Se genera un listado de elementos asociados a los criterios especificados, para cada uno de los que se lista el Código y el Nombre.
Puede realizar la consulta sin ingresar un parámetro de búsqueda. Se genera un listado de todos los elementos registrados. Seleccionado el elemento de salida, si éste corresponde a una requisición, se visualiza la cantidad disponible y el valor unitario. El usuario puede modificar el campo de cantidad disponible indicando los elementos que saldrán de almacén. En caso de que el elemento no esté asociado a una requisición, el usuario debe indicar la cantidad y el valor unitario del artículo. Para anexar los datos del artículo a la salida haga clic en Agregar. Al hacer esto, el elemento se va agregando a la lista de artículos ubicada sobre los campos nombrados al final. El usuario puede así sucesivamente darle ingreso a los registros de artículos que se requieran. Si se necesita eliminar un elemento de la lista de artículos, se marca el registro en el botón Selección y se pulsa Eliminar.
Una vez que se considere que ya quedó bien realizado el egreso de elementos devolutivos, se hace uso del botón Registrar para que el sistema guarde los datos. Se genera, entonces, un mensaje preguntando si está seguro de procesar la información. Si la respuesta es afirmativa haga clic en Aceptar, en caso contrario en Cancelar. Si la operación fue exitosa aparecerá un mensaje indicándolo o, en su defecto, otro indicando el tipo de anomalía existente para que no puedan ser guardados los datos. El aplicativo genera un consecutivo para los egresos de elementos del Almacén.

* La información correspondiente a las capturas de pantalla contenida en los manuales y ayudas es ilustrativa con fines didácticos. No corresponde a la oferta académica actual de la Universidad de Pamplona. Para obtener mayor información diríjase a www.unipamplona.edu.co